Ranh giới nằm ở bản chất giao dịch
Mùa quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 đang đến gần, áp lực quyết toán năm nay được dự báo gia tăng khi hệ thống quản lý thuế chuyển mạnh sang nền tảng dữ liệu lớn, kết nối liên thông giữa nhiều cơ quan quản lý.
Theo ông Lê Anh Tuấn, Tổng giám đốc Công ty TNHH Đầu tư Phát triển TAVITAX, trong bối cảnh này, cách tiếp cận của cơ quan thuế đã thay đổi căn bản.
“Ranh giới giữa tối ưu thuế và né thuế không còn nằm ở việc hồ sơ có đẹp hay không, mà nằm ở bản chất thực tế của giao dịch”, ông Tuấn nhận định.
Ông Tuấn phân tích thêm, tối ưu thuế là việc doanh nghiệp vận dụng đúng các chính sách ưu đãi, lựa chọn mô hình kinh doanh phù hợp quy định pháp luật. Ngược lại, né thuế là hành vi tạo dựng các giao dịch giả tạo, không có bản chất kinh tế nhằm làm giảm nghĩa vụ thuế.
Điểm đáng chú ý là cơ quan thuế hiện không còn kiểm tra đơn lẻ từng hóa đơn, mà thực hiện đối chiếu đa chiều: từ hóa đơn đầu vào - đầu ra, dòng tiền ngân hàng, dữ liệu bảo hiểm xã hội đến thông tin định danh cá nhân. Điều này khiến những “khoảng xám” trước đây ngày càng bị thu hẹp.
Phần lớn sai sót của các doanh nghiệp không xuất phát từ ý định né thuế, mà do chủ quan trong kiểm soát rủi ro thuế.
Thực tế cho thấy, các hành vi như khai khống chi phí tiền lương, sử dụng thông tin cá nhân để hợp thức hóa chi phí đang bị phát hiện dễ dàng hơn nhờ sự kết nối dữ liệu giữa cơ quan thuế và bảo hiểm xã hội. Người lao động thậm chí có thể chủ động kiểm tra thông tin thu nhập của mình thông qua các nền tảng số và phản ánh trực tiếp tới cơ quan chức năng.
Trong bối cảnh đó, ông Tuấn cho rằng, mục tiêu của doanh nghiệp không phải là tối ưu chi phí thuế bằng mọi giá, mà là tối ưu tổng chi phí. Nếu quá tập trung vào việc “né thuế”, doanh nghiệp có thể vô tình làm gia tăng nhiều loại chi phí khác như chi phí rủi ro pháp lý, chi phí nhân sự để xử lý sai sót, chi phí phạt chậm nộp, đặc biệt là chi phí cơ hội khi lãnh đạo phải dành thời gian giải trình với cơ quan chức năng thay vì tập trung cho hoạt động kinh doanh.
“Thay vì tìm cách đẩy chi phí ảo để giảm thuế, doanh nghiệp nên tập trung chuẩn hóa quy trình chứng từ và tận dụng các điểm mới trong chính sách để hạch toán chính xác ngay từ đầu, qua đó tránh các khoản phạt không đáng có”, ông Tuấn khuyến nghị.
Sai một bước, chi phí đội lên nhiều lần
Ở góc độ thực tiễn, bà Nguyễn Thị Mỹ Linh, CEO Công ty TNHH Tư vấn thuế Tasco cho rằng, phần lớn sai sót của doanh nghiệp không xuất phát từ ý định “né thuế”, mà do sự chủ quan trong kiểm soát rủi ro thuế.
Qua quá trình rà soát nhiều hồ sơ quyết toán, bà Linh chỉ ra bốn nhóm sai sót phổ biến khiến chi phí bị loại khi quyết toán thuế.
Thứ nhất là các khoản chi không đáp ứng đủ điều kiện về hóa đơn, chứng từ. Không ít doanh nghiệp vẫn giữ tư duy “có hóa đơn là hợp lệ”, trong khi cơ quan thuế hiện kiểm tra sâu hơn vào tính xác thực của giao dịch. Các trường hợp như hóa đơn sai thông tin, hóa đơn từ nhà cung cấp rủi ro hoặc thiếu hồ sơ đi kèm đều có thể bị loại.
Ranh giới giữa tối ưu thuế và né thuế không còn nằm ở việc hồ sơ có đẹp hay không, mà nằm ở bản chất thực tế của giao dịch.
Thứ hai là các khoản chi không phục vụ hoạt động sản xuất - kinh doanh, bao gồm chi phí mang tính cá nhân của chủ doanh nghiệp, hoặc không chứng minh được mối liên hệ với hoạt động kinh doanh.
Thứ ba là sai sót trong hạch toán, như ghi nhận chi phí sai kỳ, sai bản chất, hoặc phân bổ không đúng quy định.
Thứ tư là các khoản chi chịu điều kiện hoặc bị khống chế, như chi phí lãi vay vượt trần, chi phí phúc lợi vượt mức cho phép, hoặc trích khấu hao tài sản không đúng quy định.
Theo bà Linh, hệ quả tài chính của những sai sót này thường bị doanh nghiệp đánh giá thấp. Trong khi đó, khi chi phí bị loại, doanh nghiệp không chỉ bị truy thu thuế thu nhập doanh nghiệp mà còn phải chịu phạt chậm nộp, phạt hành chính, thậm chí bị xử phạt từ 1 đến 3 lần số thuế trốn hoặc số thuế xác định thiếu.
“Tổng mức rủi ro có thể lên tới 350% số thuế bị truy thu hoặc tương đương 60-70% phần chi phí bị loại trừ, trong khi tỷ suất lợi nhuận bình quân thị trường chỉ ở mức vài phần trăm mỗi năm, do đó có thể dẫn đến thua lỗ lớn hoặc thiệt hại hàng tỷ đồng”, bà Linh phân tích.
Từ tối ưu thuế sang quản trị rủi ro
Đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết và hoạt động đa ngành, rủi ro thuế trong kỳ quyết toán hiện không chỉ dừng ở truy thu, mà còn có thể bị xem xét dưới góc độ hành vi trốn thuế nếu không chứng minh được bản chất giao dịch.
Theo ông Lê Anh Tuấn, với doanh nghiệp có giao dịch liên kết, các rủi ro lớn nhất tập trung ở quy định khống chế chi phí lãi vay không vượt quá 30% EBITDA, cũng như yêu cầu chứng minh tính thực tế của các khoản phí nội bộ như phí quản lý, bản quyền, dịch vụ kỹ thuật. Nếu không có đầy đủ hồ sơ chứng minh, toàn bộ chi phí có thể bị loại, thậm chí bị ấn định lại lợi nhuận chịu thuế.
Trong khi đó, doanh nghiệp hoạt động đa ngành lại đối mặt với rủi ro từ việc phân bổ chi phí và ưu đãi thuế không hợp lý, hoặc sai sót trong việc áp dụng thuế suất thuế giá trị gia tăng đối với các nhóm hàng hóa khác nhau. Việc không hạch toán riêng theo từng hoạt động, hoặc áp dụng sai chính sách thuế có thể dẫn đến những điều chỉnh đáng kể về nghĩa vụ thuế.
“Để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp cần chủ động rà soát dữ liệu trước quyết toán, đối chiếu giữa tờ khai thuế và báo cáo tài chính, đồng thời hoàn thiện đầy đủ hồ sơ chứng minh cho các khoản chi phí lớn. Đặc biệt, các giao dịch liên kết cần được minh bạch hóa thông qua hệ thống hồ sơ chuẩn, phản ánh đúng bản chất kinh doanh và giá trị đóng góp thực tế”, ông Tuấn nhấn mạnh.
Ở góc độ quản trị, các chuyên gia cho rằng, doanh nghiệp cần thay đổi cách tiếp cận, chuyển từ tư duy “tối ưu thuế ngắn hạn” sang “quản trị thuế bền vững gắn với kiểm soát rủi ro”.
Bà Nguyễn Thị Mỹ Linh cho biết, nền tảng quan trọng nhất là chuẩn hóa ngay từ đầu. Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm soát hóa đơn đầu vào, đánh giá nhà cung cấp, thiết lập quy định nội bộ về thanh toán, chứng từ và phê duyệt chi phí nhằm hạn chế sai sót từ khâu phát sinh.
Bên cạnh đó, việc rà soát dữ liệu cần được thực hiện thường xuyên, thay vì dồn vào cuối kỳ. Doanh nghiệp nên chủ động kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán với dữ liệu của cơ quan thuế, đặc biệt là hệ thống hóa đơn điện tử, để kịp thời phát hiện và điều chỉnh sai lệch trước khi bị thanh tra, kiểm tra.
Ở góc độ chiến lược, tối ưu thuế cần được đặt trong khuôn khổ pháp luật, thông qua việc tận dụng đúng các chính sách ưu đãi, lựa chọn mô hình vận hành và cấu trúc chi phí hợp lý. Với các giao dịch lớn hoặc phức tạp, việc tham vấn chuyên gia và sử dụng dịch vụ kế toán - thuế chuyên sâu được xem là yếu tố then chốt để giảm thiểu rủi ro.
“Bản chất của tối ưu thuế không phải là giảm thuế bằng mọi giá, mà là tối ưu trong khuôn khổ pháp luật và có thể giải trình được số liệu”, bà Linh nhấn mạnh.
Trong bối cảnh quản lý thuế ngày càng dựa trên dữ liệu, ranh giới giữa tối ưu và né thuế không chỉ thu hẹp, mà còn trở thành một bài toán quản trị rủi ro. Doanh nghiệp kiểm soát tốt ngay từ đầu sẽ không cần tìm cách “né”, mà vẫn đảm bảo hiệu quả tài chính và an toàn pháp lý.