Khi khó khăn cũng là lúc HĐQT đưa ra giải pháp loại bỏ những gián đoạn kinh doanh và lên kế hoạch duy trì hoạt động của doanh nghiệp trong tương lai.
Ðảm bảo duy trì hoạt động kinh doanh
Thời điểm hiện tại là giai đoạn để loại bỏ những gián đoạn kinh doanh và lên kế hoạch cho việc tiếp tục duy trì hoạt động kinh doanh trong tương lai.
Theo đó, Hội đồng quản trị (HÐQT) cần làm việc với những thành viên thực hiện các kế hoạch được thông qua, bao gồm: Ðánh giá hiện trạng và những kế hoạch có thể kích hoạt hoạt động kinh doanh, cách thức HÐQT đánh giá hiệu quả hoạt động trước và trong quá trình tái khởi động.
Ðây là 2 yếu tố nằm ngoài trách nhiệm thường nhật của HÐQT, những người giám sát quản lý trong giai đoạn đầy thử thách này.
Kiểm tra các tài liệu liên quan đến kế hoạch cho người kế nhiệm trong trường hợp khẩn cấp. HÐQT có thể tự đặt ra những câu hỏi như: Trong số những thành viên của HÐQT, Ban điều hành, 4-5 lãnh đạo nào không thể thay thế? Chúng ta sẽ làm gì khi họ không thể đảm nhiệm công việc trong vài tuần, hoặc thậm chí phải cách ly?
HÐQT đã cân nhắc thêm nhiều trường hợp cho vị trí kế nhiệm, thay vì chỉ một người kế nhiệm như hiện nay?
Sau đó, hãy trao đổi với Ban điều hành về các kịch bản cần đối phó trong bối cảnh doanh nghiệp chịu ảnh hưởng tài chính, gián đoạn chuỗi cung ứng, nhân viên phải ở nhà… và cần dự phòng nếu sự gián đoạn diễn ra trong một vài tuần, hay một vài tháng.
Một yếu tố quan trọng trong kế hoạch duy trì hoạt động kinh doanh là HÐQT cần phối hợp với Ban điều hành để nắm rõ các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động và nguồn nhân lực cần thiết; cân nhắc sử dụng các trung tâm phân phối, các tiện ích kho bãi, trung tâm chăm sóc khách hàng… sao cho doanh nghiệp có thể chuẩn bị tốt nhất và giảm thiểu rủi ro cho những khu vực đông dân.
HÐQT cũng cần đánh giá ý nghĩa và mức độ ảnh hưởng của sự gián đoạn này đối với chuỗi cung ứng của doanh nghiệp, bao gồm cả việc nhận nguyên liệu đầu vào.
Tham khảo với Ban điều hành về việc công ty có nên áp dụng mới, hoặc kiểm tra lại chính sách viễn thông để phục vụ cho nguồn nhân lực, bổ trợ cho sự phát triển.
Yêu cầu Ban điều hành phê duyệt chính sách di chuyển toàn cầu mới áp dụng cho toàn bộ nhân viên, nhà cung cấp/bên thứ 3 làm đại diện cho công ty và chính sách này cần được rà soát thường xuyên.
Ðặc biệt, Ban điều hành cần phải đảm bảo công khai minh bạch với nhà đầu tư, các bên liên quan khác về mức độ ảnh hưởng của dịch Covid-19 đối với kinh doanh.
Tăng cường các cuộc họp trực truyến
Nhiều HÐQT thực hiện các cuộc họp hàng tuần qua điện thoại về dịch Covid-19, hoặc nếu không thể thực hiện các cuộc họp này thường xuyên, tần suất và thời lượng các cuộc họp sẽ phụ thuộc vào địa điểm hoạt động của công ty, hoặc điểm có nhân viên công ty hoạt động.
Cân nhắc thành lập Ủy ban giải quyết khủng hoảng Covid-19 tạm thời. Ủy ban này có thể họp thường xuyên hơn, có thể họp cùng với ban điều hành và cập nhật lại toàn bộ với HÐQT tình hình và đưa ra những khuyến cáo.
Cân nhắc việc tổ chức các cuộc họp cổ đông, roadshow giới thiệu theo hình thức trực tuyến. Ðây đang là vấn đề nóng cho nhiều HÐQT doanh nghiệp.
Những chính sách và quy định pháp lý nào có thể vượt qua? Thời gian hoãn các cuộc họp theo quy định của công ty niêm yết tối đa là bao lâu? Ðâu là câu hỏi mà các ủy ban có liên quan và HÐQT cần phải xem xét?
Thực tế, một số tổ chức - chủ yếu là những tổ chức tài chính, đã chia việc thực hiện nhiệm vụ chủ chốt thành 2 nhóm. Các nhóm này làm việc độc lập tại các địa điểm khác nhau và sau đó thay đổi vị trí.
Như vậy, nếu có một thành viên trong một nhóm không may bị nhiễm virus thì chỉ ảnh hưởng đến một nửa đội ngũ chủ chốt.
Cần yêu cầu Ban điều hành đưa ra chiến dịch truyền thông đến nhân viên trong công ty. Hình thức truyền thông có thể dưới dạng thư điện tử hoặc các hình thức thông dụng khác. Trong trường hợp công ty cần đóng cửa văn phòng, nhà máy, hoặc trung tâm phân phối, cần đưa ra kế hoạch truyền thông tới tất cả nhân viên về vấn đề này. Ban điều hành cần trao đổi sớm và thường xuyên với nhân viên trong thời gian xảy ra khủng hoảng.
Kinh nghiệm từ Hồng Kông
Trong điều kiện phù hợp, HÐQT cần đảm bảo Ban điều hành tăng cường trao đổi với cơ quan chức năng địa phương để xem xét các biện pháp hỗ trợ doanh nghiệp, các khoản vay, giãn nợ thuế đặc biệt để giúp công ty giảm thiểu các tác động từ dịch bệnh.
Tại Hồng Kông, các công ty niêm yết có thời hạn 3 tháng (kể từ khi kết thúc năm tài chính) để thực hiện công bố báo cáo tài chính sơ bộ (trước khi có ý kiến của kiểm toán độc lập).
Trong trường hợp dịch Covid-19 bùng phát như hiện nay, với hạn chế trong việc đi lại và các hạn chế liên quan, công ty vẫn phải tuân thủ thời hạn nộp báo cáo này, trừ trường hợp được phê duyệt bởi Sở Giao dịch chứng khoán. Như vậy, sẽ không có sự gia hạn hay miễn trừ thời hạn công bố báo cáo tài chính.
Luật niêm yết tại thị trường chứng khoán Hồng Kông quy định rõ, công ty niêm yết phải chịu trách nhiệm công bố thông tin ra đại chúng ngay sau khi có thông tin nội bộ thông qua những yếu tố làm hoạt động kinh doanh của công ty bị gián đoạn nghiêm trọng (hay có dấu hiệu cảnh báo liên quan đến kết quả lợi nhuận).
Những khuyến nghị
Viện Quản trị công ty tại Hồng Kông đã đưa ra khuyến nghị đối với thành viên HÐQT của các công ty niêm yết, cụ thể như sau:
Tất cả các thành viên HÐQT, bao gồm thành viên điều hành hay không điều hành, không giới hạn trách nhiệm đối với Ủy ban Kiểm toán, cần đồng lòng và cam kết để thực thi trách nhiệm chung, bao gồm: Ðánh giá lại giá trị tài sản, ghi nhận doanh thu, phân loại các khoản nợ phải trả liên quan đến các cam kết khoản vay… Doanh nghiệp cũng cần xem xét đến hiện trạng của dòng tiền.
Ðặc biệt, các thành viên HÐQT không điều hành cần có được sự bảo đảm đầy đủ bằng văn bản ban hành của các thành viên điều hành (như Giám đốc tài chính và Giám đốc điều hành công ty) rằng sẽ không có lỗ hổng trong kiểm soát nội bộ, không có sự kiện bất thường nào có thể ảnh hưởng đến phạm vi, độ chính xác và độ tin cậy của thông tin trong báo cáo tài chính.
Trong mọi trường hợp, họ nên duy trì việc liên lạc chặt chẽ với các thành viên chủ chốt của kiểm toán độc lập để được giúp đỡ xác định các lĩnh vực cần tập trung.
Các thành viên HÐQT không điều hành cần tham gia tích cực cùng với HÐQT, Ủy ban Kiểm toán để đưa ra các câu hỏi, kiểm tra thông tin, đưa ra các giả định và đảm bảo hoạt động điều hành.
Thành viên HÐQT không điều hành không thuộc Ủy ban Kiểm toán có thể tham gia các phiên họp của Ủy ban để nắm bắt tình hình.
Thành viên HÐQT không điều hành và thành viên điều hành là những người có thể bị hạn chế không được đến một cuộc họp của Ủy ban hoặc HÐQT, nên cần được cung cấp thông tin cần thiết để có thể nắm bắt được bức tranh tổng thể, từ đó có thể đưa ra quan điểm chính xác về một vấn đề nhất định.
Công nghệ hội nghị trực tuyến cho phép các cuộc họp của Ủy ban và HÐQT diễn ra mà không cần sự có mặt trực tiếp của các thành viên. Tuy nhiên, công nghệ này sẽ giới hạn khả năng quan sát thái độ của các thành viên trong cuộc họp so với họp trực tiếp.
Các thành viên HÐQT cần đảm bảo rằng, biên bản cuộc họp theo hình thức họp trực tuyến đều được ghi chép đầy đủ, là minh chứng cho những câu hỏi tập trung và thiết thực mà họ đưa ra để thực thi trách nhiệm của mình.
Tóm lại, trong bối cảnh hiện nay, HÐQT và Ban điều hành cấp cao các doanh nghiệp niêm yết cần phối hợp chặt chẽ để giảm thiểu sự tác động, gián đoạn trong kinh doanh và tuân thủ các quy định pháp luật có liên quan đến hoạt động doanh nghiệp, công bố thông tin…
