Gia tăng hiệu quả và minh bạch
Sự gia tăng thu nhập bình quân đầu người, cùng với việc thị trường chứng khoán ngày càng khẳng định vai trò là kênh đầu tư hấp dẫn, đã góp phần thúc đẩy mạnh mẽ dòng tiền của nhà đầu tư cá nhân vào các doanh nghiệp. Năm 2025 ghi nhận số lượng cổ đông đạt mức kỷ lục tại nhiều doanh nghiệp lớn như Hòa Phát, FPT, SHB, VPBank, Techcombank, Gelex…Trong bối cảnh đó, việc tổ chức thành công Đại hội đồng cổ đông không chỉ bảo đảm quyền và lợi ích cho cổ đông, mà còn được xem là thước đo phản ánh chất lượng quản trị doanh nghiệp theo chuẩn mực công khai, minh bạch.
Thực tế qua các mùa đại hội cổ đông cho thấy, nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là các công ty đại chúng có quy mô hàng trăm nghìn, chục nghìn cổ đông, gặp không ít khó khăn khi tổ chức Đại hội đồng cổ đông theo hình thức truyền thống. Việc phát hành thư mời, in ấn tài liệu, kiểm soát số lượng tham dự, ủy quyền, cũng như biểu quyết và kiểm phiếu bằng phương pháp thủ công tiêu tốn nhiều thời gian, nhân lực và chi phí, nhưng vẫn tiềm ẩn nguy cơ sai sót, chậm trễ và thiếu minh bạch, gây ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng và uy tín của doanh nghiệp.
| |
Đại hội đồng cổ đông năm 2025 của Hòa Phát đã khắc phục được phần lớn các bất cập của đại hội cổ đông truyền thống nhờ áp dụng chuyển đổi số. |
Nếu như việc kiểm phiếu thủ công thường kéo dài, dễ sai sót và khó kiểm soát số liệu, thì hình thức bỏ phiếu điện tử mang lại sự tiện lợi, minh bạch và hiệu quả vượt trội. Cổ đông có thể dễ dàng thực hiện quyền biểu quyết thông qua các thiết bị điện tử như máy tính, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh ngay tại hội trường hoặc từ xa. Kết quả được hệ thống ghi nhận và tổng hợp tức thì với độ chính xác cao, loại bỏ rủi ro thất lạc, nhầm lẫn hoặc gian lận trong quá trình kiểm phiếu. Dữ liệu được lưu trữ tập trung, bảo mật và sẵn sàng phục vụ hậu kiểm nếu cần thiết.
“Hệ thống EzGSM được xây dựng trên nền tảng chuyên biệt, liên tục nâng cấp, đảm bảo vận hành ổn định ngay cả khi lưu lượng truy cập lớn. EzGSM cho phép cổ đông truy cập dễ dàng chỉ với thiết bị có kết nối Internet mà không cần cài đặt bất kỳ ứng dụng nào. Đối với cổ đông đã có tài khoản giao dịch tại FPTS, hệ thống được tích hợp trực tiếp trong nền tảng EzTrade, giúp tham gia đại hội thuận tiện, nhanh chóng và an toàn”, đại diện FPTS chia sẻ.
Bên cạnh đó, cổ đông cũng có thể tra cứu toàn bộ tài liệu họp ngay trên hệ thống trực tuyến, doanh nghiệp không cần in ấn tài liệu giấy như trước đây, góp phần tiết kiệm chi phí và bảo vệ môi trường. Hệ thống còn cho phép cổ đông gửi câu hỏi, ý kiến thảo luận không giới hạn trong suốt thời gian diễn ra đại hội, khuyến khích sự tham gia ý kiến của mọi cổ đông, giúp nâng cao tính tương tác và minh bạch của phiên họp. Không chỉ nâng cao trải nghiệm cho cổ đông, bỏ phiếu điện tử còn thể hiện năng lực quản trị hiện đại của doanh nghiệp, phù hợp với yêu cầu minh bạch hóa theo chuẩn mực quốc tế.
Trước đây, cổ đông nước ngoài khó tham gia biểu quyết do không có điều kiện tham dự trực tiếp. Khi tổ chức đại hội cổ đông trực tiếp kết hợp với trực tuyến và bỏ phiếu điện tử trên EzGSM, họ dễ dàng tham dự và biểu quyết trên nền tảng trực tuyến, nhờ đó đại hội có thể thành công ngay khi tổ chức lần đầu.
Bà Trần Thị Phương Quỳnh, Phó Giám đốc Tài chính Tổng công ty Phát triển Đô thị Kinh Bắc – CTCP (Mã: KBC)
Ghi nhận từ thực tế cho thấy, đại hội cổ đông 2025 của những doanh nghiệp “quốc dân” như Hòa Phát đã khắc phục được phần lớn các bất cập của đại hội cổ đông truyền thống nhờ áp dụng chuyển đổi số. Cụ thể, theo danh sách chốt quyền tham dự đại hội, Hòa Phát có tới gần 200.000 cổ đông. Đại hội được tổ chức theo hình thức trực tiếp tại Khách sạn Melia, thu hút hơn 1.000 cổ đông tham dự. Cổ đông được hướng dẫn sử dụng thiết bị như máy tính bảng, điện thoại thông minh để quét tài liệu và thực hiện bỏ phiếu điện tử. Nhờ đó, Công ty không cần in ấn quá nhiều, quá trình kiểm phiếu diễn ra nhanh chóng, chính xác, bảo mật và có thể tổng hợp theo thời gian thực. Đại hội diễn ra hiệu quả, tiết kiệm thời gian và nâng cao sự hài lòng của cổ đông.
Mùa đại hội năm nay, giải pháp EzGSM đã được kiểm chứng tại nhiều doanh nghiệp có quy mô hàng chục nghìn, hàng trăm nghìn cổ đông như Hòa Phát, Kinh Bắc, Petrolimex, Gelex, DIC Corp, Tập đoàn PAN, Tập đoàn Thiên Long… Hệ thống cho phép tất cả cổ đông truy cập, biểu quyết, tương tác trực tuyến đồng thời mà không xảy ra gián đoạn hay sai lệch dữ liệu.
Thúc đẩy sự chuyên nghiệp và lợi ích bền vững
Với yêu cầu ngày càng cao về chất lượng quản trị doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh thị trường chứng khoán Việt Nam chuẩn bị nâng hạng, nhiều quy định pháp lý liên tục được sửa đổi, ban hành mới. Không ít doanh nghiệp thiếu cập nhật thông tin và hạn chế về nguồn lực đã mắc sai sót trong công tác tổ chức đại hội cổ đông.
| |
Mùa đại hội năm nay, giải pháp EzGSM đã được kiểm chứng tại nhiều doanh nghiệp có quy mô hàng chục nghìn, hàng trăm nghìn cổ đông như Hòa Phát, Kinh Bắc, Petrolimex, Gelex |
Với lợi thế CTCK có đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, am hiểu pháp luật về doanh nghiệp và chứng khoán, FPTS không chỉ phát triển giải pháp công nghệ hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức đại hội thuận tiện, hiệu quả, mà còn có đội ngũ chuyên gia tư vấn hỗ trợ doanh nghiệp xuyên suốt trong quá trình tổ chức, đảm bảo Đại hội diễn ra đúng quy định và thông lệ tốt, bao gồm giải đáp những vướng mắc về trình tự, cập nhật các quy định pháp lý liên quan, hỗ trợ xây dựng các tài liệu Đại hội, và tư vấn Công bố thông tin theo đúng quy định của pháp luật.
Việc chuẩn hóa quy trình tổ chức đại hội một cách chi tiết từ các chuyên gia chứng khoán như FPTS đã giúp doanh nghiệp có sự chuẩn bị chu đáo và chủ động với hoạt động quan trọng này. Đây chính là giá trị phi tài chính mà doanh nghiệp được thụ hưởng khi sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp của CTCK uy tín.
Ông Trần Quang Huy - Trưởng phòng Công nghệ thông tin, Ban Công nghệ và Chuyển đổi số Công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát (Mã: HPG):
Trước đây, khi bỏ phiếu bằng phiếu biểu quyết/ bầu cử bản in, Hòa Phát thường mất rất nhiều thời gian cho việc phát phiếu và kiểm phiếu, kéo dài thời gian đại hội. Hòa Phát đã rất thận trọng trong việc tiếp cận, lựa chọn giải pháp trước khi thay đổi và áp dụng biểu quyết online trên EzGSM của FPTS ở kỳ ĐHĐCĐ 2025. Giải pháp của FPTS đã góp phần giải quyết các khó khăn, vướng mắc mà chúng tôi đã gặp phải ở các kỳ đại hội trước. Kết quả kiểm phiếu được cập nhật tức thời, chính xác. Đội ngũ FPTS tham gia hỗ trợ công tác tổ chức Đại hội chuyên nghiệp và thân thiện. Cổ đông tham gia biểu quyết thuận tiện hơn.
Ông Nguyễn Ngọc Minh, Đại diện bộ phận Quan hệ Nhà đầu tư Công ty cổ phần Tập đoàn PAN (Mã: PAN):
Các năm trước đây, PAN thường tổ chức ĐHĐCĐ dưới hình thức trực tiếp và gặp nhiều vấn đề như: Chi phí cho việc tổ chức bị đẩy lên khá cao, chủ yếu từ thuê địa điểm, chuẩn bị trang thiết bị và các công tác hậu cần đi kèm.Việc đảm bảo số lượng cổ phần/ cổ đông tham dự cũng khó khăn, do nhiều cổ đông ở xa, không có điều kiện đi lại, khó có thể tham dự. Việc các năm trước tổ chức theo hình thức trực tiếp và bỏ phiếu giấy cũng khiến PAN không đạt được mức đánh giá cao nhất trong các hạng mục về Quan hệ Nhà đầu tư, nằm trong các bảng đánh giá Phát triển bền vững và đánh giá năng lực quản trị theo các tiêu chuẩn quốc tế.
Khi sử dụng giải pháp đại hội trực tuyến EzGSM năm nay, PAN giảm thiểu rất nhiều chi phí và thời gian, công sức tổ chức ĐHĐCĐ. Ban tổ chức cũng dễ dàng theo dõi và thống kê được tỷ lệ tham dự, tỷ lệ và kết quả biểu quyết.
Bà Đào Thanh Xuân - Người Phụ trách quản trị Công ty Tổng Công ty cổ phần Đầu tư Phát triển Xây dựng (Mã: DIG):
Trong hai năm gần đây 2024 và 2025, Công ty tổ chức đại hội trực tiếp, kết hợp giải pháp bỏ phiếu điện tử EzGSM của FPTS và thấy quy trình xác minh tư cách cổ đông diễn ra nhanh gọn, chính xác, giúp Công ty tối ưu hóa được nguồn lực và thời gian. Việc kiểm phiếu, biểu quyết số hóa giúp giảm thiểu sai sót và đảm bảo kết quả được công bố một cách minh bạch, nhanh chóng. Công ty nhận được phản hồi rất tích cực từ cổ đông khi họ có thể thực hiện quyền biểu quyết của mình một cách linh hoạt, dù họ đang ở bất cứ đâu. Điều này thực sự tạo thuận lợi tối đa và thể hiện sự tôn trọng của công ty đối với quyền lợi của họ.
Bà Cô Cẩm Nguyệt, Thành viên HĐQT Công ty cổ phần Tập đoàn Thiên Long (Mã: TLG):
Trước khi có sự đồng hành của FPTS, Thiên Long cũng như nhiều doanh nghiệp khác, đối mặt với thách thức trong việc nắm bắt và cập nhật kịp thời các thay đổi trong quy định pháp luật liên quan đến tổ chức Đại hội. Quy trình check-in cổ đông, cũng như việc kiểm phiếu và thực hiện biểu quyết theo phương pháp truyền thống thường mất nhiều thời gian và cần huy động lượng lớn nhân sự, điều này không chỉ ảnh hưởng đến tiến độ Đại hội mà còn có thể gặp những rủi ro sai sót không mong muốn.
Hai năm gần đây 2024 và 2025, việc FPTS chủ động đồng hành và cập nhật giúp Thiên Long tránh được những thiếu sót không đáng có về quy định pháp lý, đảm bảo Đại hội diễn ra đúng quy định và thông lệ tốt. Đặc biệt, việc kiểm phiếu và biểu quyết thông qua hệ thống bỏ phiếu điện tử EzGSM đã mang lại sự tiện lợi tối đa, đồng thời đảm bảo kết quả được công bố nhanh chóng và hoàn toàn minh bạch. Đây là một bước tiến quan trọng trong việc chuyển đổi số và hiện đại hóa công tác tổ chức.
Trong mùa tới, Thiên Long cân nhắc tổ chức Đại hội theo hình thức hybrid, tức là kết hợp cả online và offline. Đây là giải pháp nhằm đảm bảo quyền lợi và tạo điều kiện tham gia tối đa cho tất cả các cổ đông, không phân biệt vị trí địa lý.