Phương thức ghi nhận biên bản cuộc họp hội đồng quản trị trực tuyến

Bà Nguyễn Thị Thùy Dương, - Chuyên viên Tư vấn Quản trị Doanh nghiệp phụ trách EzGSM (Đại hội đồng cổ đông trực tuyến) – CTCP Chứng khoán FPT:

Theo quy định tại khoản 9, Điều 153, Luật Doanh nghiệp 2014 - Cuộc họp hội đồng quản trị: “Thành viên hội đồng quản trị được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp trong trường hợp sau đây:

a) Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;

b) Ủy quyền cho người khác đến dự họp theo quy định tại khoản 10 Điều này.

c) Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến hoặc hình thức tương tự khác;

d) Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, fax, thư điện tử.”

Như vậy, hội đồng quản trị có thể thực hiện phương thức họp trực tuyến để các thành viên có thể đưa ra những ý kiến và biểu quyết các vấn đề tại cuộc họp. Luật Doanh nghiệp cũng khuyến khích các doanh nghiệp ứng dụng công nghệ thông tin để giảm thiểu chi phí tối đa cho doanh nghiệp và tăng tỷ lệ thành công khi tổ chức họp hội đồng quản trị hay họp đại hội đồng cổ đông.

Về biên bản cuộc họp hội đồng quản trị, theo quy định tại Điều 154, Luật Doanh nghiệp 2014 -  Biên bản họp hội đồng quản trị, phải lập bằng tiếng Việt, bao gồm các nội dung chủ yếu: tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp; mục đích, chương trình và nội dung họp; thời gian, địa điểm họp; họ, tên từng thành viên dự họp hoặc người được ủy quyền dự họp và cách thức dự họp; họ, tên các thành viên không dự họp và lý do; các vấn đề được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp; tóm tắt phát biểu ý kiến của từng thành viên dự họp theo trình tự diễn biến của cuộc họp; kết quả biểu quyết trong đó ghi rõ những thành viên tán thành, không tán thành và không có ý kiến; các vấn đề đã được thông qua; họ, tên, chữ ký chủ tọa và người ghi biên bản.

Chủ tọa và người ghi biên bản phải chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của nội dung biên bản họp hội đồng quản trị. Trong trường hợp tổ chức họp trực tuyến, công ty có thể áp dụng thêm hình thức ghi âm hay ghi hình để khẳng định những nội dung tại cuộc họp được ghi nhận trong biên bản cuộc họp là chính xác, trung thực.