Luật sư Trần Minh Hải, Giám đốc Điều hành Công ty Luật BASICO
Cấu trúc của hệ thống định chế pháp chế
Nếu chiến lược quản trị ngân hàng là “não bộ” thì hệ thống định chế pháp chế của ngân hàng chính là “hệ thần kinh”. Hệ thống này cho phép các chiến lược quản trị được truyền dẫn từ hội sở tới mọi đơn vị kinh doanh một cách vẹn toàn, hiệu quả.
Hệ thống định chế pháp chế của một ngân hàng gồm 3 phân tầng cơ bản: Nền tảng định chế, cấu trúc quản trị định chế và cơ chế vận hành định chế.
Tầng thứ nhất: Nền tảng định chế, đó chính là hệ thống văn bản quy định nội bộ ban hành trong ngân hàng. Mỗi văn bản quy định điều tiết hướng dẫn một lĩnh vực về tổ chức, hoạt động, nghiệp vụ kinh doanh, quản lý rủi ro. Tập hợp các văn bản quy định tạo thành nền tảng định chế chi phối cả hệ thống ngân hàng với toàn bộ hoạt động của nhân sự liên quan.
Tầng thứ hai: Cấu trúc quản trị định chế, mà đại diện chính là tổ chức pháp chế nội bộ trong ngân hàng. Dưới các tên gọi phổ biến như phòng pháp chế, khối pháp lý và tuân thủ, trung tâm pháp chế…, tổ chức pháp chế nội bộ thuộc ngân hàng thực thi việc soạn thảo, rà soát, giám sát chất lượng, tập huấn triển khai đối với hệ thống quy định nội bộ của ngân hàng.
Bảo chứng cho sự đồng bộ, thống nhất, hợp lý và chất lượng của hệ thống quy định nội bộ của ngân hàng chính là sự hiệu quả trong việc quản trị tốt nền tảng định chế của tổ chức pháp chế nội bộ ngân hàng.
Tầng thứ ba: Cơ chế vận hành định chế, đó chính là sự phối hợp tổng thể của các phòng ban hội sở, các đơn vị kinh doanh của ngân hàng trong việc áp dụng và xây dựng hệ thống quy định nội bộ của ngân hàng.
Ví dụ, từ thực tiễn kinh doanh, chi nhánh đề xuất xây dựng mới một sản phẩm tín dụng về doanh nghiệp. Tiếp nhận đề xuất từ chi nhánh, khối khách hàng doanh nghiệp hội sở xây dựng và trình ban hành một quy định nghiệp vụ mới về sản phẩm cho vay mới. Khi quy định được ban hành, đơn vị kinh doanh sẽ phải tuân thủ triển khai quy định.
Nếu gặp vấn đề vướng mắc, đơn vị kinh doanh sẽ yêu cầu hội sở gồm khối khách hàng doanh nghiệp và pháp chế hướng dẫn triển khai… Sự vận hành có lô-gic, nhanh gọn, hiệu quả giữa các đơn vị là biểu hiện của một cơ chế vận hành định chế có chất lượng trong ngân hàng.
Thực trạng hiện nay
Ở tầng nền tảng định chế, hầu hết ngân hàng hiện nay đều có nhiều, thậm chí là quá nhiều quy định. Khoảng 2 thập niên về trước, số lượng các văn bản quy định trong nhiều ngân hàng khá ít ỏi, có những ngân hàng chỉ sao chép lại những văn bản pháp quy từ Ngân hàng Nhà nước và cứ thế áp dụng.
Ngày nay, số lượng văn bản quy định của ngân hàng thường lên đến hàng nghìn, nhưng thường tỷ lệ nghịch với chất lượng. Nhìn vào những rủi ro bất thường diễn ra triền miên trong lĩnh vực ngân hàng sẽ thấy năng lực phòng thủ rủi ro pháp lý của hệ thống văn bản quy định trong ngân hàng còn rất yếu.
 |
Hệ thống định chế pháp chế của ngân hàng cần được đầu tư bài bản, nghiêm túc. |
Có nhiều nguyên nhân, trước hết là tư duy của giới chủ ngân hàng. Nếu coi hệ thống văn bản quy định chỉ như tệp tài liệu cần có, để đủ hồ sơ đối phó với hoạt động thanh, kiểm tra, thì đương nhiên nền tảng định chế sẽ phản ánh một chất lượng tương tự như mục đích nó được hình thành.
Việc thiếu cập nhật các thay đổi pháp luật cũng là một nguyên nhân phổ biến tạo nên phần lớn các lỗ hổng nghiệp vụ trong nền tảng định chế của ngân hàng. Điều này cũng bởi ngân hàng thường chỉ chú trọng các thay đổi pháp quy trong lĩnh vực của mình.
Tuy nhiên, bất cứ lĩnh vực pháp luật nào cũng có thể tác động vào hoạt động kinh doanh của ngân hàng. Bởi vậy, dù cho đó là sự thay đổi trong lĩnh vực hôn nhân gia đình, hay giao thông, hoặc hình sự, thì hệ thống văn bản định chế của ngân hàng cũng cần phải nhận diện và cập nhật.
Một nguyên nhân nữa là thiếu kỹ năng trình độ và thực tiễn pháp lý trong việc hình thành công cụ nghiệp vụ. Các văn bản quy định thường bao gồm các công cụ nghiệp vụ. Chẳng hạn, ngân hàng ban hành một quy trình bảo đảm tiền vay, thì các mẫu hợp đồng bảo đảm chính là công cụ nghiệp vụ. Nhiều vụ án tranh chấp để lại cho ngân hàng các hợp đồng bảo đảm vô hiệu cũng bắt nguồn từ việc ngân hàng không thể nâng tầm giá trị các công cụ nghiệp vụ đó.
Vấn đề này dẫn chúng ta đến vai trò của tổ chức pháp chế nội bộ trong ngân hàng, vốn được coi là phân tầng thứ hai trong cấu trúc hệ thống định chế pháp chế.
Giới chủ tại nhiều ngân hàng thường chỉ giới hạn tư duy về tổ chức pháp chế nội bộ ở vai trò tư vấn pháp luật. Trong khi đó, thực chất vai trò chiến lược của tổ chức pháp chế nội bộ lại nằm ở năng lực quản trị tốt cho ngân hàng hệ thống quy định nội bộ.
Những người nắm rõ về nghề pháp chế ngân hàng hiểu rằng, trong hàng nghìn cán bộ pháp chế có thể thực hành tốt được việc tư vấn giải đáp quy định, chỉ có một vài người có năng lực soạn thảo tốt quy định, đó là sự hội tụ hữu duyên của tư duy lô-gic chặt chẽ, kỹ năng sử dụng văn phạm đơn nghĩa, sự am hiểu hệ thống toàn ngân hàng, kinh nghiệm pháp lý tổng hợp, chuyên sâu, đi cùng sự tập trung cao độ vượt qua yêu cầu của giới quản lý ngân hàng.
Ngân hàng nào có tổ chức pháp chế nội bộ với nguồn năng lực nhân sự như vậy, ngân hàng đó sẽ có một nền tảng định chế được quản trị tốt.
Giới chủ ngân hàng nào biết khai thác vai trò chiến lược của tổ chức pháp chế nội bộ, thì ngân hàng đó sẽ truyền dẫn được đầy đủ các chiến lược quản trị đến từng đơn vị kinh doanh bằng nền tảng định chế của chính ngân hàng.
Hãy thử hỏi, ngân hàng cần một tổ chức pháp chế hàng ngày phải mệt mỏi tiến hành giải đáp hàng trăm nhu cầu tư vấn pháp luật, hay cần một nền tảng định chế đủ tốt để làm cẩm nang cho các đơn vị dễ dàng tự áp dụng triển khai? Cơ hội kiếm tiền, giữ tiền của ngân hàng thực ra đều nằm ở nền tảng định chế đủ tốt được quản trị như vậy.
Việc thiếu cập nhật các thay đổi pháp luật cũng là một nguyên nhân phổ biến tạo nên phần lớn các lỗ hổng nghiệp vụ trong nền tảng định chế của ngân hàng.
Ở tầng thứ ba trong cấu trúc hệ thống định chế pháp chế là cơ chế vận hành định chế. Một thực trạng tồn tại, trong trào lưu phát triển các khối phòng kinh doanh, việc ban hành văn bản quy định mới thường được coi như tiêu chí đo lường kết quả hoạt động.
Vậy là, cùng với sự nhiều thêm các khối phòng, hệ thống văn bản quy định nội bộ của ngân hàng cũng phình to. Mỗi tháng thêm nhiều văn bản quy định mới được ban hành. Văn bản quy định mới về lý thuyết phải thay cho văn bản quy định cũ, nhưng vấn đề không đơn giản như vậy.
Giả sử, ngân hàng đưa ra chính sách mới về cho vay hàng hóa, từ nay phải thuê đơn vị độc lập kiểm đếm số lượng hàng.
Quy định này sẽ làm thay đổi hàng loạt văn bản quy định trước đó như quy trình cho vay thế chấp hàng hóa chung, quy trình cho vay cà phê, quy trình cho vay gạo, cho vay sắt thép… Nếu thận trọng thì bộ phận soạn thảo phải chỉ dẫn văn bản quy định mới này thay thế cho văn bản quy định cũ nào, hủy bỏ hay sửa đổi cho quy định cụ thể nào tại một văn bản quy định cũ nhưng có hiệu lực tiếp tục...
Tuy nhiên, công việc tra cứu này khá vất vả so với việc chỉ cần ghi một dòng “các quy định nào trái với quy định này sẽ đương nhiên hết hiệu lực thi hành”. Sau đó, quy định nào trái sẽ phụ thuộc vào năng lực tra cứu, nghiên cứu của mỗi đơn vị kinh doanh.
Vậy nên đã có hiện tượng ở nhiều ngân hàng, cùng là cho vay mua xe ô tô, nhưng có đến 5 văn bản quy định đang hiệu lực áp dụng với nội dung hoàn toàn trái ngược nhau.
Hay như trong phiên tòa hình sự về lĩnh vực ngân hàng liên quan đến cho vay hàng hóa, từ kiểm sát viên đến luật sư và chính bị cáo, mỗi người trình bày quan điểm theo một văn bản quy định khác nhau nhưng thuộc về cùng một ngân hàng và cùng có hiệu lực về cho vay hàng hóa.
Xây dựng chuẩn mực mới
Trong giai đoạn tới, áp lực đối với ngân hàng sẽ tăng mạnh bởi quy mô giao dịch sẽ ngày càng lớn hơn, yêu cầu tuân thủ pháp lý cao hơn, sản phẩm kinh doanh phức tạp hơn. Trong bối cảnh đó, đương nhiên ngân hàng sẽ cần một hệ thống định chế pháp chế đủ mạnh.
Cần làm gì để có được một hệ thống như vậy? Trước hết, cần tôn trọng cấu trúc của hệ thống định chế pháp chế với sự phân tầng rạch ròi và nâng cao vai trò của mỗi phân tầng trong hệ thống. Tổ chức pháp chế nội bộ cần được nhìn nhận lại sự hiệu quả nằm ở chất lượng trong khâu quản trị nền tảng định chế và năng lực phản biện giới quản trị điều hành.
Khắc phục những thực trạng phân tích ở trên, hệ thống định chế pháp chế ngân hàng sẽ trở nên hữu dụng.
Nhưng điều quan trọng nhất, giới chủ ngân hàng sẽ phải từ bỏ những tư duy, định kiến lỗi thời trong việc chỉ biết đề cao kinh nghiệm cá nhân, sự tài giỏi đơn lẻ của một vài nhân sự cốt cán, các quyết định cảm tính đột xuất, trong khi phủ nhận sự cần thiết đầu tư chiến lược cho hệ thống định chế pháp chế.
Tương tự như thương hiệu, công nghệ…, hệ thống định chế pháp chế của ngân hàng không thể tự hình thành, mà cần có sự đầu tư bài bản, nghiêm túc.
