Bà Nguyễn Thị Thùy Dương, Chuyên viên Tư vấn quản trị doanh nghiệp phụ trách EzGSM (Đại hội đồng cổ đông trực tuyến), Công ty Chứng khoán FPT:
Đối với trường hợp này, trong quy định về trình tự, thủ tục triệu tập và biểu quyết tại cuộc họp đại hội đồng cổ đông (ĐHCĐ), công ty nên quy định rõ khoảng thời gian đăng ký cổ đông bổ sung tối đa kể từ thời điểm ấn định khai mạc đại hội để người triệu tập họp ĐHCĐ có thể tuyên bố ĐHCĐ không đủ điều kiện họp khi không có đủ số lượng đại biểu đại diện cho số lượng cổ phần có quyền biểu quyết cần thiết để tiến hành họp ĐHCĐ.
Một số đề xuất để công ty cổ phần có thể tiến hành họp ĐHCD ngay trong lần triệu tập họp thứ nhất:
- Nỗ lực trong việc cập nhật thông tin của tất cả các cổ đông của công ty.
- Liên hệ trực tiếp với những cổ đông lớn để mời tham dự họp ĐHCĐ.
- Sử dụng các phương thức điện tử như phần mềm hỗ trợ bỏ phiếu trực tuyến để những cổ đông không thể tham dự họp trực tiếp vẫn có thể bỏ phiếu biểu quyết.
- Hỗ trợ các cổ đông trong việc ủy quyền cho hội đồng quản trị trong trường hợp cổ đông không thể tham dự họp ĐHCĐ.
- Trường hợp không tổ chức thành công cuộc họp ĐHCĐ lần thứ nhất, để cổ đông có thể tiếp nhận thông tin và tham dự họp đầy đủ, công ty đại chúng phải công bố về chương trình và thời điểm dự kiến tổ chức các cuộc họp kế tiếp, tiếp tục duy trì việc đăng tải và cho phép cổ đông tải tài liệu họp ĐHCĐ như đối với họp ĐHCĐ lần thứ nhất cho tới khi tổ chức thành công họp ĐHCĐ.
