Tự thiết kế hệ thống quản lý dự án hiện đại, phù hợp nhu cầu thực tế
PMS, viết tắt của Project Management System - là hệ thống quản lý tập trung các hoạt động thực hiện dự án. Ông Dương Đình Thanh, Phó tổng giám đốc HBC ví von, hệ thống quản lý tập trung này như một hệ mặt trời với các hành tinh chung quanh.
Hệ thống PMS của HBC cho phép các cấp quản lý kết nối trực tiếp với công trường, tương tác với nhau dù ở bất kỳ đâu, thông qua thiết bị di động như điện thoại thông minh, máy tính… PMS được xây dựng có đầy đủ các tính năng: dự báo tiến độ - chi phí, quản lý rủi ro, quản lý chất lượng và khối lượng, quản lý kế hoạch nguồn lực và tiến độ, quản lý thanh toán cho các nhà thầu phụ, nhà cung cấp, quản lý nội dung và sự thay đổi hợp đồng, quản lý hồ sơ dự án, quản lý các giao dịch trong dự án.
Ông Thanh cho biết, tính năng dự báo tiến độ - chi phí là điểm khác biệt mà các công ty xây dựng rất khó có thể làm được, bởi sự phức tạp trong việc cập nhật số liệu. Kế tiếp, HBC chú trọng việc quản lý rủi ro, nên hệ thống được thiết kế để có thể phân tích nguồn dữ liệu lớn được tích trữ trong một thời gian dài, từ đó nhận dạng rủi ro và đề xuất hành động, đưa ra các cảnh báo về nguy cơ trễ tiến độ hay phát sinh chi phí với từng dự án, với cả Công ty để từ đó có các cấp điều hành triển khai phương án khắc phục.
Về quản lý chất lượng và khối lượng, ông Thanh cho hay, việc quản lý chất lượng luôn được HBC chú trọng hàng đầu. HBC đang hướng đến mô hình nhà thầu chìa khóa trao tay (EPC Turn-key), trong đó nhà thầu chịu trách nhiệm duy nhất về chất lượng, nên từ kết cấu chính đến các chi tiết nhỏ nhất của công trình như đường ống nước, đường điện… cũng đều phải được kiểm tra chất lượng một cách cẩn thận. PMS hỗ trợ Hòa Bình làm được việc này.
Một thách thức lớn mà PMS giải quyết được là quản lý được kế hoạch nguồn lực gắn với tiến độ. Đây là thách thức quan trọng với các công ty xây dựng nói chung, cả trong nước và nước ngoài.
Ở trong nước, vấn đề này là một khó khăn thực sự khi mà hầu hết các nhà thầu phụ, nhà vung cấp đều có quy mô từ tầm trung trở xuống, hệ thống quản lý chưa được như mong muốn. Hệ thống PMS của HBC là công cụ hiệu quả để giải quyết vấn đề này.
Quản lý thanh toán cho các nhà thầu phụ, nhà cung cấp là công tác mà HBC rất chú trọng để đảm bảo duy trì và thu hút nguồn lực, nâng cao tính minh bạch.
Hệ thống PMS đã góp phần quan trọng tạo nên một kỷ lục ngay từ sau khi triển khai: những ngày đầu năm 2018, tức là dịp cận Tết Nguyên đán, hệ thống quản lý thanh toán tích hợp trên PMS đã giải quyết đến con số 545 hồ sơ thanh toán, với đầy đủ thủ tục hồ sơ trên nền tảng công nghệ số hóa.
Quản lý nội dung và sự thay đổi hợp đồng cũng được hệ thống hóa trên hệ thống PMS. Đây là công việc vô cùng khó khăn vì sự thay đổi diễn ra thường xuyên, ảnh hưởng lớn không chỉ đến tiến độ, chi phí mà còn ảnh hưởng cả hệ thống quản lý nguồn lực.
Có thể tưởng tượng là nếu như hiện nay, có 130 dự án đang được vận hành cùng lúc thì quản lý sự thay đổi hợp đồng một cách thủ công ở cấp Công ty là điều không thể thực hiện được, tạo ra những rủi ro tiềm tàng về mất kiểm soát.
Vậy nhưng, hệ thống của HBC không những quản lý được hồ sơ mà còn quản lý được những giao dịch của các bên tham gia dự án, tức là hợp nhất các thông tin từ phòng ban nội bộ đến khách hàng và giảm thiểu rủi ro phụ thuộc quá nhiều vào con người trong quản lý hồ sơ.
Điểm đặc biệt, theo ông Thanh, Hệ thống quản lý dự án Hòa Bình PMS là một hệ thống độc quyền mà HBC tự thiết kế và phát triển dựa trên kinh nghiệm nhiều năm thi công, quản lý dự án, trong đó có những dự án “khủng” với tổng giá trị lên đến con số tỷ USD trong môi trường có sự tham gia của các đối tác quốc tế.
Có thể nói, PMS Hòa Bình là sản phẩm được thiết kế phù hợp với nhu cầu thật, con người thật, đồng thời tương thích phương thức quản lý quốc tế và ưu điểm nổi trội là tích hợp được hầu như toàn bộ các khâu của quá trình sản xuất. Ưu điểm này chưa thấy có ở các hệ thống khác, ngay cả khi được cung cấp bởi các công ty phát triển hệ thống quản lý doanh nghiệp uy tín trên thị trường trong nước và quốc tế.
Ông Thanh chia sẻ: “Chỉ mất 2 tiếng để một cán bộ cấp công trường có thể tham gia sử dụng và tham gia vào chu trình sản xuất một cách tự nhiên”. Giờ đây, hình ảnh phổ biến mỗi buổi sáng trên các công trường của Hòa Bình là người kỹ sư xây dựng mở điện thoại ra xem PMS tổng hợp kết quả làm việc cho đến hôm qua, dự báo tình hình cho tương lai…, trước khi bắt đầu ngày làm việc mới.
Nền tảng tốt giúp hình thành hệ thống PMS
Việc xây dựng PMS xuất phát từ nhu cầu của chính Hòa Bình trong quá trình phát triển. Nghĩ lớn, làm lớn cần có công cụ để quản trị và PMS là công cụ quản lý đắc lực của Hòa Bình.
Hòa Bình mất 3 năm để xây dựng, hoàn thiện hệ thống. Năm 2017, HBC đã hoàn thiện hệ thống đo KPI trên toàn Tập đoàn mà PMS là công cụ đo, khắc phục được hoàn toàn thách thức “làm sao đo được KPI?”.
PMS Hòa Bình là bước đi thứ hai mà cột mốc quan trọng nhất là hệ thống tích hợp, kế tiếp hệ thống ERP được xây dựng 8 năm trước và BIM từ 5 năm trước.
Qua thử nghiệm năng lực, Hệ thống quản lý PMS của HBC có thể cùng một lúc quản lý đến 600 hợp đồng, với tần suất cấp dữ liệu phân tích 3 tiếng/lần; cung cấp chức năng Project view 360 để quản lý theo nhiều góc độ khác nhau từ góc nhìn về khách hàng, người quản lý dự án và thậm chí một nhân viên bình thường.
Tuy vậy, Hòa Bình vẫn nhận thức là nhu cầu sẽ ngày càng cao hơn, sẽ phức tạp hơn khi Tập đoàn mở rộng thị trường ra những nước khác, thực hiện ước vọng gia nhập và tạo nên dấu ấn ở các thị trường quốc tế như Đông Âu, Trung Đông, Canada…, nên PMS luôn được kiểm tra, nâng cấp thường xuyên.
“Nhận thức của Tập đoàn Hòa Bình là để tham gia cuộc chơi lớn thì đầu tiên phải nghĩ được điều lớn và khai thác được sự phát triển như vũ bão của công nghệ quản lý. Hệ thống PMS của Hòa Bình chính là điều mà Hòa Bình nghĩ và làm trong công cuộc áp dụng mô hình Công ty số hóa của thế hệ 4.0 vào một lĩnh vực không hề dễ là ngành xây dựng”, ông Dương Đình Thanh nhấn mạnh.