Từ năm 2021, cuộc họp ĐHCĐ được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện trên 50% tổng số phiếu biểu quyết.
Danh sách có quyền dự họp
Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, danh sách cổ đông có quyền dự họp ĐHCĐ được lập không quá 10 ngày trước ngày gửi giấy mời họp nếu điều lệ công ty không quy định thời hạn ngắn hơn.
Trong khi đó, Luật Doanh nghiệp cũ quy định, danh sách cổ đông có quyền dự họp ĐHCĐ được lập không sớm hơn 5 ngày trước ngày gửi giấy mời họp nếu điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn.
Luật mới quy định như vậy nhằm tránh trường hợp công ty lập danh sách trước ngày họp quá dài ngày.
Mời họp
Luật Doanh nghiệp 2020 yêu cầu người triệu tập họp ĐHCĐ phải gửi thông báo mời họp đến tất cả cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất là 21 ngày trước ngày khai mạc nếu điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn.
So với thời hạn chậm nhất là 10 ngày như quy định tại Luật cũ, thời hạn gửi thông báo mời họp được Luật mới yêu cầu sớm hơn.
Ủy quyền dự họp
Điều 144, Luật Doanh nghiệp 2020 quy định, cổ đông, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức có thể trực tiếp tham dự họp, ủy quyền bằng văn bản cho một hoặc một số cá nhân, tổ chức khác dự họp hoặc dự họp thông qua một trong các hình thức quy định tại khoản 3 Điều này.
Việc ủy quyền cho cá nhân, tổ chức đại diện dự họp ĐHCĐ phải lập thành văn bản. Văn bản ủy quyền được lập theo quy định của pháp luật về dân sự và phải nêu rõ tên cá nhân, tổ chức được ủy quyền và số lượng cổ phần được ủy quyền.
Trong khi đó, theo quy định về ủy quyền tại Luật Doanh nghiệp 2014, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức chỉ có thể ủy quyền bằng văn bản cho một người khác dự họp. Việc ủy quyền cho người đại diện dự họp ĐHCĐ phải lập thành văn bản theo mẫu do công ty phát hành.
Thông báo mời họp theo quy định mới không cần gửi kèm mẫu giấy ủy quyền dự họp, nhưng công ty vẫn có thể gửi mẫu khuyến nghị để thuận tiện cho cổ đông có nhu cầu ủy quyền. Tuy nhiên, nếu cổ đông sử dụng mẫu khác thì đây không phải là lý do không được dự họp do ủy quyền không hợp lệ.
Điều kiện tiến hành họp và thông qua nghị quyết
Từ năm 2021, cuộc họp ĐHCĐ được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện trên 50% tổng số phiếu biểu quyết (thay vì tỷ lệ ít nhất 51% như quy định cũ), tỷ lệ cụ thể do điều lệ công ty quy định.
Về điều kiện thông qua nghị quyết ĐHCĐ, Điều 148, Luật Doanh nghiệp 2020 quy định:
“1. Nghị quyết về nội dung sau đây được thông qua nếu được số cổ đông đại diện từ 65% tổng số phiếu biểu quyết trở lên của tất cả cổ đông dự họp tán thành, trừ trường hợp quy định tại các khoản 3, 4 và 6 Điều này; tỷ lệ cụ thể do điều lệ công ty quy định: a) Loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại; b) Thay đổi ngành, nghề và lĩnh vực kinh doanh; c) Thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý công ty; d) Dự án đầu tư hoặc bán tài sản có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định tỷ lệ hoặc giá trị khác; đ) Tổ chức lại, giải thể công ty; e) Vấn đề khác do điều lệ công ty quy định.
2. Các nghị quyết được thông qua khi được số cổ đông sở hữu trên 50% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông dự họp tán thành, trừ trường hợp quy định tại các khoản 1, 3 , 4 và 6 Điều này; tỷ lệ cụ thể do điều lệ công ty quy định.
3. … (về bầu thành viên hội đồng quản trị và ban kiểm soát).
4. Trường hợp thông qua nghị quyết dưới hình thức lấy ý kiến bằng văn bản thì nghị quyết ĐHCĐ được thông qua nếu được số cổ đông sở hữu trên 50% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông có quyền biểu quyết tán thành; tỷ lệ cụ thể do điều lệ công ty quy định.
5. … (về việc thông báo nghị quyết).
6. Nghị quyết ĐHCĐ về nội dung làm thay đổi bất lợi quyền và nghĩa vụ của cổ đông sở hữu cổ phần ưu đãi chỉ được thông qua nếu được số cổ đông ưu đãi cùng loại dự họp sở hữu từ 75% tổng số cổ phần ưu đãi loại đó trở lên tán thành hoặc được các cổ đông ưu đãi cùng loại sở hữu từ 75% tổng số cổ phần ưu đãi loại đó trở lên tán thành trong trường hợp thông qua nghị quyết dưới hình thức lấy ý kiến bằng văn bản.
So với các quy định tại Luật cũ, Luật mới thay đổi tỷ lệ tán thành tối thiểu cần có để thông qua nghị quyết của ĐHCĐ, đưa về đúng tinh thần quá bán “trên 50% tổng số phiếu biểu quyết”, thay vì “ít nhất 51%”. Đồng thời, Luật mới bổ sung điều kiện tỷ lệ tán thành tối thiểu đối với các vấn đề liên quan đến cổ phần ưu đãi.
Thay đổi quyền của cổ đông
Theo Luật cũ, cổ đông phổ thông có quyền xem xét, tra cứu và trích lục các thông tin trong danh sách cổ đông có quyền biểu quyết. Luật mới quy định cụ thể thông tin mà cổ đông được xem xét, tra cứu là “tên và địa chỉ liên lạc”.
Luật mới giảm mức sở hữu tối thiểu từ 10% xuống 5% để cổ đông/nhóm cổ đông được hưởng các quyền đặc biệt hơn; bỏ yêu cầu về thời gian nắm giữ liên tục 6 tháng.
Đối với cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 5% tổng số cổ phần phổ thông trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo quy định tại điều lệ công ty, Luật mới quy định các quyền: xem xét, tra cứu, trích lục sổ biên bản và nghị quyết, quyết định của hội đồng quản trị, báo cáo tài chính giữa năm và hằng năm, báo cáo của ban kiểm soát, hợp đồng, giao dịch phải thông qua hội đồng quản trị và tài liệu khác, trừ tài liệu liên quan đến bí mật thương mại, bí mật kinh doanh của công ty…
So với quy định cũ, Luật mới giảm mức sở hữu tối thiểu từ 10% xuống 5% để cổ đông/nhóm cổ đông được hưởng các quyền đặc biệt hơn; bỏ yêu cầu về thời gian nắm giữ liên tục 6 tháng; bổ sung quyền xem xét, tra cứu, trích lục các hợp đồng giao dịch phải được hội đồng quản trị thông qua; bỏ quyền yêu cầu triệu tập họp khi nhiệm kỳ của hội đồng quản trị cũ đã quá 6 tháng mà chưa được bầu lại.
Ngoài ra, cổ đông/nhóm cổ đông sở hữu từ 5% trở lên có quyền yêu cầu hủy bỏ nghị quyết ĐHCĐ (thay vì sở hữu 10% trong thời gian 6 tháng liên tục như quy định cũ).
Bổ sung thẩm quyền của ĐHCĐ
Luật mới bổ sung 3 quyền của ĐHCĐ để phù hợp với các văn bản pháp luật có liên quan về quản trị công ty và tình hình thực tiễn.
Một là, quyết định ngân sách hoặc tổng mức thù lao, thưởng và lợi ích khác cho hội đồng quản trị, ban kiểm soát.
Hai là, phê duyệt quy chế quản trị nội bộ; quy chế hoạt động hội đồng quản trị, ban kiểm soát.
Ba là, phê duyệt danh sách công ty kiểm toán độc lập; quyết định công ty kiểm toán độc lập thực hiện kiểm tra hoạt động của công ty, bãi miễn kiểm toán viên độc lập khi xét thấy cần thiết.
Liên quan đến quyền quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 35% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty nếu điều lệ công ty không quy định một tỷ lệ hoặc một giá trị khác, Luật mới quy định, trường hợp giao dịch bán tài sản với cổ đông sở hữu từ 51% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên hoặc người có liên quan của cổ đông đó, thì tỷ lệ là 10%.
