Trong bối cảnh kinh tế khó khăn trên toàn cầu như hiện nay, có thể nhiều doanh nghiệp chỉ chú trọng đến những vấn đề lớn như duy trì sản xuất - kinh doanh, cắt giảm chi phí hay giữ chân người tài…, còn vấn đề quản trị tri thức thì để lại sau. Tuy nhiên, chưa chắc đó là một quyết định khôn ngoan nhất, bởi vì công tác quản trị tri thức có thể hỗ trợ ban lãnh đạo giải quyết những vấn đề nêu trên, thậm chí còn hơn thế nữa.
|
Chẳng hạn như khi công ty gặp phải nạn chảy máu chất xám, chuyên gia giỏi ra đi mang theo bao kinh nghiệm hay bí quyết nghề nghiệp…, công việc kinh doanh chung sẽ bị gián đoạn hay ít nhất cũng bị ảnh hưởng cho đến khi tìm được người tương xứng thay thế. Tuy nhiên, tình huống trên có thể tránh được nếu công ty thực hiện tốt công tác quản trị tri thức, đó là thu thập, lưu giữ, chia sẻ và sử dụng thông tin, kiến thức và bí quyết nghề nghiệp không chỉ ở cấp độ từng cá nhân mà ở cấp độ toàn doanh nghiệp. Để tri thức của mỗi cá nhân biến thành tài sản tri thức của doanh nghiệp, để mọi người có thể cùng khai thác, sử dụng cho sự phát triển chung, đòi hỏi phải có một cơ chế, quá trình kiến tạo, lưu giữ, chia sẻ, và phát triển trong mỗi doanh nghiệp.
Thử xem một ví dụ khác: ban lãnh đạo doanh nghiệp cần nhanh chóng đưa ra một quyết định kinh doanh quan trọng. Để đưa ra được một quyết định sáng suốt có cân nhắc thì bộ phận phát triển kinh doanh cần hỗ trợ ban giám đốc có được cái nhìn chiến lược về tính khả thi thương mại của dự án kinh doanh, những rủi ro đi kèm, tình hình đối thủ cạnh tranh, phân tích điểm mạnh điểm yếu (SWOT) và cuối cùng là nguồn lực tài chính cần thiết… Những thông tin đầy đủ và chính xác về ngành nghề kinh doanh cũng như về môi trường pháp lý cần thiết để đưa ra quyết định đó sẽ không là vấn đề lớn nếu trong doanh nghiệp có bộ phận phụ trách quản trị tri thức.
Để công tác quản trị tri thức phát huy hiệu quả, doanh nghiệp không chỉ đơn thuần tổ chức vài buổi tập huấn hay chuyển giao tri thức cho nhân viên. Điều cần nhớ là ngoài mục tiêu cuối cùng của quản trị tri thức là lợi nhuận, còn có mục đích khác nữa, đó là cung cấp cho nhân viên trong doanh nghiệp những nền tảng trí tuệ và quy trình thúc đẩy việc học tập và quảng bá những tri thức thực tiễn.
Có thể liệt kê ra một vài yếu tố góp phần vào sự thành công của công tác quản trị tri thức:
- Mối liên hệ giữa tri thức và hiệu quả kinh tế: quản trị tri thức tồn tại được bởi vì nó tạo điều kiện cho doanh nghiệp đạt được những mục tiêu kinh doanh đề ra. Nếu không, những nỗ lực tập hợp các thông lệ tốt nhất, các nguồn dữ liệu, thông tin và các bộ kỹ năng vào trong một hệ thống đồng bộ để tất cả nhân viên có thể truy cập sử dụng sẽ chẳng có ý nghĩa gì;
- Có các hệ thống và cơ sở hạ tầng phù hợp: quản lý quy trình kiến tạo tri thức, chuyển tải nguồn tri thức đến người sử dụng và để tất cả nhân viên trong doanh nghiệp có thể truy cập sử dụng, nghĩa là doanh nghiệp phải có các hệ thống trao đổi thông tin và lưu trữ dữ liệu;
- Có chuyên gia về quản trị tri thức: doanh nghiệp cần có chuyên gia về lĩnh vực này để có thể hỗ trợ hay trợ giúp tất cả mọi người - từ lãnh đạo cao nhất đến từng nhân viên.
Công tác quản trị tri thức được triển khai thực hiện ở Công ty Kiểm toán và Tư vấn Ernst&Young từ khá sớm. Năm 1993, Công ty thành lập Trung tâm Tri thức Kinh doanh (The Center for Business Knowledge) nhằm chính thức hóa các quy trình và thông lệ về quản trị tri thức ở Ernst&Young, cũng như tạo điều kiện cho việc kiến tạo và chia sẻ nguồn vốn trí tuệ trong công ty trên quy mô toàn cầu.
Cho đến nay, Ernst&Young đã mười lần đoạt Giải thưởng Global MAKE Winner (Global Most Admired Knowledge Enterprise Winner) dành cho doanh nghiệp triển khai thực hiện công tác quản trị tri thức tốt nhất trên thế giới.
Cơ sở hạ tầng cho quản trị tri thức của Ernst&Young là mạng KnowledgeWeb (KWeb), bao gồm hơn 2.400 cơ sở dữ liệu, địa chỉ web và 1,2 triệu các loại tài liệu lưu trữ. KWeb tạo điều kiện cho nhân viên trong Công ty truy cập vào các nguồn dữ liệu nội bộ và bên ngoài, như tri thức về các ngành nghề kinh doanh, về các công ty, các loại tin tức và thông tin toàn cầu, tất cả đều nhằm một mục đích là phục vụ khách hàng nhanh hơn và hiệu quả hơn.