Hoạt động của doanh nghiệp luôn tiềm ẩn các nhu cầu pháp lý cần được giải quyết
Kể từ lúc quyết định thành lập doanh nghiệp, đã có rất nhiều vấn đề pháp lý đặt ra như: cần chọn loại hình doanh nghiệp nào, chế độ trách nhiệm vô hạn hay hữu hạn, các giấy phép hay điều kiện đặt ra đối với ngành nghề kinh doanh, phải thuê hay mua địa điểm để đặt trụ sở kinh doanh…. Đây đều là những vấn đề lăn tăn của rất nhiều người có ý định khởi nghiệp.
Nếu chọn đúng mô hình theo định hướng kinh doanh ban đầu thì khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động, mọi vấn đề sẽ rất thuận lợi, trôi chảy. Nhưng nếu không có sự phân biệt rõ về chế độ trách nhiệm, cơ cấu quản lý trong mỗi doanh nghiệp, thì có thể dẫn đến sự nhầm lẫn của nhiều người chủ doanh nghiệp, phải đăng ký thay đổi lại loại hình cho phù hợp, gây ra sự tốn kém về thời gian và tài chính.
Sau đó, đến khi doanh nghiệp đã thành lập và đi vào hoạt động, nhiều nhà quản lý có phần chủ quan khi cho rằng thời điểm này chỉ cần có đối tác, có khách hàng và có lợi nhuận thu về đều đặn đã là thành công và có thể yên tâm. Tuy nhiên, nếu các hợp đồng được thiết lập sơ sài, cắt ghép từ nhiều nguồn khác nhau, khiến nội dung các điều khoản bị mâu thuẫn, chồng chéo, thì sẽ tạo ra rủi ro pháp lý rất nguy hiểm.
Đặc biệt là khi các quan hệ kinh doanh không còn được suôn sẻ, đối tác trở mặt, yêu cầu doanh nghiệp phải chịu phạt, bồi thường thiệt hại, hoặc không đồng ý gửi hàng vì cho rằng hợp đồng vô hiệu, không có giá trị ràng buộc các bên, thì khi đó nhiều chủ doanh nghiệp mới hoảng hốt, lay hoay tìm cách giải quyết.
Thực tiễn quá trình tư vấn pháp lý cho doanh nghiệp đã cho thấy không ít doanh nghiệp phải tìm kiếm giải pháp pháp lý từ những nhà tư vấn, luật sư chuyên ngành khi vướng phải các vụ kiện tụng, giải quyết tranh chấp từ khách hàng hoặc từ chính nhân viên công ty do thiếu hệ thống quản lý, kiểm soát pháp lý một cách chặt chẽ ngay từ đầu.
Những biện pháp pháp lý có thể vận dụng để tăng cường “sức khỏe” cho doanh nghiệp
Đầu tiên phải kể đến hệ thống hợp đồng mẫu.
Bất cứ doanh nghiệp nào kinh doanh cũng phải phát sinh việc giao kết, thực hiện hợp đồng với các đối tác. Trong đó, sẽ có những dạng hợp đồng, giao dịch phát sinh đều đặn liên tục vì liên quan đến lĩnh vực hoạt động kinh doanh chính của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc mỗi người trong phòng ban lại lập hợp đồng theo ý kiến chủ quan của họ là câu chuyện không hiếm, dẫn đến người quản lý rất khó kiểm soát khi mà hàng ngày có thể có hàng chục hợp đồng đợi trình ký, phê duyệt.
Thậm chí, những hợp đồng được lập một cách tùy ý, có thể dẫn đến nhiều rủi ro, thiếu đi các điều khoản quan trọng mà hợp đồng cần có như thỏa thuận về bên chịu thuế, về quy trình giao nhận hàng, kiểm định chất lượng hàng hóa, về cơ chế giải quyết tranh chấp, sự kiện bất khả kháng…. Hoặc do không có sự phân biệt rõ ràng giữa các dạng hợp đồng khác nhau, nên bản hợp đồng được lập lại không phù hợp với bản chất quan hệ giao dịch.
Trước tình huống này, hệ thống các hợp đồng mẫu được biên soạn và được rà soát bởi đội ngũ pháp lý được coi là giải pháp hữu hiệu mà nhiều nhà quản lý doanh nghiệp lựa chọn. Những hợp đồng mẫu được thiết lập bên cạnh các điều khoản pháp lý thông thường cần có, có thể bổ sung các quy định đặc trưng phù hợp với nhu cầu quản trị, kinh doanh của doanh nghiệp.
Chẳng hạn như đối với các doanh nghiệp gia công hàng may mặc để xuất khẩu cho các nhãn hàng lớn tại khu vực châu Mỹ, châu Âu, thì luôn đòi hỏi trong hợp đồng phải có những điều khoản về luật áp dụng, cơ quan giải quyết tranh chấp tại nước ngoài hay Việt Nam, những điều khoản đặc trưng cho lĩnh vực ngành nghề này theo yêu cầu của đối tác như các quy định, thỏa thuận về việc chống đưa và nhận hối lộ.
Ngoài hợp đồng mẫu, thì những quy trình, quy chế nội bộ trong công ty cũng là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp quan tâm.
Nếu không có quy trình, biểu mẫu thì việc áp dụng các quy định pháp luật, đưa ra các quyết định, ban hành các văn bản trong hoạt động thường ngày sẽ rất dễ dẫn đến sự khác biệt, không thống nhất.
Mỗi cá nhân có thể sẽ sử dụng những dạng văn bản khác nhau, có thể sẽ có cách giải quyết tình huống, ra quyết định khác nhau. Chưa kể khi nhân sự am hiểu hoạt động, lĩnh vực cụ thể đã nghỉ việc, thì nhân sự mới tuyển dụng vào vị trí này gần như phải học hỏi, tích lũy kinh nghiệm lại từ đầu, tốn rất nhiều thời gian để đào tạo lại.
Những vấn đề này sẽ được giải quyết phần nào nếu doanh nghiệp có hệ thống mẫu biểu, quy trình chuẩn chỉnh.
Chẳng hạn như quy trình, mẫu biểu cho việc tuyển dụng lao động, xử lý kỷ luật lao động, quy chế hoạt động của hội đồng quản trị, quy chế tài chính doanh nghiệp…. Đây đều là những văn bản rất cần thiết trong việc vận hành doanh nghiệp, là công cụ quan trọng để định hướng cho hoạt động của các nhân sự, phòng ban liên quan. Khi đã có hệ thống mẫu biểu, quy trình thống nhất, thì việc biến động, thay đổi nhân sự lúc này sẽ không có nhiều tác động đến hoạt động hàng ngày của bộ phận, phòng ban đó như trước đây.
Giải quyết sự vụ bất thường xảy ra.
Nhà thầu đột ngột dừng thi công và thu dọn hết máy móc thiết bị rời khỏi công trình, nhân viên cũ khởi kiện công ty sa thải trái pháp luật, đối tác ký hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất cho công ty nay lại trở mặt, muốn chuyển nhượng cho công ty khác với giá cao hơn…. Đây chỉ là một số tình huống trong vô vàn tình huống có thể phát sinh trong hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp.
Để đưa ra giải pháp cho doanh nghiệp trong những trường hợp này thì không thể thiếu góc nhìn từ các quy định pháp luật đối với vụ việc, phân tích về các sự kiện pháp lý, hành động pháp lý mà doanh nghiệp cần thực hiện trong những tình huống này, thậm chí là khả năng thu thập chứng cứ để khởi kiện, giải quyết tranh chấp bằng con đường tố tụng khi cần thiết.
Nhìn chung, có thể khẳng định rằng nhu của các doanh nghiệp đối với việc sử dụng các công cụ pháp lý là luôn hiện hữu. Tuy nhiên, đặc thù mỗi doanh nghiệp là khác nhau và nguồn lực tài chính cũng khác nhau, nên cách thức sử dụng dịch vụ pháp lý của mỗi doanh nghiệp hiện nay cũng rất đa dạng.
Có những doanh nghiệp chi trả một khoản tiền định kỳ hàng tháng để thuê các văn phòng luật, công ty luật cung cấp dịch vụ tư vấn thường xuyên, dịch vụ luật sư nội bộ. Có những doanh nghiệp sẽ tuyển dụng chuyên viên pháp lý hoặc luật sư, được tổ chức thành một phòng, ban, bộ phận chuyên biệt trong công ty.
Dù với cách thức nào, sử dụng dịch vụ pháp lý hay tuyển dụng chuyên viên pháp lý, thì đều cho thấy đang ngày càng có doanh nghiệp quan tâm đến các vấn đề pháp lý, tìm kiếm công cụ, giải pháp để kiểm soát và giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động kinh doanh.
Đặc biệt đối với doanh nghiệp chú trọng đến sự phát triển lâu dài, định hướng mở rộng quy mô công ty, vươn đến tầm quốc tế, thì chắc chắn pháp lý là một trong những vấn đề then chốt không thể bỏ qua.
