Bà Nguyễn Lâm Hoàng Ái, Giám đốc cấp cao Công ty Jia Hsin (đơn vị đoạt giải báo cáo PTBV của Puma), đồng thời là thành viên Hội đồng bình chọn báo cáo PTBV năm 2014, chia sẻ kinh nghiệm thực hiện báo cáo PTBV theo tiêu chuẩn GRI và rút ra những điểm trọng tâm mà các doanh nghiệp có thể tham khảo để thực hiện tốt báo cáo PTBV.
Cụ thể, doanh nghiệp nên xem việc thực hiện báo cáo PTBV như một dự án và người quản lý dự án nhất thiết nên có sự tham gia của người điều hành cấp cao, chẳng hạn thành viên HĐQT hoặc Ban điều hành. Điều này giúp doanh nghiệp có thể quản lý xuyên suốt và can thiệp kịp thời vào hệ thống nội bộ khi cần thiết để có thông tin làm báo cáo hoàn chỉnh. Nếu chỉ đơn thuần thực hiện báo cáo và gửi cho các đơn vị có liên quan, thì chỉ sau 2 - 3 năm, doanh nghiệp sẽ không còn động lực, nguồn lực để tiếp tục làm báo cáo do không thấy được những lợi ích của việc làm này.
Thứ hai, không nên chỉ định việc viết báo cáo PTBV cho 1 hoặc 2 người, bởi ngoài công việc viết báo cáo họ còn có các công việc khác phải làm, trong khi bản thân người viết báo cáo có thể không sát thực do thiếu sự hợp tác/liên kết giữa các phòng ban dẫn đến thiếu thông tin. Vì thế, doanh nghiệp nên thành lập nhóm làm báo cáo với nhiệm vụ là liên kết các phòng ban, điều phối thu thập dữ liệu, điều phối viết báo cáo và báo cáo phải do chính các phòng ban có liên quan thực hiện nội dung. Nhóm làm báo cáo này được duy trì qua các năm, bởi họ hiểu rõ điểm yếu, điểm mạnh từ đó có động lực cải thiện và đưa ra kế hoạch cải tiến chi tiết.
Thứ ba, việc lên kế hoạch viết báo cáo PTBV ngay từ đầu là điều cần thiết. Trong kế hoạch cần đề rõ thời hạn lấy dữ liệu, thời hạn xử lý dữ liệu, phân chia rõ ràng từng hạng mục…, tránh tình trạng trễ hạn hoặc đến hạn thì thực hiện báo cáo sơ sài.
Liên quan đến nội dung tham vấn các bên liên quan, điểm mấu chốt là cách vận dụng ý kiến để cải thiện hệ thống doanh nghiệp. Chẳng hạn, khi khách hàng phản hồi về sản phẩm của công ty thì công ty cần có người đứng ra chịu trách nhiệm xử lý vấn đề này. Trong trường hợp, doanh nghiệp chỉ ghi nhận ý kiến, thì mới đáp ứng được yêu cầu trong báo cáo, mà hoàn toàn không có tác dụng tới hiệu quả kinh doanh của công ty sau này. Ngoài ra, khi báo cáo đã phát hành, công ty cũng phải ghi nhận ý kiến phản hồi để biết báo cáo thực hiện có tốt, có đủ hay không.
Chi tiết hơn, ông Nguyễn Viết Thịnh, Hội viên Hiệp hội Kế toán Công chứng Anh quốc (ACCA), Giám đốc Dịch vụ tư vấn doanh nghiệp, PwC Việt Nam, Trưởng nhóm chấm giải báo cáo PTBV năm 2013 - 2014 cho biết, trong các nội dung báo cáo, doanh nghiệp phải nhận diện được các bên liên quan và đánh giá mức độ quan trọng của các bên liên quan với công ty. Bởi sẽ có tình huống xung đột lợi ích giữa các bên liên quan với nhau, sẽ phải ưu tiên vấn đề quan trọng hơn với công ty. Báo cáo cũng phải thể hiện rõ cơ chế thông tin liên lạc với các bên liên quan là như thế nào, đồng thời quy trình tương tác với các bên liên quan, bắt đầu từ việc xác định vấn đề nào cần báo cáo theo nội dung thông tin chỉ số cần báo cáo. Đây là một trong hai yếu tố quan trọng nhất, là xương sống của một báo cáo PTBV.
Về việc chọn các chỉ số để báo cáo, doanh nghiêp nên thiết lập các tiêu chí và lựa chọn, không nên chọn ngẫu nhiên dựa trên những số liệu công ty có sẵn, vì cách làm này sẽ bỏ qua những chỉ số quan trọng. Trong trường hợp doanh nghiệp chưa có số liệu thì có thể ghi chép lại và đặt mục tiêu trong khoảng thời gian nào đó sẽ báo cáo chỉ số này. Từ đó giúp doanh nghiệp bắt đầu có hệ thống theo dõi các dữ liệu liên quan đến chỉ số mà trước đây doanh nghiệp đã bỏ qua. Việc thu thập dữ liệu giúp doanh nghiệp nhìn ra những “thành tích” chưa tốt, từ đó tìm cách cải thiện và dựa vào sự so sánh các con số hàng năm để nhìn ra sự tiến bộ của doanh nghiệp.
