Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí…
Giảm chi phí, thủ tục, nhân sự
Xu thế chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trong toàn xã hội, đặc biệt là khu vực doanh nghiệp. Trong bối cảnh đó, hóa đơn điện tử không chỉ là công cụ tuân thủ pháp luật thuế, mà còn là thành phần quan trọng trong hệ thống quản trị của doanh nghiệp.
Việc triển khai hóa đơn điện tử giúp tiết kiệm chi phí, tăng tính thuận tiện và minh bạch trong giao dịch, rút ngắn quy trình kế toán - tài chính, đồng thời mở ra khả năng kết nối dữ liệu với các hệ thống quản trị nội bộ, quản lý khách hàng…
Bà Lê Thị Yến, Giám đốc Công ty Tư vấn Thuế Hà Nội cho biết, bản chất của chuyển đổi số là chuẩn hóa dữ liệu và quy trình làm việc nhằm giúp các giao dịch trở nên thuận lợi hơn. Hóa đơn điện tử chính là dữ liệu số: từ số seri, mã hóa đơn, ngày tháng, thông tin người mua - người bán đến đơn giá, thành tiền đều được mã hóa điện tử.
Nói về lợi ích của hóa đơn điện tử, bà Yến cho biết, khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp đã sở hữu sẵn dữ liệu số có thể tích hợp trực tiếp với phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng, giúp giảm thời gian nhập liệu, rút ngắn quy trình tổng hợp, tra cứu báo cáo nhanh chóng. Đây là nền tảng quan trọng của chuyển đổi số ở cả cấp doanh nghiệp và cấp quốc gia. Cơ quan thuế và các đơn vị quản lý cũng dễ dàng đối soát, truy xuất nguồn gốc hơn. Nhờ đó, doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí, cắt giảm thủ tục, đồng thời mở rộng khả năng liên thông dữ liệu với các hệ thống khác.
Đối với hộ kinh doanh, áp dụng hóa đơn điện tử giúp chuyển từ cách làm thủ công sang quản trị số, tiến dần tới mô hình doanh nghiệp số, giảm đáng kể lượng giấy tờ.
Hóa đơn điện tử không chỉ là công cụ tuân thủ thuế, mà là nền tảng của chuyển đổi số và là bước đi bắt buộc để chuẩn hóa quản trị doanh nghiệp.
Mỗi doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn từ 5 - 10 năm. Nếu lưu trữ thủ công sẽ tốn nhiều công sức. Khi chuyển sang hóa đơn điện tử, toàn bộ công việc lưu trữ, nhập liệu và trao đổi chứng từ trở nên đơn giản hơn.
“Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm thời gian, chi phí, tự động hóa quy trình bán hàng - giao hàng - kiểm soát; các bước trở nên liền mạch hơn, đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh. Hóa đơn điện tử còn thúc đẩy quản trị liên thông và minh bạch dữ liệu để cơ quan thuế truy xuất dễ dàng”, bà Yến nhấn mạnh.
Ở góc độ vận hành, doanh nghiệp cũng có lợi thế hơn trong việc kết nối dữ liệu liên thông giữa các phần mềm để phân tích tình hình kinh doanh, nhân sự, thị trường và dự báo hoạt động.
Hóa đơn điện tử đặc biệt phát huy hiệu quả với các doanh nghiệp có khối lượng giao dịch lớn như siêu thị, nhà hàng… Nếu trước đây phải bố trí nhân sự nhập liệu, tổng hợp và xuất hóa đơn, thì nay chỉ cần kết nối hóa đơn điện tử với máy tính tiền: nhân viên bán hàng lập hóa đơn ngay tại quầy, hệ thống tự động đồng bộ sang kế toán để kiểm soát và kê khai báo cáo.
Thúc đẩy chuẩn hóa hệ thống dữ liệu
Chính sách bắt buộc hộ kinh doanh lập hóa đơn điện tử là bước tiến lớn trong chuyển đổi số quốc gia. Khi tất cả đều có hóa đơn, chuỗi giao dịch giữa doanh nghiệp và hộ kinh doanh trở nên khép kín, minh bạch (trước đây, mua hàng từ hộ kinh doanh không có hóa đơn khiến doanh nghiệp không đủ căn cứ chứng minh chi phí).
“Lợi ích của hóa đơn điện tử là hoàn thiện vòng tuần hoàn chi phí - kiểm soát nguồn gốc dữ liệu”, bà Yến nhấn mạnh.
Tuy nhiên, doanh nghiệp mới triển khai thường gặp vướng mắc khi nhập liệu, ký xuất hóa đơn hoặc xử lý sai sót. Ngoài ra, khó khăn lớn nằm ở việc thiếu một hệ thống quy trình đồng bộ.
Theo bà Yến, doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử nhưng chưa kết nối với phần mềm kế toán hay bán hàng, dẫn đến dữ liệu không khớp nhau. Danh mục hàng hóa trên từng hệ thống có thể khác nhau, gây sai lệch dữ liệu.
“Chúng tôi tư vấn doanh nghiệp phải đồng bộ dữ liệu giữa các phần mềm để tạo một hệ thống liên thông. Nhân viên bán hàng chỉ cần xuất hóa đơn, kế toán ghi nhận ngay vào sổ sách. Muốn làm được phải bắt đầu từ tư duy về hệ thống”, bà Yến chia sẻ.
Thiết kế dữ liệu chuẩn hóa ngay từ đầu giúp doanh nghiệp dễ dàng lập báo cáo. Nếu không làm, sau này sẽ bị đứt quãng và khó kiểm soát. Nhiều doanh nghiệp không nhận ra tầm quan trọng của khâu này do lo ngại chi phí hoặc thiếu nhân sự chuyên trách, nhưng sau 1-5 năm vận hành mới thấy cần chuẩn hóa toàn bộ quy trình để liên thông dữ liệu giữa các phòng ban.
Triển khai hiệu quả phải có tư duy hệ thống
Hóa đơn điện tử là bước khởi đầu của số hóa dữ liệu. Việc lập hóa đơn vốn đơn giản, nhưng để triển khai đồng bộ, tránh phải “làm lại từ đầu”, doanh nghiệp cần tư duy dài hạn: thiết lập danh mục chuẩn, bởi danh mục là tiền đề của hệ thống báo cáo, đồng thời xác định phần mềm tích hợp để sau này không phải cải tổ.
“Để triển khai hóa đơn điện tử hiệu quả, doanh nghiệp cần có tư duy về hệ thống, chuẩn hóa quy trình, chuẩn hóa dữ liệu, đào tạo nhân sự, tổng hợp báo cáo”, bà Yến khuyến nghị.
Về bảo mật, bà Yến cho rằng, dữ liệu hóa đơn điện tử an toàn hơn so với hóa đơn giấy. Doanh nghiệp có thể mã hóa, phân quyền truy cập, lựa chọn nhà cung cấp uy tín hoặc thuê đơn vị thứ ba đảm nhận lưu trữ bảo mật.
“Ở bất kỳ giai đoạn nào của chuyển đổi số, bảo mật đều quan trọng. Hóa đơn điện tử sau khi phát hành sẽ được đẩy lên hệ thống cơ quan thuế với hai lớp bảo mật. Nhưng cốt lõi vẫn là quản trị con người và quy định bảo mật trong nội bộ”, bà Yến lưu ý.
Tại nhiều quốc gia phát triển, hóa đơn giấy đã bị loại bỏ hoàn toàn. Khi áp dụng hóa đơn điện tử hiệu quả, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn nắm bắt thông tin kịp thời hơn, ra quyết định nhanh hơn. Đầu tư vào đào tạo nhân sự và chuẩn hóa quy trình sẽ giúp doanh nghiệp tăng tốc trên lộ trình chuyển đổi số.
