DN Việt Nam trong bối cảnh thị trường cạnh tranh
Trước thực trạng đó, Chính phủ, Ngân hàng Nhà nước đã có sự điều chỉnh kịp thời như thực hiện chính sách tiền tệ thắt chặt, cắt giảm chi tiêu, kiểm soát thâm hụt cán cân thương mại… và các chính sách này đã bắt đầu phát huy tác dụng tích cực. Mặc dù vậy, thời gian tới, Chính phủ sẽ phải đối mặt với rất nhiều khó khăn để giải bài toán kiềm chế lạm phát, nhưng vẫn đảm bảo được mục tiêu tăng trưởng 7% trong năm nay. Có thể thấy rằng, một mình Chính phủ chỉ đạo, điều hành thì không đủ, hạt nhân cơ bản của nền kinh tế vẫn là các DN. Trên thực tế, chúng ta đã thấy xuất hiện "một vài điểm sáng" trong các tập đoàn, tổng công ty nhà nước trong việc thực hiện chỉ đạo của Chính phủ về việc cắt giảm chi tiêu công, giãn tiến độ dự án đầu tư, tập trung vào ngành kinh doanh chính... Tuy nhiên, đây chỉ là các giải pháp tình thế, mang tính "chữa cháy" và là hệ quả tất yếu của việc đầu tư tràn lan, dàn trải và lãng phí của một số tập đoàn, tổng công ty trong năm 2007 và trước đó. Các giải pháp mang tính chiến lược và lâu dài, trong đó có giải pháp cơ bản là nâng cao hệ thống quản trị và kiểm soát của DN vẫn chưa được quan tâm đúng mức. Bối cảnh thị trường hiện nay chính là cơ hội để DN rà soát lại toàn bộ hệ thống quản trị và kiểm soát, tái cấu trúc DN để tối đa hoá nguồn lực, nâng cao năng suất, cắt giảm chi phí không cần thiết, qua đó có thể tồn tại và phát triển. Có như vậy, chúng ta mới có thể cạnh tranh một cách sòng phẳng với DN nước ngoài cả trên "sân nhà" và "sân khách".
DN Việt Nam có hệ thống quản lý, nhưng quản lý ít tính hệ thống
Thực tế, đây không phải là vấn đề mới đối với các quốc gia đang phát triển như nước ta hiện nay. Các DN Thái Lan, Malaysia, Indonesia... cách đây khoảng 15 năm cũng như vậy. Tuy nhiên, sau cuộc khủng hoảng tài chính 1997, họ đã tập trung nâng cao, đổi mới hệ thống quản trị và kiểm soát để có thể thích nghi và tồn tại trong thời kỳ khủng hoảng và tiếp tục phát triển. Nói như vậy không có nghĩa là chúng ta hài lòng với những gì mình đang có.
Tính không hệ thống của DN Việt Nam thường thể hiện ở một số điểm sau:
Thứ nhất, không xác định được tầm nhìn (vision), mục tiêu (mission) và chiến lược kinh doanh trong dài hạn, do đó không tận dụng được nguồn lực sẵn có, đặc biệt là nguồn lực con người. Thực tế cho thấy, trong hầu hết DN Việt Nam, các nhân viên thường không biết mục tiêu của công ty và mục tiêu của cá nhân là gì? Do đó, dẫn đến kiểu làm việc "chỉ đâu đánh đấy", rất chi thụ động.
Thứ hai, vấn đề dự báo của DN vẫn còn yếu. Như chúng ta đều biết, dự báo là bước đầu tiên và là bước rất quan trọng trong hệ thống quản lý và kiểm soát của DN, gồm 5 bước: dự báo (forecast) - lập kế hoạch (plan) - phân công (assign) - theo dõi (follow up) - báo cáo (report). Dự báo gồm dự báo về thị trường, dự báo hoạt động của đối thủ cạnh tranh, dự báo về dòng tiền... Tuy nhiên, bước này DN Việt Nam thường ít chú trọng. Điều này bắt nguồn từ việc thiếu chiến lược kinh doanh trong dài hạn. Do vậy, việc dự báo thường mang tính tự phát, không hệ thống.
Thứ ba, việc phân bổ nguồn lực của DN, đặc biệt là nguồn lực con nguời chưa hợp lý dẫn đến năng suất lao động thấp, chi phí cao. Năng suất lao động được hình thành từ 2 nguồn: năng suất do khả năng của người lao động và năng suất do quy trình hệ thống. Trên thực tế, năng suất lao động từ cả 2 nguồn này trong hầu hết DN Việt Nam đều thấp, bởi rất ít DN xây dựng được bảng mô tả công việc chi tiết, bao gồm vai trò và nhiệm vụ cho từng nhân viên, chỉ số KPI (key perfomance indicator - chỉ tiêu thực hiện chính), quy trình làm việc chi tiết cũng như các công cụ đánh giá và kiểm soát. Đây là đặc điểm nổi bật phản ánh tính thiếu hệ thống của hầu hết DN Việt Nam.
Cuối cùng, nhiều DN chưa chú trọng vào việc xây dựng môi trường làm việc mang tính chuyên nghiệp. Đó là việc truyền đạt thông tin giữa các phòng ban, tinh thần làm việc nhóm, văn hoá DN, việc ứng dụng các phương tiện công nghệ thông tin trong quản lý và kiểm soát. Thực tế ở hầu hết DN Việt Nam vẫn tồn tại kiểu "việc của ai, người đó làm", do đó không có sự cởi mở trao đổi thông tin vì mục tiêu chung của công ty.
Một số đề xuất nâng cao hệ thống quản trị và kiểm soát của DN Việt Nam
Có thể nói, thời điểm này chính là cơ hội để DN thay đổi, tái cấu trúc, đặc biệt là nâng cao hệ thống quản trị và kiểm soát nhằm có thể tồn tại và phát triển. Dưới đây là một số đề xuất nhằm nâng cao hệ thống quản trị và kiểm soát cho DN Việt Nam:
-
Xây dựng tầm nhìn và mục tiêu cụ thể dựa vào đặc thù kinh doanh của từng DN cũng như xây dựng chiến lược kinh doanh trong dài hạn và ngắn hạn. Trên cơ sơ đó, phân bổ mục tiêu, chiến lược xuống từng phòng ban, cá nhân và truyền đạt thông tin cho từng nhân viên thấu hiểu để cùng DN phấn đấu vì mục tiêu chung. Trong thời đại toàn cầu hoá, mục tiêu của DN chỉ có thể đạt được khi mục tiêu của cá nhân cũng được thoả mãn. Vì vậy, việc xây dựng mục tiêu của DN phải đảm bảo hài hoà với mục tiêu của cá nhân.
-
Dựa trên mục tiêu và chiến lược kinh doanh của DN để xây dựng cơ sở dự báo trong ngắn hạn và dài hạn. Điều này đòi hỏi DN phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận lãnh đạo và bộ phận thừa hành. DN có thể sử dụng giải pháp thuê ngoài (oursource) để giải quyết vấn đề này bằng cách thuê công ty tư vấn, mua số liệu của công ty chuyên nghiên cứu thị trường.
-
Cải tiến năng suất, giảm lãng phí: sử dụng hệ thống thống kê để xây dựng thời gian làm việc tiêu chuẩn, qua đó phân bổ nguồn lực lao động hợp lý, tránh lãng phí về thời gian, lao động, đồng thời nâng cao năng suất, tiết kiệm chi phí. Xây dựng mục tiêu và chỉ số KPI cho từng nhân viên; theo dõi, đánh giá, giúp đỡ nhân viên hoàn thành mục tiêu; cung cấp các khoá học, trang bị kỹ năng cần thiết cho nhân viên. Áp dụng hệ thống quản lý và kiểm soát hiện đại vào DN thông qua hệ thống báo cáo hàng ngày, hàng tuần, hệ thống đánh giá, hệ thống truyền đạt thông tin giữa các phòng ban, hệ thống quản lý thời gian, hệ thống giám sát...
-
Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, bắt đầu từ việc xây dựng văn hoá DN để tạo lòng trung thành của nhân viên và khích lệ tinh thần làm việc của họ. Xây dựng tinh thần làm việc nhóm dựa trên cơ sở trao đổi truyền đạt thông tin cởi mở giữa các phòng ban, nhóm, cá nhân, từ đó thúc đẩy sự cạnh tranh lành mạnh giữa các nhóm, cá nhân để đạt mục tiêu chung của DN. Xây dựng cơ chế thưởng phạt minh bạch, rõ ràng cũng như cơ chế làm việc dựa vào hiệu quả công việc và kết quả đạt được với các tiêu chí cụ thể. Áp dụng công nghệ thông tin trong quản trị và kiểm soát như họp trực tuyến, email.