Một ví dụ “ấn tượng” trong trường hợp này là câu chuyện của CTCP Tập đoàn Trung Nguyên, khi Công ty đã mất tới hơn 52 tỷ đồng tiền hàng do việc quản lý chi nhánh lỏng lẻo.
Công ty Trung Nguyên có trụ sở chính đặt tại TP. Hồ Chí Minh, Chi nhánh Hà Nội được thành lập từ tháng 6/2006. Ngay sau khi thành lập, Công ty đã tuyển dụng và bổ nhiệm Vũ Huy Phong (SN 1970) vào chức vụ Giám đốc Chi nhánh Hà Nội.
Trong 6 năm Vũ Huy Phong giữ cương vị Giám đốc Chi nhánh Hà Nội (2006 – 2012), tại Chi nhánh đã xảy ra việc bán hàng nghìn thùng cà phê nhưng tiền bán hàng không nhập quỹ và Công ty Trung Nguyên vẫn “yên tâm” rằng hàng tồn trong kho. Đến năm 2012, khi tiến hành kiểm kê kho thực tế Công ty mới phát hiện sự thiếu hụt này. Khi đó, khoản thiệt hại đã lên đến gần 52 tỷ đồng.
Nhìn lại sự việc, cơ sở để Vũ Huy Phong có thể bán hàng hóa mà Công ty không hay biết, một phần do cơ chế bán hàng, sự cấu kết giữa các nhân viên và do sự quản lý lơi lỏng của Công ty. Trung Nguyên bán hàng qua 2 kênh: các nhà phân phối và các siêu thị.
Với các nhà phân phối, Trung Nguyên yêu cầu phải trả tiền trước rồi xuất hàng sau. Với với các siêu thị, các cửa hàng có sức tiêu thụ lớn, Trung Nguyên cho phép lấy hàng trước và trả chậm trong vòng 45 - 60 ngày. Tại chi nhánh Hà Nội, cả hai kênh bán hàng này của Trung Nguyên đều xảy ra “vấn đề”.
Đối với việc bán hành qua các nhà phân phối, Vũ Huy Phong đã nhiều lần “lệnh” cho thủ kho xuất hàng cho nhà phân phối Hoàng Cúc và khất nợ phiếu xuất hàng. Cơ quan điều tra đã xác minh được 51 lệnh xuất hàng như vậy qua tin nhắn điện thoại di động và kéo dài nhiều năm. Nguyên nhân dẫn đến việc cựu giám đốc chi nhánh bán hàng mà không nộp trả tiền về công ty là để trả nợ.
Vũ Huy Phong nợ bà Cúc, người đại diện của nhà phân phối Hoàng Cúc 14 tỷ đồng và đã trả nợ bằng cà phê của Công ty. Ngoài ra, bị cáo Phong còn bán hàng cho Hoàng Cúc và thu tiền đút túi cá nhân mà không nhập quỹ.
Để tránh bị phát hiện việc thất thoát hàng hóa, Vũ Huy Phong đã thống nhất với thủ kho không kiểm kê thực tế kho mà lấy lý do nhiều hàng không kiểm kê được và lấy số liệu từ bộ phận kế toán để làm báo cáo gửi về Công ty. Tổng số tiền hàng mà Vũ Huy Phong đã bán cho bà Cúc là hơn 25,6 tỷ đồng.
Kênh bán hàng qua siêu thị cũng xảy ra vấn đề. Nguyễn Hồng Phong, Trưởng phòng bán hàng kênh siêu thị của Chi nhánh Hà Nội đã nghĩ ra cách “mượn” hàng tỷ đồng tiền hàng của Công ty. Đầu tiên, Nguyễn Hồng Phong nhận lời bán hàng cho cá nhân Vũ Thị Hường. Sau đó, Nguyễn Hồng Phong rà soát danh sách các siêu thị đang nhập hàng từ Trung Nguyên.
Thấy khách nào sắp hết hàng, Nguyễn Hồng Phong bảo các siêu thị này gửi đơn đặt hàng đến Chi nhánh. Khi đã có hóa đơn và phiếu xuất kho, Nguyễn Hồng Phong đã gọi Vũ Thị Hường đánh xe đến lấy hàng. Tiền mua hàng, Hường đã trả đủ cho Phong nhưng Phong không trả về công ty mà chiếm đoạt cá nhân. Chỉ khi Trung Nguyên đối chiếu công nợ với các đối tác thì mới phát hiện ra. Tổng số tiền Nguyễn Hồng Phong đã chiếm đoạt là 7 tỷ đồng.
Như vậy, số hàng thất thoát mà qua điều tra xác định làm rõ được mới chỉ là hơn 32 tỷ đồng, còn khoảng 20 tỷ đồng còn lại, không thể xác định được thất thoát từ khâu nào trong quá trình kinh doanh của Cà phê Trung Nguyên Chi nhánh Hà Nội.
Một kế toán giàu kinh nghiệm cho biết đối với những công ty có chi nhánh ở tỉnh ngoài, thường phải kiểm kê thực tế hàng tháng chứ không thể để tình trạng báo cáo chỉ qua sổ sách, chứng từ kế toán. Chưa kể, công ty luôn phải có nhân sự quản lý cấp cao đi kiểm tra, nắm tình hình thực tế tại chi nhánh hàng tháng, hoặc vài tháng một lần.
Luật sư Vũ Ngọc Chi (Đoàn luật sư Hà Nội) cho rằng, để xảy ra thất thoát hàng hóa với số lượng rất lớn thì chắc chắn công tác quản lý, kiểm tra, giám sát đối với chi nhánh của doanh nghiệp có vấn đề, cần xem xét lại công tác kiểm kê, quản lý kho, công tác kế toán, chứng từ. Ngoài vấn đề quản lý, doanh nghiệp cũng cần rút kinh nghiệm đối với công tác nhân sự.
“Doanh nghiệp nào cũng mong muốn mở rộng hoạt động kinh doanh, phát triển thương hiệu trên khắp đất nước và cả nước ngoài. Nhưng đi kèm với đó là nhiều thách thức trong quản lý và đặc biệt là công tác nhân sự. Tuyển chọn được nhân sự có năng lực rồi nhưng vẫn phải lo hai rủi ro, một là bị đối tác “câu” mất, hai là lo về vấn đề đạo đức nghề nghiệp. Nhất là chuyện bán hàng mà không thu được tiền, bị nhân viên “cuỗm” mất rất phổ biến. Nếu không làm tốt thì không thấy phát triển đâu, chỉ thấy mất mát tài sản”, luật sư Vũ Ngọc Chi nhận xét.
