Doanh nghiệp phải bảo đảm thống nhất giữa dòng tiền thực tế và số liệu kê khai thuế để tránh rủi ro
Quản lý thuế qua dòng tiền được hiểu thế nào?
Theo luật sư Dương Văn Thực, Giám đốc Công ty Luật TNHH TLK, người có kinh nghiệm trong việc tư vấn các vụ việc liên quan đến lĩnh vực kế toán - thuế, tài chính - ngân hàng, về mặt pháp lý, quản lý thuế qua dòng tiền không phải là một thuật ngữ được định nghĩa riêng biệt trong một điều luật, mà là một phương thức quản lý thuế hiện đại dựa trên dữ liệu số và dòng tiền làm trọng tâm. Phương thức này khai thác dữ liệu từ hệ thống ngân hàng, trung gian thanh toán, ví điện tử và các nền tảng công nghệ khác để đối chiếu, xác định nghĩa vụ thuế.
Ông Thực cho biết, so với phương thức quản lý thuế truyền thống, mô hình quản lý thuế qua dòng tiền cho thấy nhiều thay đổi đáng chú ý. Nếu trước đây cơ quan thuế chủ yếu dựa vào tờ khai thuế, sổ sách kế toán và hóa đơn giấy do người nộp thuế cung cấp, thì nay dữ liệu quản lý được mở rộng sang giao dịch ngân hàng, hóa đơn điện tử và các nguồn dữ liệu số. Điều này giúp cơ quan quản lý có thêm căn cứ khách quan để xác định nghĩa vụ thuế.
Về cách thức vận hành, phương thức truyền thống mang tính thụ động hơn khi phụ thuộc vào việc kê khai của người nộp thuế. Trong khi đó, quản lý qua dòng tiền cho phép cơ quan thuế chủ động thu thập, đối chiếu và phân tích thông tin để nhận diện rủi ro sớm hơn.
Ở khía cạnh chống gian lận, mô hình cũ thường trông chờ vào thanh tra, kiểm tra định kỳ, nên khả năng phát hiện sai phạm có độ trễ nhất định. Ngược lại, việc ứng dụng công nghệ và phân tích dữ liệu tự động giúp phát hiện bất thường nhanh hơn, từ đó nâng cao hiệu quả giám sát.
Với nền kinh tế số, phương thức quản lý truyền thống bộc lộ nhiều hạn chế do khó theo dõi giao dịch thương mại điện tử, hoặc giao dịch xuyên biên giới. Trong khi đó, quản lý thuế qua dòng tiền phù hợp hơn nhờ khả năng kết nối trực tiếp với ngân hàng, sàn thương mại điện tử và các nền tảng thanh toán.
Một hạn chế khác của phương thức quản lý thuế truyền thống là nguy cơ bỏ sót nguồn thu. Khi chỉ dựa vào kê khai, rủi ro sẽ cao hơn nếu doanh nghiệp không trung thực hoặc kê khai thiếu. Với mô hình quản lý qua dòng tiền, số liệu được đối chiếu độc lập từ giao dịch thực tế, nên khả năng bỏ sót doanh thu được giảm đáng kể.
“Phương thức quản lý qua dòng tiền chủ động sử dụng dữ liệu giao dịch điện tử từ bên thứ ba (bao gồm ngân hàng và tổ chức tín dụng) để có thông tin khách quan hơn, kiểm soát mang tính chủ động hơn, từ đó đánh giá rủi ro và xác định nghĩa vụ thuế chính xác hơn. Đây là phương thức đem lại hiệu quả cao hơn rõ rệt, tiện lợi và phù hợp với quá trình chuyển đổi số tại nước ta”, ông Thực chia sẻ.
Xu hướng tất yếu trong quản lý thuế hiện đại
Doanh nghiệp cần thường xuyên rà soát doanh thu phát sinh qua tài khoản ngân hàng, ví điện tử, sàn thương mại điện tử… để đối chiếu với hóa đơn, sổ sách kế toán và tờ khai thuế.
Sự phát triển mạnh của thanh toán không dùng tiền mặt và các nền tảng số đang khiến mỗi giao dịch tài chính để lại “dấu vết” rõ ràng hơn bao giờ hết. Trong bối cảnh đó, quản lý thuế dựa trên dòng tiền được xem là hướng đi tất yếu, giúp cơ quan thuế nâng cao hiệu quả giám sát, hạn chế thất thu và thích ứng với nền kinh tế số.
Theo ông Đặng Ngọc Minh, Phó Cục trưởng Cục Thuế, Bộ Tài chính, việc nghiên cứu quản lý thuế qua dòng tiền là nội dung quan trọng trong tiến trình cải cách quản lý thuế, phù hợp với yêu cầu hiện đại hóa ngành thuế và sự vận động nhanh của nền kinh tế số.
Ông Minh cho rằng, sự bùng nổ của công nghệ số, thương mại điện tử, kinh tế nền tảng và các mô hình kinh doanh mới đang làm thay đổi sâu sắc cách thức sản xuất, kinh doanh và tiêu dùng. Do đó, nếu chỉ dựa vào phương thức quản lý truyền thống trên cơ sở kê khai và hồ sơ kế toán, thì trong một số trường hợp chưa phản ánh đầy đủ bản chất giao dịch kinh tế phát sinh.
Thực tế cho thấy, nhiều hoạt động kinh doanh hiện nay diễn ra hoàn toàn trên môi trường số. Người bán có thể tiếp cận khách hàng qua mạng xã hội, sàn thương mại điện tử, nhận thanh toán qua tài khoản ngân hàng hoặc ví điện tử mà không cần sự hiện diện của cửa hàng. Vì thế, nếu chỉ dựa vào hồ sơ kê khai, cơ quan quản lý sẽ gặp khó khăn trong việc xác định doanh thu thực tế, đặc biệt với các giao dịch nhỏ lẻ, phân tán hoặc xuyên biên giới.
Để quản lý thuế hiệu quả trong bối cảnh mới, dữ liệu dòng tiền trở thành căn cứ quan trọng. Việc đối chiếu giữa dòng tiền nhận được với doanh thu kê khai giúp cơ quan thuế nhận diện sớm rủi ro, phát hiện dấu hiệu bất thường và khoanh vùng đối tượng cần kiểm tra. Cách tiếp cận này không chỉ hỗ trợ chống thất thu ngân sách, mà còn góp phần tạo môi trường cạnh tranh công bằng giữa các nhóm kinh doanh. Những đơn vị tuân thủ tốt sẽ không bị thiệt thòi so với các trường hợp cố tình che giấu doanh thu.
Tuy nhiên, quản lý thuế theo dòng tiền không đồng nghĩa với việc thu thập dữ liệu tràn lan. Thông tin tài khoản ngân hàng, giao dịch tài chính của cá nhân và doanh nghiệp đều liên quan trực tiếp đến quyền riêng tư và bí mật kinh doanh. Vì vậy, việc khai thác, sử dụng dữ liệu phải tuân thủ quy định pháp luật, đúng thẩm quyền, đúng mục đích và trong phạm vi cần thiết. Đi cùng với đó là trách nhiệm bảo mật thông tin, ngăn ngừa rò rỉ hoặc sử dụng sai mục đích.
Luật sư Dương Văn Thực cho biết, quyền riêng tư và bí mật thông tin tài khoản ngân hàng được pháp luật bảo vệ, nên cơ quan thuế không thể tiếp cận dữ liệu này một cách tùy tiện.
“Cơ quan thuế không thể sử dụng dữ liệu ngân hàng một cách tùy tiện, mà chỉ được thực hiện để phục vụ thanh tra, kiểm tra và cưỡng chế thuế. Đồng thời phải đáp ứng các điều kiện cần thiết và tuân thủ đúng quy định của pháp luật. Ngoài ra để đảm bảo tính bảo mật và riêng tư thì cơ quan thuế, ngân hàng cũng phải đảm bảo các thông tin đó được bảo mật cao nhất, tránh ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức khách hàng”, ông Thực nói.
Doanh nghiệp cần sớm thay đổi để thích ứng
Chia sẻ với cộng đồng doanh nghiệp về những thay đổi trong công tác quản lý thuế hiện nay, bà Lê Thị Yến, Giám đốc Công ty Tư vấn thuế Hà Nội cho biết, ngoài sử dụng nghiệp vụ như thanh tra, kiểm tra để phát hiện sai phạm về thuế, ngành thuế đang từng bước thay đổi phương pháp quản lý qua dòng tiền.
“Trước khi phương pháp này được áp dụng rộng rãi, cộng đồng doanh nghiệp và người nộp thuế cần chủ động thích ứng ngay từ bây giờ. Đây không chỉ là thay đổi về cách quản lý của cơ quan thuế, mà còn là yêu cầu mới về tính minh bạch trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp”, bà Yến chia sẻ.
Theo các chuyên gia, để tránh các rủi ro về thuế, điều quan trọng đầu tiên là doanh nghiệp phải bảo đảm sự thống nhất giữa dòng tiền thực tế và số liệu kê khai thuế. Doanh nghiệp cần thường xuyên rà soát doanh thu phát sinh qua tài khoản ngân hàng, ví điện tử, sàn thương mại điện tử… để đối chiếu với hóa đơn, sổ sách kế toán và tờ khai thuế. Những chênh lệch nếu có cần được làm rõ nguyên nhân và xử lý sớm.
“Khi có sự chênh lệch giữa dòng tiền thực tế (từ các kênh chuyển khoản, ví điện tử, sàn thương mại điện tử) và số liệu kê khai thuế, cá nhân hoặc doanh nghiệp có thể đối mặt với nhiều rủi ro pháp lý nghiêm trọng như: bị ấn định thuế, bị xử phạt hành chính, bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu hành vi đủ yếu tố cấu thành tội trốn thuế”, luật sư Dương Văn Thực nói.
Bên cạnh đó, các chuyên gia cũng khuyến cáo, doanh nghiệp cần tách bạch rõ các khoản tiền mang tính chất khác nhau. Không phải mọi khoản tiền vào tài khoản đều là doanh thu chịu thuế. Các khoản vay vốn, góp vốn, thu hộ - chi hộ, hoàn tiền, chuyển tiền nội bộ… cần có hồ sơ, chứng từ đầy đủ để chứng minh bản chất giao dịch khi cần giải trình.
Trường hợp bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình do nghi ngờ có chênh lệch, doanh nghiệp cần chủ động và chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ, có tính thuyết phục cao. Các hồ sơ chính xác sẽ tùy vào từng vụ việc, nhưng thông thường sẽ bao gồm: công văn giải trình, chứng từ kế toán chứng minh, bảng đối chiếu số liệu.
“Doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị thêm các loại giấy tờ như: hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng để giải thích bản chất giao dịch; biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng nhằm xác nhận thời điểm ghi nhận doanh thu; hóa đơn, chứng từ hợp lệ để đối chiếu với doanh thu/chi phí khai thuế; sao kê tài khoản ngân hàng - ghi rõ từng giao dịch, nội dung chuyển tiền; chứng từ chứng minh các khoản tiền không phải doanh thu, ví dụ: tiền vay, trả nợ hộ, góp vốn, chuyển tiền nội bộ, hoàn tiền, hoặc các giao dịch dân sự không liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh”, luật sư Dương Văn Thực chia sẻ.
