Từ ngày 1/1/2026, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh không còn áp dụng phương pháp khoán thuế mà chuyển sang quản lý thuế theo doanh thu thực tế. Đồng thời, lệ phí môn bài cũng chấm dứt từ thời điểm này theo Nghị quyết số 198/2025/QH15.
Hộ kinh doanh vì thế phải quan tâm nhiều hơn đến doanh thu thực tế, hóa đơn điện tử, dữ liệu bán hàng, chứng từ và trách nhiệm tự kê khai, đặc biệt với những hộ có doanh thu trên 3 tỷ đồng/năm. Khoảng cách về mức độ tuân thủ giữa hộ kinh doanh và doanh nghiệp đang dần thu hẹp.
| |
Bà Vũ Thị Bình, Giám đốc Công ty TNHH Tư vấn và Đào tạo Quản trị doanh nghiệp Bình Vũ |
Tuy nhiên, khoảng cách thu hẹp không có nghĩa mọi hộ kinh doanh đều phải chuyển thành doanh nghiệp. Pháp luật vẫn công nhận hộ kinh doanh là một mô hình kinh doanh hợp pháp.
Những trường hợp nên cân nhắc lên doanh nghiệp
Một trong những lý do khiến hộ kinh doanh quan tâm đến chuyển đổi là chính sách ưu đãi thuế dành cho doanh nghiệp. Theo Nghị quyết 198/2025/QH15, miễn thuế thu nhập doanh nghiệp 3 năm đối với doanh nghiệp thành lập mới nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định. Đây là ưu đãi đáng quan tâm, nhưng miễn thuế thu nhập doanh nghiệp không đồng nghĩa với miễn các chi phí tuân thủ.
Thuế thu nhập doanh nghiệp tính trên thu nhập chịu thuế. Muốn xác định được thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp phải tổ chức bộ máy kế toán, theo dõi doanh thu, tập hợp hóa đơn và chứng từ chi phí, thực hiện khai thuế, quyết toán thuế và đáp ứng các điều kiện khác.
Nếu hộ kinh doanh có lợi nhuận thấp nhưng chi phí kế toán, phần mềm, nhân sự và quản trị tăng đáng kể thì khoản thuế được miễn chưa chắc đã bù được chi phí phát sinh thêm. Nếu doanh nghiệp thua lỗ hoặc chưa có thu nhập chịu thuế thì ưu đãi miễn thuế cũng không tạo ra lợi ích tài chính tức thời. Do đó, hộ kinh doanh cần đặt ưu đãi này trong tương quan với doanh thu, tỷ suất lợi nhuận và toàn bộ chi phí tuân thủ để đánh giá hiệu quả thực tế.
| |
Khi kinh doanh ngành nghề có nhu cầu vốn lớn thì nên chuyển thành doanh nghiệp |
Để chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:
Thứ nhất, quy mô hoạt động đã vượt khả năng quản lý của cá nhân. Một hộ kinh doanh có thể bắt đầu từ một cửa hàng, nhưng khi mở rộng với nhiều địa điểm, kênh bán hàng, tài khoản và dòng tiền, mô hình quản lý kiểu gia đình sẽ dần bộc lộ hạn chế. Nếu người chủ vẫn phải tự quyết định mọi việc, từ mua hàng, bán hàng, thu tiền, trả lương đến giải quyết khiếu nại, mô hình đó rất khó mở rộng bền vững. Ở giai đoạn này, chuyển đổi thành doanh nghiệp giúp xây dựng cấu trúc quản trị phù hợp với quy mô mới.
Thứ hai, khách hàng chủ yếu là doanh nghiệp, tổ chức hoặc cơ quan nhà nước. Nếu hộ kinh doanh thường xuyên bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp, chuỗi phân phối hoặc đơn vị sử dụng ngân sách thì mô hình doanh nghiệp có thể thuận lợi hơn khi ký hợp đồng, tham gia đấu thầu... Khi khách hàng mục tiêu đòi hỏi những điều kiện này, ở lại hộ kinh doanh có thể trở thành rào cản phát triển.
Thứ ba, có nhu cầu huy động vốn hoặc hợp tác với nhiều bên. Nếu hoạt động kinh doanh cần nhiều người cùng góp vốn, tài sản, công nghệ hoặc quan hệ khách hàng, cấu trúc hộ kinh doanh có thể không đáp ứng yêu cầu và cần một cấu trúc pháp lý phù hợp hơn.
Thứ tư, hoạt động có rủi ro pháp lý hoặc nghĩa vụ tài chính cao. Với hộ kinh doanh, trách nhiệm về tài sản của chủ hộ có phạm vi rất rộng. Nếu phát sinh nợ, bồi thường, tranh chấp hoặc nghĩa vụ thuế, người chủ có thể chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình. Với công ty trách nhiệm hữu hạn được tổ chức đúng quy định, trách nhiệm của chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn về nguyên tắc được xác định trong phạm vi vốn góp, trừ các trường hợp phải chịu trách nhiệm khác theo pháp luật. Đây là một yếu tố quan trọng cần cân nhắc.
Những ngành có rủi ro lớn như sản xuất, xây dựng, vận tải, phân phối hàng hóa giá trị cao, cung cấp dịch vụ cho số lượng khách hàng lớn hoặc sử dụng nhiều lao động nên cân nhắc mô hình doanh nghiệp sớm hơn. Tuy nhiên, mô hình công ty không loại trừ trách nhiệm của người chủ khi có hành vi quản trị sai hoặc vi phạm pháp luật.
Thứ năm, có kế hoạch xây dựng thương hiệu và mở rộng dài hạn. Nếu chỉ muốn kinh doanh ổn định ở quy mô nhỏ để tạo thu nhập cho gia đình, hộ kinh doanh có thể vẫn phù hợp. Nhưng nếu mục tiêu là mở chuỗi, nhượng quyền, gọi vốn, bán doanh nghiệp trong tương lai, đưa hàng vào hệ thống phân phối lớn, xuất khẩu hoặc xây dựng thương hiệu độc lập với cá nhân sáng lập thì doanh nghiệp thường là lựa chọn phù hợp hơn.
Thứ sáu, chi phí đầu vào lớn và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ. Khi cân nhắc lên doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần tính toán số thuế phải nộp, trong đó có thuế giá trị gia tăng (GTGT). Thuế GTGT của hộ kinh doanh được tính theo doanh thu, trong khi doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thì xác định số thuế phải nộp dựa trên thuế GTGT đầu ra và thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Vì vậy, nếu phần lớn đầu vào có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và đáp ứng điều kiện khấu trừ, số thuế GTGT phải nộp khi chuyển sang doanh nghiệp có thể thấp hơn so với tỷ lệ phần trăm tính trên doanh thu của hộ kinh doanh.
Thứ bảy, người chủ đã sẵn sàng thay đổi tư duy quản trị. Một người có thể thành lập công ty trong vài ngày nhưng chưa chắc đã thực sự vận hành được như một doanh nghiệp. Nếu chủ hộ chuyển lên công ty nhưng vẫn giữ tư duy tiền công ty cũng là tiền của mình, nhập nhằng giữa tài khoản công ty và tài khoản cá nhân; hàng mua không cần hồ sơ; nhân viên không cần hợp đồng, đóng bảo hiểm; kế toán chỉ được nhìn nhận như bộ phận có nhiệm vụ giảm số thuế phải nộp; cuối năm mới gom chứng từ về xử lý thì rất rủi ro.
Không nên chuyển đổi nếu chỉ vì ưu đãi thuế
Cần xác định rõ doanh thu, chi phí, lợi nhuận… để đưa ra quyết định trước khi chuyển đổi.
Một là, quy mô nhỏ, hoạt động đơn giản. Nếu hộ kinh doanh có ít lao động, chỉ một địa điểm, doanh thu và số giao dịch không nhiều, không cần gọi vốn, đấu thầu hay mở chuỗi, mô hình này vẫn có thể phù hợp. Đặc biệt khi khách hàng chủ yếu là cá nhân và rủi ro kinh doanh thấp.
Hai là, lợi nhuận không đủ bù chi phí vận hành doanh nghiệp. Một hộ có doanh thu vài tỷ đồng nhưng phải dành phần lớn cho tiền hàng, mặt bằng, phí nền tảng, vận chuyển và tiền lương nên lợi nhuận thực tế có thể không cao. Trong khi đó, chuyển sang doanh nghiệp sẽ phát sinh thêm chi phí kế toán, phần mềm và quản trị. Nếu lợi nhuận chưa đủ để duy trì bộ máy này, chuyển đổi quá sớm có thể làm tăng áp lực tài chính cho chủ hộ.
Ba là, hoạt động mang tính thời vụ hoặc chưa được kiểm chứng. Có những mô hình chỉ kinh doanh theo mùa, theo dự án hoặc đang trong giai đoạn thử nghiệm. Nếu sản phẩm chưa ổn định, khách hàng chưa rõ ràng và doanh thu chưa đều thì thành lập doanh nghiệp ngay có thể là chưa cần thiết.
Bốn là, nguồn hàng và chứng từ đầu vào chưa đáp ứng yêu cầu. Nếu hộ kinh doanh đang mua hàng từ các nguồn không có hóa đơn, không có chứng từ thanh toán đúng quy định hoặc không chứng minh được nguồn gốc thì chưa nên vội lên doanh nghiệp. Việc cần làm trước tiên là tổ chức lại chuỗi cung ứng, lựa chọn nhà cung cấp hợp pháp, kiểm soát nhập xuất tồn, tách chi phí cá nhân khỏi hoạt động kinh doanh và thực hiện thanh toán đúng điều kiện pháp luật.
Năm là, chuyển đổi chỉ nhằm né tránh nghĩa vụ trước mắt. Không nên lựa chọn mô hình chỉ để né tránh nghĩa vụ thuế hoặc minh bạch doanh thu. Từ năm 2026, hộ kinh doanh đã chuyển sang quản lý thuế theo doanh thu thực tế; dữ liệu từ hóa đơn, tài khoản, thông tin trên sàn thương mại điện tử, đơn vị vận chuyển và nền tảng thanh toán ngày càng được kết nối và rõ ràng.
Sáu là, hộ kinh doanh hoạt động nhỏ gọn, mục tiêu là tạo thu nhập ổn định, khách hàng chủ yếu là cá nhân, chưa cần gọi vốn hay mở rộng và chưa đủ nguồn lực duy trì bộ máy doanh nghiệp, tiếp tục là hộ kinh doanh vẫn có thể là lựa chọn phù hợp.