Ảnh Internet
Chỉ số VN-Index vượt mốc đỉnh 1.170 điểm sau hơn 10 năm, cũng trong bối cảnh Bộ Tài chính và Ủy ban Chứng khoán Nhà nước gấp rút lấy ý kiến sửa đổi Luật Chứng khoán và Nghị định 71/2017 hướng dẫn về quản trị công ty áp dụng đối với công ty đại chúng và Thông tư 95/2017/TT-BTC hướng dẫn Điều lệ mẫu, quy chế quản trị mẫu, mới được ban hành và có hiệu lực, hướng tới việc nâng cao chất lượng quản trị công ty, nâng cao tính minh bạch của thị trường.
Việc tổ chức đại hội bài bản, chuyên nghiệp sẽ giúp cho doanh nghiệp quảng bá hình ảnh, nâng cao niềm tin - giá trị doanh nghiệp trong con mắt cộng đồng nhà đầu tư, khách hàng, đối tác, nâng cao chất lượng quản trị công ty - quan hệ nhà đầu tư. Để tổ chức thành công ĐHĐCĐ thường niên năm 2018, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:
Trình tự thủ tục trước đại hội
Lập danh sách cổ đông có quyền dự họp: Theo quy định tại Điều 8, Nghị định 71/2017/NĐ-CP, công ty đại chúng phải công bố thông tin về việc lập danh sách cổ đông có quyền tham dự họp ĐHĐCĐ tối thiểu 20 ngày trước ngày đăng ký cuối cùng. Quy định trước đây là 10 ngày.
Như vậy, thời gian chuẩn bị tổ chức cuộc họp từ khi công bố thông tin chốt danh sách sẽ khoảng từ 35 - 40 ngày, kéo dài hơn so với mọi năm. Trong trường hợp không kịp tổ chức trong vòng 4 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính, doanh nghiệp cần làm thủ tục gia hạn tổ chức với cơ quan đăng ký kinh doanh.
Gửi thư mời họp: Theo quy định tại khoản 1, Điều 137, Luật Doanh nghiệp 2014, “danh sách cổ đông có quyền dự họp ĐHĐCĐ được lập không sớm hơn 5 ngày trước ngày gửi giấy mời họp ĐHĐCĐ”. Đây là thông lệ quản trị công ty tốt để tạo điều kiện cho cổ đông sớm có thông tin về thời gian, địa điểm tổ chức đại hội ngay sau khi chốt danh sách.
Qua đó, cổ đông có thể sắp xếp thời gian, lịch làm việc cho phù hợp, điều này đặc biệt có ý nghĩa với khối nhà đầu tư tổ chức, nhà đầu tư nước ngoài - đang ngày càng đóng vai trò lớn trên thị trường chứng khoán Việt Nam. Trong thông báo mời họp, doanh nghiệp lưu ý cần có đường link website để cổ đông có thể tham khảo đầy đủ tài liệu ĐHĐCĐ, có thông tin địa chỉ liên hệ để cổ đông đáp ứng đủ điều kiện có thể gửi kiến nghị nội dung chương trình họp, đề cử ứng cử trong trường hợp bầu Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát.
Tài liệu ĐHĐCĐ: Thông lệ quản trị công ty tốt là tài liệu nên được công bố đầy đủ trước ngày khai mạc đại hội càng sớm càng tốt. Khuyến nghị của Điều lệ mẫu Thông tư 95/2017/TT-BTC là 15 ngày trước ngày khai mạc đại hội (Luật Doanh nghiệp là 10 ngày) và đặc biệt ngoài tài liệu tiếng Việt, doanh nghiệp nên có tài liệu tiếng Anh để đảm bảo quyền bình đẳng tiếp cận thông tin như nhau giữa các nhóm nhà đầu tư trong nước cũng như nước ngoài.
Trường hợp có bầu Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát, doanh nghiệp cần công khai trình tự đề cử, ứng cử, giới thiệu ứng viên. Trường hợp xác định được trước ứng viên thì nên công bố danh sách ứng viên, sơ yếu lý lịch ứng viên trước tối thiểu 10 ngày trước ngày khai mạc đại hội, qua đó tạo điều kiện cho cổ đông tìm hiểu, lựa chọn đúng những người tham gia quản trị điều hành doanh nghiệp.
Công tác tổ chức đại hội đồng cổ đông
Check in- kiểm phiếu: Năm nay, cùng với sự tăng trưởng của thị trường chứng khoán, mức độ quan tâm của nhà đầu tư tới ĐHĐCĐ của doanh nghiệp cũng khá cao, do đây là cơ hội để cổ đông trao đổi, đối thoại với ban lãnh đạo doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị chu đáo khâu đón tiếp đại biểu, check in kiểm phiếu tại đại hội. Doanh nghiệp có thể thuê ngoài một bên độc lập, để thực hiện giám sát quá trình kiểm phiếu tại đại hội. Bên độc lập này sẽ giữ vai trò tham gia giám sát quá trình biểu quyết, thẩm định kết quả biểu quyết và đảm bảo quy trình tổ chức đại hội, kiểm phiếu được diễn ra đúng trình tự, minh bạch.
ĐHĐCĐ trực tuyến: Để đáp ứng tốt hơn khả năng tham dự của cổ đông, xóa bỏ rào cản về khoảng cách địa lý, doanh nghiệp nên mạnh dạn ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tổ chức ĐHĐCĐ theo thông lệ tốt trên thế giới như ĐHĐCĐ trực tuyến, live stream, tường thuật trực tiếp diễn biến đại hội để cổ đông ở bất kỳ đầu cũng có thể theo dõi diễn biến tại đại hội.
Các nội dung biểu quyết tại đại hội
Điều lệ, quy chế: Nghị định 71/2017/NĐ-CP có hiệu lực từ 1/8/2017 và Thông tư 95/2017/TT-BTC ban hành Điều lệ mẫu - quy chế quản trị mẫu trong đó quy định “quy chế nội bộ về quản trị công ty được Hội đồng quản trị xây dựng, trình ĐHĐCĐ thông qua”, do đó doanh nghiệp cần sửa đổi điều lệ, quy chế quản trị công ty để trình tại ĐHĐCĐ thường niên 2018.
Giao dịch các bên liên quan: Doanh nghiệp nên thực hiện rà soát nếu thường xuyên có phát sinh các hợp đồng giao dịch với các bên liên quan theo quy định của Điều 162, Luật Doanh nghiệp và Điều 26, Nghị định 71/2017/NĐ-CP, để trình ĐHĐCĐ trong trường hợp thuộc thẩm quyền, tránh các rủi ro pháp lý có thể xảy ra.
Lựa chọn mô hình quản trị mới: Trường hợp lựa chọn mô hình không có Ban Kiểm soát theo quy định Điều 134, Luật Doanh nghiệp, doanh nghiệp cần lưu ý đến tiêu chuẩn điều kiện thành viên hội đồng quản trị độc lập cũng như cơ cấu tổ chức, nhân sự của tiểu ban kiểm toán nội bộ trực thuộc hội đồng đồng quản trị. Về trình tự thủ tục, để áp dụng mô hình quản trị mới, tại ĐHĐCĐ, doanh nghiệp cần xin ý kiến cổ đông về việc thay đổi cơ cấu tổ chức quản trị công ty và sửa đổi điều lệ, quy chế quản trị cho phù hợp với mô hình quản trị mới.
