Doanh nghiệp tiết kiệm hàng tỷ đồng nhờ quản lý tài liệu đúng cách

Doanh nghiệp tốn hàng tỉ đồng vì chưa biết khai thác tài liệu hiệu quả.

Công tác văn thư lưu trữ là một hoạt động không thể thiếu trong việc vận hành, quản lý của tất cả các cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin được phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.

Trong quá trình lưu trữ, quản lý, với cách thức truyền thống, doanh nghiệp có thể gặp các rủi ro như:

Tốn kém chi phí quản lý

Có một sự thật là việc quản lý tài liệu không hề dễ dàng như ta vẫn tưởng. Từ soạn thảo cho đến chỉnh sửa, chia sẻ và lưu trữ thông đều tốn rất nhiều thời gian và tiền bạc. Theo một nghiên cứu của PWC (PricewaterhouseCoopers – một trong bốn công ty kiểm toán lớn nhất thế giới), khi tính tất cả các chi phí từ nhân lực đến mực, giấy và các chi phí khấu hao vật tư khác khi in tài liệu, bảo quản và lưu trữ thì mỗi văn phòng cần 20$ để tạo ra một tài liệu, 120$ để tìm một tài liệu sắp xếp sai và mất 220$ nữa để tạo lại một tài liệu bị mất hoặc bị hư hỏng.

Tốn thời gian tìm kiếm và chia sẻ thông tin

Thông thường, nhân viên văn thư lưu trữ phải mất đến 40% thời gian mỗi ngày để tìm kiếm được hồ sơ, tài liệu cần thiết. Và cần thêm 2 đến 3 giờ để có thể chuyển giao và chia sẻ thông tin, tài liệu. Trước những yêu cầu cần gấp thì việc chuyển giao tài liệu đúng thời gian dường như là điều không thể.  

Tài liệu không được bảo mật và an toàn thông tin

Khối lượng dữ liệu cần phải quản lý ngày càng gia tăng trong khi số lượng nhân viên làm công tác văn thư lưu trữ không nhiều khiến cho việc đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin trong quá trình chia sẻ, phân phối dữ liệu rất khó có thể kiểm soát được, dẫn đến những rủi ro không đáng có.

Điển hình có thể kể đến ví dụ gần đây, vào ngày 11/3/2019 một cơn lốc xoáy đi qua khu Văn phòng một đơn vị hành chính lớn tại Lâm Đồng khiến khu nhà chứa nhiều tài liệu quan trọng bị tốc mái làm các tài liệu quan trọng này có nguy cơ hư hỏng cao. Việc áp dụng một phần mềm quản lý tài liệu lúc này là vô cùng cần thiết và DocEye – phần mềm quản lý tài liệu thông minh chính là câu trả lời cho câu hỏi “Làm thế nào để công tác văn thư lưu trữ không còn khó khăn?”

Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý lưu trữ tài liệu

 DocEye – phần mềm quản lý tài liệu thông minh – Sản phẩm đạt Sao Khuê 2016, 2017, 2018.

Trước những bất cập của cách quản lý tài liệu thủ công đưa đến, nhiều doanh nghiệp tìm đến các giải pháp công nghệ giúp quản lý tài liệu một cách khoa học, thuận tiện hơn.

Trong đó, phần mềm quản lý tài liệu DocEye – do công ty CP Đầu tư thương mại và Phát triển công nghệ FSI nghiên cứu và phát triển đang được đánh giá cao và sử dụng rộng rãi tại hơn 500 khách hàng lớn nhỏ trên cả nước như: Sở Quy hoạch kiến trúc Hà Nội, Bộ Công An, EVN,  Tập đoàn Hoàng Quân, Công ty CP Thương Mại Citicom,…

Thay vì việc phải bỏ rất nhiều chi phí vật tư và nhân lực cho việc bảo quản các văn bản giấy khỏi việc bị hư hỏng thì với DocEye, mọi thông tin, dữ liệu bản cứng đều được chuyển đổi và lưu trữ dưới dạng dữ liệu số, kéo dài tuổi thọ của dữ liệu và xoá bỏ tình trạng dữ liệu bị hư hỏng hoặc thất lạc.

DocEye giúp cho việc chia sẻ, chuyển giao thông tin giữa các tổ chức, đơn vị trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn. Thay vì phải mất đến vài giờ cho việc chia sẻ tài liệu cần thiết hay bàn giao văn bản cho người có thẩm quyền thì với hệ thống cơ sở dữ liệu khoa học và tập trung, mọi việc chỉ rút ngắn lại trong một cú “click” chuột rất đơn giản.

Đồng thời, DocEye tích hợp công nghệ nhận dạng và bóc tách thông tin tự động IONE, giúp bóc tách tất cả các thông tin văn bản dễ dàng, phục vụ cho việc tìm kiếm tài liệu nhanh chóng theo cơ chế toàn văn, đồng thời góp phần tạo lập cơ sở dữ liệu hoạt động trong doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đưa quyết định nhanh chóng, chính xác.

H.Minh