Xây dựng niềm tin từ đại hội
Tại buổi Member Networking cuối tuần qua do Viện Thành viên Hội đồng Quản trị Việt Nam (VIOD) tổ chức, bà Trịnh Quỳnh Giao, Thành viên HĐQT, CEO CTCP Quản lý quỹ PVI (PVI AM) cho rằng, ĐHĐCĐ không chỉ là dịp để hoàn tất các thủ tục theo quy định mà còn là cơ hội quan trọng để doanh nghiệp truyền thông tới cổ đông - những người đã góp vốn và ủy thác nguồn lực cho Ban lãnh đạo. Với tần suất mỗi năm chỉ một lần, đây là thời điểm then chốt để doanh nghiệp chia sẻ thông tin, định hướng phát triển và quản lý kỳ vọng của cổ đông, qua đó tạo nền tảng cho sự đồng hành dài hạn.
“Nếu trước đây, cổ đông chủ yếu quan tâm đến các chỉ tiêu tài chính như doanh thu, lợi nhuận hay cổ tức, thì hiện nay, điều cổ đông quan tâm không chỉ là các con số”, bà Giao nói.
Cổ đông ngày càng chú trọng đến tầm nhìn dài hạn và chiến lược phát triển của doanh nghiệp, cũng như năng lực của Ban lãnh đạo trong việc dẫn dắt tổ chức. Bên cạnh đó, cách thức tổ chức ĐHĐCĐ cũng được xem là thước đo phản ánh chất lượng quản trị, từ cách điều hành, tương tác giữa các thành viên Hội đồng quản trị đến cách doanh nghiệp đối thoại với cổ đông. Đặc biệt, tính minh bạch và khả năng giải trình trở thành yêu cầu cốt lõi, thể hiện qua mức độ đầy đủ của thông tin công bố và thái độ của lãnh đạo khi trả lời các vấn đề cổ đông quan tâm.
“Trong bối cảnh VUCA (Biến động, không chắc chắn, phức tạp, mơ hồ - PV), khi mọi thứ thay đổi nhanh chóng, chiến lược là yếu tố bắt buộc, nhưng cần được điều chỉnh linh hoạt theo diễn biến thị trường. Nếu doanh nghiệp chỉ bám chặt vào một chiến lược cứng nhắc, thiếu khả năng thích ứng, nguy cơ thất bại sẽ rất cao. Do đó, năng lực quản trị rủi ro thể hiện qua khả năng ứng phó với các tình huống bất định cũng là yếu tố được cổ đông đánh giá cao khi tham dự ĐHĐCĐ”, bà Giao nhấn mạnh.
 |
Bà Trịnh Quỳnh Giao, Thành viên HĐQT, CEO PVI AM chia sẻ. |
Từ góc độ quản trị, vai trò của HĐQT tại ĐHĐCĐ cần được nhìn nhận lại. Nếu đại hội chỉ dừng ở việc trình bày báo cáo, thông qua nghị quyết và biểu quyết, thì sự hiện diện trực tiếp của cổ đông không còn nhiều ý nghĩa, khi doanh nghiệp hoàn toàn có thể lấy ý kiến bằng văn bản. Ngược lại, nếu được tổ chức hiệu quả, ĐHĐCĐ sẽ trở thành diễn đàn để Ban lãnh đạo truyền tải câu chuyện chiến lược, chia sẻ định hướng phát triển và tạo sự thấu hiểu với cổ đông thông qua tương tác trực tiếp.
Một trong những yếu tố quan trọng là khả năng quản lý kỳ vọng của cổ đông. Trong bối cảnh thị trường tài chính và môi trường kinh doanh liên tục biến động, thông tin nhiễu và tin đồn có thể xuất hiện, từ rủi ro pháp lý đến thay đổi chính sách. Những yếu tố này dễ dẫn đến phản ứng thái quá của thị trường, ảnh hưởng không chỉ đến giá cổ phiếu mà còn đến niềm tin của nhà đầu tư. Khi xuất hiện khoảng cách giữa kỳ vọng của thị trường và thực tế, HĐQT cần chủ động nhận diện và điều chỉnh, tránh tình trạng kỳ vọng bị đẩy lên quá cao hoặc xuống quá thấp.
Để tổ chức một kỳ ĐHĐCĐ hiệu quả, theo bà Giao, nội dung cần mang tính chiến lược, thông điệp rõ ràng và dữ liệu minh bạch. Trong khi việc chuẩn bị số liệu thường được doanh nghiệp thực hiện tốt, thì việc truyền tải câu chuyện chiến lược lại là điểm yếu của không ít đơn vị. Điều này đặt ra yêu cầu cao hơn đối với HĐQT trong việc dẫn dắt và truyền thông.
Bên cạnh đó, đối thoại thực chất với cổ đông là yếu tố then chốt. ĐHĐCĐ có thể được xem như một sự kiện truyền thông đặc biệt, thậm chí quan trọng hơn các hoạt động truyền thông hướng tới khách hàng, bởi đối tượng ở đây chính là các cổ đông. Do đó, chất lượng phần Q&A (hỏi đáp), khả năng lắng nghe và phản hồi của Ban lãnh đạo đóng vai trò quyết định trong việc xây dựng niềm tin.
Ngoài nội dung và đối thoại, trải nghiệm cổ đông cũng là yếu tố ngày càng được chú trọng. Từ cách đón tiếp, tổ chức đến cách thức tương tác, tất cả đều phản ánh mức độ chuyên nghiệp và sự tôn trọng của doanh nghiệp đối với cổ đông. Khi trải nghiệm được nâng cao, niềm tin có thể được củng cố, qua đó góp phần cải thiện định giá doanh nghiệp.
Từ chuẩn hoá quy trình đến trải nghiệm cổ đông
Bà Vũ Thị Thanh Nga, Giám đốc Tư vấn Tài chính doanh nghiệp CTCP Chứng khoán FPT - Chi nhánh TP.HCM cho rằng, để tổ chức ĐHĐCĐ hiệu quả và nâng cao trải nghiệm cổ đông, doanh nghiệp cần chú trọng ba yếu tố cốt lõi: chuẩn bị, điều phối và tương tác.
Trước hết, công tác chuẩn bị đóng vai trò nền tảng, giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro phát sinh. Việc xây dựng kịch bản chi tiết, công bố thông tin đầy đủ, dự liệu các tình huống có thể xảy ra sẽ giúp quá trình tổ chức diễn ra suôn sẻ hơn.
Tiếp theo, điều phối tại đại hội là yếu tố quyết định “nhịp” của sự kiện. Dù đã chuẩn bị kỹ lưỡng, nếu không kiểm soát tốt thời gian và nội dung, đặc biệt là phần thảo luận, đại hội có thể kéo dài, gây mệt mỏi cho cổ đông và ảnh hưởng đến chất lượng trải nghiệm.
Cuối cùng, tương tác với cổ đông chính là chìa khóa để xây dựng niềm tin. Các câu hỏi cần được tiếp nhận và phản hồi minh bạch, nhất quán với thông điệp của doanh nghiệp. Quy trình biểu quyết, đề xuất ý kiến cũng cần được thực hiện nhanh chóng, thuận tiện.
 |
| Theo bà Nga, để tăng trải nghiệm cổ đông, doanh nghiệp cần chú trọng ba yếu tố cốt lõi: chuẩn bị, điều phối và tương tác. |
Bà Nga dẫn ví dụ thực tế, nhiều vấn đề phát sinh trong ĐHĐCĐ như chậm khai mạc do không đủ tỷ lệ tham dự, kéo dài thời gian thảo luận hay quy trình biểu quyết thủ công đều có thể làm gián đoạn trải nghiệm cổ đông. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải đa dạng hóa hình thức tham dự và ứng dụng công nghệ để tối ưu vận hành.
Tại một số kỳ ĐHĐCĐ, phần Q&A thiếu kiểm soát có thể khiến thời gian đại hội kéo dài ngoài dự kiến. Có trường hợp đại hội bắt đầu từ buổi sáng nhưng đến đêm khuya mới kết thúc, do trong quá trình thảo luận phát sinh nhiều vấn đề nhưng không được giải quyết dứt điểm. Khi đó, một số cổ đông có câu hỏi hoặc mâu thuẫn tiếp tục chất vấn ban lãnh đạo, trong khi nhiều cổ đông khác cảm thấy mệt mỏi vì phải chờ đợi.
“Ngay cả khi nguyên nhân không hoàn toàn xuất phát từ doanh nghiệp, nhưng nếu khâu vận hành không tốt, cổ đông vẫn có xu hướng đánh giá năng lực tổ chức và quản trị của doanh nghiệp ở mức chưa phù hợp”, bà Nga lưu ý.
Do đó, doanh nghiệp không thể cải thiện từng khâu riêng lẻ mà cần chuẩn hóa toàn bộ quy trình vận hành, từ nội bộ đến trải nghiệm cổ đông.
Trước hết, doanh nghiệp cần chuẩn hóa và liên tục cập nhật quy trình tổ chức, đồng thời đẩy mạnh ứng dụng công nghệ. Việc triển khai bỏ phiếu điện tử, đăng nhập bằng mã QR giúp cổ đông tham gia thuận tiện hơn, đồng thời rút ngắn thời gian kiểm phiếu và công bố kết quả.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ nội dung Q&A, chủ động dự liệu các câu hỏi, kể cả vấn đề khó và trả lời nhất quán với thông điệp đã công bố. Cuối cùng, khâu điều phối tại đại hội phải chuyên nghiệp, đảm bảo chương trình diễn ra đúng kịch bản, thông tin được truyền tải rõ ràng và cổ đông thực hiện quyền một cách nhanh chóng, thuận lợi.
ĐHĐCĐ chỉ là điểm khởi đầu, còn niềm tin của cổ đông cần được xây dựng xuyên suốt quá trình doanh nghiệp duy trì minh bạch và kết nối với nhà đầu tư.
