ĐHCĐ hybrid không chỉ là giải pháp tiết kiệm chi phí mà còn là bước chuyển trong tư duy quản trị theo hướng lấy cổ đông làm trung tâm
Hành lang pháp lý đã sẵn sàng
Dưới góc độ pháp lý, bà Hồ Phương Tú, Giám đốc Phòng Quản lý niêm yết, Sở Giao dịch chứng khoán Hà Nội cho biết, Luật Doanh nghiệp 2020 đã tạo ra khung pháp lý cơ bản cho việc tổ chức họp đại hội đồng cổ đông (ĐHCĐ) trực tuyến. Điều 144 cho phép doanh nghiệp quy định trong điều lệ về hình thức họp và biểu quyết bằng phương tiện điện tử (e-voting). Đồng thời, quy chế quản trị nội bộ cần có các điều khoản cụ thể về việc tổ chức đại hội theo hình thức trực tiếp, trực tuyến hoặc kết hợp.
Như vậy, về mặt luật định, doanh nghiệp hoàn toàn có thể triển khai ĐHCĐ trực tuyến nếu điều lệ và quy chế nội bộ cho phép. Tuy nhiên, điểm mấu chốt không chỉ nằm ở việc “được phép”, mà còn ở cách thức tổ chức để bảo đảm quyền cổ đông, tính minh bạch và sự tuân thủ các thông lệ quản trị tốt.
Theo thông lệ của OECD, doanh nghiệp cần công bố rõ ràng quy trình và hướng dẫn cổ đông thực hiện quyền biểu quyết, đặt câu hỏi và tham dự từ xa. Không chỉ đưa quy định vào điều lệ, doanh nghiệp cần truyền tải đầy đủ các thông tin này đến từng cổ đông, kể cả cổ đông nhỏ lẻ. Tinh thần cốt lõi là bảo đảm sự đối xử công bằng, bất kể cổ đông sở hữu nhiều hay ít cổ phần.
Ở góc độ thực tiễn, mô hình hybrid mang lại lợi ích rõ rệt về chi phí và tổ chức. So với việc thuê hội trường lớn với hàng nghìn chỗ ngồi, bố trí hậu cần, in ấn tài liệu, phiếu biểu quyết và tổ kiểm phiếu, hình thức trực tuyến giúp cắt giảm đáng kể ngân sách tổ chức.
Chi phí thuê địa điểm, đi lại, xăng xe và lưu trú cho cổ đông ở xa được giảm thiểu. Tài liệu có thể gửi dưới dạng điện tử thay vì in hàng trăm bộ. Hệ thống e-voting cho phép ghi nhận và tổng hợp kết quả biểu quyết gần như tức thời, thay vì mất hàng giờ kiểm phiếu thủ công. Doanh nghiệp cũng giảm áp lực về thời gian chờ cổ đông di chuyển hoặc xếp hàng đăng ký.
Ông Nguyễn Hồng Hiệp, Giám đốc Đối ngoại và Quan hệ nhà đầu tư, Công ty cổ phần Tập đoàn PAN chia sẻ, trước đây, PAN tổ chức đại hội hoàn toàn theo hình thức trực tiếp. Khi dịch Covid-19 bùng phát, doanh nghiệp buộc phải thử nghiệm hình thức bán trực tiếp từ năm 2020. Ban đầu, PAN chưa tự tin áp dụng e-voting hoàn toàn mà vẫn kết hợp bỏ phiếu từ xa và kiểm phiếu sau đó.
Đến năm 2025, doanh nghiệp đã tự tin áp dụng hoàn toàn các giải pháp công nghệ, phối hợp với đơn vị cung cấp hệ thống như FPTS. Theo ông Hiệp, lợi ích dễ thấy nhất là quy trình bỏ phiếu và kiểm phiếu diễn ra nhanh chóng, giảm đáng kể các công đoạn thủ công và tiết kiệm nhiều nguồn lực.
Quan trọng hơn, đại hội không chỉ còn là nghĩa vụ tuân thủ mà trở thành cơ hội tiếp cận cổ đông tiềm năng. Hình thức trực tuyến giúp doanh nghiệp mở rộng phạm vi tiếp cận, mời thêm các nhà đầu tư quan tâm - kể cả ở nước ngoài - tham dự và đặt câu hỏi.
Bảo đảm quyền cổ đông trong môi trường số
Khi công nghệ đã sẵn sàng và hành lang pháp lý mở rộng, câu hỏi không còn là có nên tổ chức trực tuyến hay không, mà là tổ chức thế nào để đạt chuẩn quản trị cao nhất.
Tuy vậy, việc chuyển sang mô hình hybrid không đơn thuần là lắp đặt một hệ thống livestream. Theo ông Phan Lê Thành Long, Tổng giám đốc Viện Thành viên Hội đồng quản trị Việt Nam (VIOD), yếu tố then chốt là bảo đảm tính xác thực của cổ đông khi thực hiện e-voting. Hệ thống phải xác nhận đúng người, đúng số cổ phần và ghi nhận biểu quyết chính xác, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có số lượng cổ đông lớn.
Một rủi ro khác là khả năng tiếp cận công nghệ của nhóm cổ đông lớn tuổi. Nhiều doanh nghiệp lo ngại đây sẽ là rào cản khiến cổ đông chưa sẵn sàng tham gia trực tuyến. Vì vậy, bên cạnh hạ tầng kỹ thuật, doanh nghiệp cần đầu tư vào khâu hướng dẫn, bao gồm tài liệu chi tiết, video minh họa và đường dây nóng hỗ trợ trước cũng như trong thời gian diễn ra đại hội.
Vấn đề bảo mật và lưu trữ dữ liệu cũng được đặc biệt chú trọng. Biên bản họp, nghị quyết và kết quả kiểm phiếu phải được lưu trữ an toàn và có thể kiểm chứng khi cần thiết. Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, trong vòng 15 ngày, biên bản họp phải được gửi tới cổ đông; với công ty đại chúng, nghĩa vụ công bố thông tin trong vòng 24 giờ vẫn phải được tuân thủ đầy đủ, bất kể đại hội được tổ chức theo hình thức nào.
Một câu hỏi thực tiễn đặt ra là doanh nghiệp nên tự xây dựng hệ thống hay thuê bên thứ ba. Hiện pháp luật chưa bắt buộc phải có đơn vị độc lập xác nhận hệ thống e-voting. Tuy nhiên, theo chuẩn mực OECD và kinh nghiệm quốc tế, việc có IT Audit hoặc một bên độc lập tham gia xác thực sẽ giúp tăng độ tin cậy và bảo vệ doanh nghiệp trước các rủi ro tranh chấp.
Nếu tự phát triển hệ thống, doanh nghiệp cần thiết lập cơ chế kiểm soát nội bộ chặt chẽ nhằm bảo đảm tính độc lập và tránh xung đột lợi ích. Trong bối cảnh cổ đông ngày càng hiểu biết và sẵn sàng khiếu nại hoặc khởi kiện nếu quyền lợi bị ảnh hưởng, tính minh bạch của quy trình là yếu tố mang tính sống còn.
Thực tế cho thấy, có những tranh chấp phát sinh từ thủ tục triệu tập đại hội như không gửi thư mời đúng hạn, thay đổi ngày họp mà không bảo đảm thời gian thông báo trước 20-21 ngày theo quy định, hoặc cổ đông không nhận được thư mời. Cơ quan quản lý có thể xử phạt hành chính, nhưng rủi ro lớn hơn là nghị quyết đại hội bị kiện ra tòa.
Luật Doanh nghiệp 2020, đặc biệt Điều 167 về giao dịch với bên liên quan quy định, những giao dịch có giá trị từ 35% tổng tài sản trở lên hoặc phát sinh đáng kể trong vòng 12 tháng phải được ĐHCĐ thông qua. Cổ đông có lợi ích liên quan không được quyền biểu quyết. Đây là cơ chế quan trọng nhằm bảo vệ cổ đông không kiểm soát trước các rủi ro chuyển giá hoặc xung đột lợi ích trong tập đoàn.
Trong bối cảnh đó, mô hình hybrid càng phát huy vai trò khi giúp cổ đông ở xa vẫn có thể tham gia và thực hiện quyền giám sát. Cổ đông nước ngoài, nếu không thể trực tiếp đến Việt Nam, vẫn có thể theo dõi đại hội, đặt câu hỏi, biểu quyết hoặc ủy quyền theo đúng quy định pháp luật dân sự. Tuy nhiên, việc xác nhận ủy quyền - đặc biệt đối với tổ chức nước ngoài - đòi hỏi doanh nghiệp phải có quy chế rõ ràng và duy trì liên hệ chặt chẽ với cổ đông.
Chuẩn bị kỹ để triển khai hiệu quả
Theo kinh nghiệm từ PAN, doanh nghiệp tổ chức lần đầu nên chuẩn bị sớm, thậm chí trước 60-90 ngày. Từ khâu xây dựng tiến độ triển khai, soạn thảo thư mời, công bố tài liệu, thử nghiệm hệ thống kỹ thuật đến việc phối hợp giữa các bộ phận pháp lý, công nghệ thông tin và quan hệ nhà đầu tư - tất cả đều cần được chuẩn bị bài bản.
Việc cung cấp tài liệu sớm không chỉ giúp doanh nghiệp “ghi điểm” theo các tiêu chí quản trị tốt, mà còn tạo điều kiện để cổ đông nghiên cứu trước, qua đó nâng cao chất lượng thảo luận tại đại hội. Khi đại hội được nhìn nhận như một sự kiện kết nối với nhà đầu tư thay vì chỉ là nghĩa vụ pháp lý, doanh nghiệp sẽ chủ động đầu tư nguồn lực tương xứng.
ĐHCĐ hybrid không chỉ là giải pháp tiết kiệm chi phí hội trường, in ấn hay kiểm phiếu. Xa hơn, đây là bước chuyển trong tư duy quản trị theo hướng lấy cổ đông làm trung tâm, mở rộng khả năng tiếp cận và nâng cao tính minh bạch.
Trong bối cảnh thị trường vốn ngày càng chuyên nghiệp, cổ đông nhỏ lẻ hiểu luật hơn và cơ quan quản lý tăng cường giám sát, việc tổ chức đại hội theo chuẩn mực cao, có ứng dụng công nghệ và cơ chế xác thực độc lập sẽ trở thành lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp.
Từ trải nghiệm thực tế của nhiều doanh nghiệp có thể thấy, mô hình hybrid không làm giảm chất lượng tương tác - thậm chí còn mở rộng không gian đối thoại. Chủ tọa có thể điều hành linh hoạt, cổ đông đặt câu hỏi qua hệ thống trực tuyến và kết quả biểu quyết được hiển thị gần như tức thời. Sự kết hợp giữa trực tiếp và trực tuyến tạo nên một “không gian đại hội” rộng mở hơn, tiết kiệm hơn và công bằng hơn.
Khi công nghệ đã sẵn sàng và hành lang pháp lý được mở rộng, câu hỏi không còn là “có nên tổ chức trực tuyến hay không”, mà là “tổ chức như thế nào để đạt chuẩn quản trị cao nhất”. Trong xu hướng đó, đại hội cổ đông hybrid nhiều khả năng không còn là lựa chọn thay thế, mà dần trở thành thông lệ phổ biến của các doanh nghiệp hiện đại.
