Điều 140 - Luật Doanh nghiệp đã đương nhiên coi họp trực tuyến qua ứng dụng công nghệ thông tin là 1 trong 4 hình thức mà cổ đông có thể dự họp.
Từ nay đến cuối tháng 6 không còn dài, song dịch Covid-19 vẫn đang diễn biến phức tạp. Điều này ảnh hưởng thế nào đến công tác tổ chức ĐHCĐ thường niên của doanh nghiệp, theo ông?
Họp ĐHCĐ thường niên là cuộc họp rất quan trọng, nên luật quy định cuộc họp thường niên này phải được diễn ra trong một thời gian phù hợp nhất định để có thể thực hiện một cách có hiệu quả. Dịch Covid-19 tác động đến việc họp ĐHCĐ theo cách thông thường cơ học theo kiểu tất cả các cổ đông đều được mời đến trực tiếp hoặc uỷ quyền cho một người đến dự họp.
Với các yêu cầu phải giãn cách và cách ly xã hội trong giai đoạn dịch bệnh, thì chắc chắc sẽ ảnh hưởng đến cuộc họp ĐHCĐ theo cách thức truyền thống do phía doanh nghiệp không thể triệu tập họp, hoặc cổ đông ngại không đến thì sẽ không đủ số lượng yêu cầu tối thiểu để tổ chức.
Như vậy, tác động ngay lập tức nếu không họp kịp thời trước hạn không chỉ là vi phạm pháp luật, mà còn ảnh hưởng đến cả chính lợi ích của công ty, của cổ đông và các bên có liên quan.
Trong điều kiện đó, ông có khuyến nghị gì giúp doanh nghiệp có thể yên tâm lựa chọn phương thức tổ chức ĐHCĐ phù hợp, để vừa đảm bảo đúng luật, đạt hiệu quả cho doanh nghiệp, vừa đảm bảo quyền lợi của cổ đông?
Theo tôi được biết, một số doanh nghiệp đang tích cực chuẩn bị các công việc cần thiết để tổ chức họp ĐHCĐ và dường như doanh nghiệp đó có thể tổ chức họp đúng thời hạn. Do đó, vấn đề hiện nay là doanh nghiệp nên tập trung nỗ lực để tổ chức họp sớm nhất có thể.
Đồng thời, coi việc họp không chỉ là họp đúng thời hạn, mà còn coi đây là cơ hội để thảo luận về chiến lược, kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp trong bối cảnh mới với nhiều yếu tố diễn biến khó lường.
Tôi cho rằng, về mặt pháp lý, doanh nghiệp hiện nay đã có thể áp dụng ngay ứng dụng công nghệ thông tin để tiến hành họp ĐHCĐ, có thể dưới hình thức ĐHCĐ trực tuyến.
Hiện nay, các doanh nghiệp đang quan ngại lựa chọn tổ chức ĐHCĐ trực tuyến vì vướng một số rào cản về mặt pháp lý, theo ông nên hoá giải những khó khăn này như thế nào?
Ông Phan Đức Hiếu
Vướng mắc lớn nhất mà nhiều doanh nghiệp đang quan ngại, theo tôi hiểu là nếu như trong điều lệ và quy chế nội bộ công ty chưa đề cập ứng dụng công nghệ thông tin để tổ chức ĐHCĐ, thì liệu họ có phải sửa đổi điều lệ công ty bổ sung hình thức này và sau đó mới được ứng dụng để tổ chức họp thì mới hợp pháp? Và nếu phải sửa đổi điều lệ công ty để bổ sung rồi mới được tổ chức họp thì gần như là một sự luẩn quẩn bế tắc vì hiện nay không thể triệu tập họp được.
Đây không phải là vướng mắc, bởi theo quy định của Luật Doanh nghiệp, công ty có thể không nhất thiết phải sửa đổi điều lệ công ty mới có thể áp dụng Điều 140 của Luật.
Theo điều này, cổ đông đương nhiên có 4 lựa chọn khi tham dự họp ĐHCĐ gồm trực tiếp tham dự, có thể gửi phiếu biểu quyết qua bưu điện, hoặc tham dự cuộc họp ĐHCĐ thông qua các ứng dụng E-voting, hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử, hoặc các ứng dụng điện tử khác.
Về mặt nguyên tắc, nếu xét về lợi ích, công ty phải có đầy đủ lựa chọn này cho cổ đông để họ thấy phù hợp hình thức nào thì lựa chọn. Hiện nay, nếu công ty nào mà chưa ứng dụng công nghệ thông tin thì có thể áp dụng ngay Điều 140 - Luật Doanh nghiệp bổ sung thêm các cách thức, phương tiện khác nhau để cổ đông dự họp một cách có hiệu quả, thực chất, mà không cần sửa điều lệ công ty vì đó là quy định “cứng” của Luật và áp dụng ngay.
Riêng đối với công ty niêm yết có thể có chút vấn đề theo Nghị định 71/2017, theo đó yêu cầu công ty niêm yết khi ứng dụng công nghệ thông tin để tổ chức họp thì phải được quy định trong quy chế quản trị nội bộ.
Tuy nhiên, theo Khoản 2, Điều 143 - Luật Doanh nghiệp thì ở đây không bắt buộc phải họp, do đó doanh nghiệp hoàn toàn có thể sửa quy chế nội bộ theo hình thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản, thông qua bổ sung này là hoàn toàn có thể tuân thủ đúng các quy định của Luật Doanh nghiệp và Nghị định 71; song song với đó, công ty tổ chức việc ứng dụng công nghệ thông tin để tổ chức họp.
Thời điểm này, doanh nghiệp có thể thực hiện ngay và một cách tích cực thì hoàn toàn có khả năng giải quyết triệt để các vấn đề nêu trên.
Tuy nhiên, với những doanh nghiệp có hàng nghìn cổ đông, thực tế vẫn có mối lo ngại khi tổ chức ĐHCĐ trực tuyến bởi chưa đề cập điểm này trong điều lệ công ty, trong khi giữa cổ đông và công ty chưa có một sự giao kết thống nhất về quy trình, thủ tục cách thức tổ chức. Do đó, vẫn có khả năng xảy ra kiện cáo, khiếu nại về tính hợp pháp của ĐHCĐ theo hình thức trực tuyến sau đó?
Như tôi đã nói ở trên, Điều 140 - Luật Doanh nghiệp đã đương nhiên coi họp trực tuyến qua ứng dụng công nghệ thông tin là 1 trong 4 hình thức mà cổ đông có thể tham dự họp, đấy là quy định của Luật. Như vậy có nghĩa là công ty không phải sửa đổi điều lệ mới có thể áp dụng Điều 140, mà điều này có thể áp dụng trực tiếp ngay cả khi hiện nay điều lệ chưa có, vì đấy vẫn là 1 trong 4 quyền của cổ đông mà công ty phải bảo đảm.
Tuy nhiên, áp dụng Điều 140 nên lưu ý quy định về 4 phương thức là quyền lựa chọn của cổ đông. Cách tốt nhất không phải sửa đổi điều lệ mà hoàn toàn đúng luật, đó là tạo điều kiện cho cổ đông thực hiện quyền của mình theo lựa chọn của cổ đông theo 1 trong 4 cách. Như vậy, trong trường hợp mùa dịch này, cổ đông sẽ biết thực hiện với cách thức nào là tốt nhất.
Về tính pháp lý, Luật đã quy định rất rõ nên tôi thấy không có lo lắng gì về mặt pháp lý ở đây. Quy định tại Khoản 2, Điều 140 - Luật Doanh nghiệp đã rõ ràng, là doanh nghiệp và cổ đông có thể áp dụng ngay Điều 140 để tổ chức ĐHCĐ và quy định này sẽ được áp dụng ngay cả khi điều lệ có quy định hạn chế các quyền nói trên của cổ đông.
Đối với cổ đông, thì cổ đông có quyền thực hiện việc tham dự và biểu quyết tại ĐHCĐ theo 1 trong 4 cách nêu trên. Điều này có nghĩa là, ngay cả khi doanh nghiệp muốn cổ đông đến họp, thì họ vẫn có quyền ở nhà để gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp. Vấn đề ở đây là khiếu nại, kiện cáo về mặt pháp lý sẽ không có; nếu có, chỉ là vấn đề thực tiễn - có nghĩa là cổ đông không được hướng dẫn hoặc hỗ trợ đầy đủ, cụ thể để họ có thể sử dụng công cụ hoặc ứng dụng điện tử để tham gia họp một cách có hiệu quả.
Nếu công ty giải quyết được vấn đề thực tế nêu trên và luôn đặt mục tiêu tạo thuận lợi nhất cho cổ đông dự họp (thay vì lạm dụng điều này để cản trở họ) thì không cần phải lo lắng về khiếu nại, khởi kiện.
Thiếu nhà cung cấp giải pháp ÐHCÐ trực tuyến đúng nghĩa tại thị trường Việt Nam cũng là một khó khăn với doanh nghiệp hiện nay. Ông có lời khuyên gì cho doanh nghiệp?
Nếu vấn đề là có những khó khăn, hạn chế nhất định về lựa chọn ứng dụng và ứng dụng có đủ chức năng, đáp ứng hoàn hảo nhu cầu họp như họp “truyền thống” thì trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể lựa chọn ứng dụng tốt nhất có thể.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể khuyến khích các cổ đông tạo thành nhóm nhỏ, thảo luận, đưa ra trước các quyết định và có thể cử một đại diện cho nhóm tham dự họp, có thể cách này cũng có hiệu quả hơn.
Trước sự bối rối của nhiều doanh nghiệp, có ý kiến cho rằng cơ quan chức năng nên cân nhắc kiến nghị giãn thời gian họp ĐHCĐ năm nay muộn hơn so với thời điểm trước 30/6. Theo ông giải pháp này có khả thi không?
Có thể đây là một giải pháp cần cân nhắc và cũng có thể coi dịch Covid-19 là một trường hợp bất khả kháng. Tuy nhiên, quy định về thời hạn họp ĐHCĐ đã được quy định trong Luật, do đó, việc lùi thời hạn về nguyên tắc pháp lý sẽ phải do Chính phủ trình Quốc hội quyết định. Cơ quan có liên quan tổng hợp tình hình và báo cáo Chính phủ trình Quốc hội về việc gia hạn thêm thời hạn cuộc họp ĐHCĐ thường niên.
Tuy nhiên, trước hết, tôi cho rằng, doanh nghiệp cần nỗ lực tối đa có thể để tiến hành họp ĐHCĐ. Thời điểm này đang là giữa tháng 4, doanh nghiệp không nên chần chừ, thay vào đó, nên tích cực chuẩn bị các công việc cần thiết để có thể tổ chức họp ĐHCĐ sớm nhất có thể; không nên ngồi chờ được gia hạn, bởi như đã nêu ở trên, việc chậm họp trước hết sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới chính lợi của công ty, cổ đông và các bên liên quan.
