Theo thông lệ, tháng 4 hàng năm là mùa họp ĐHCĐ thường niên khi hầu hết các doanh nghiệp chọn thời điểm này để tổ chức họp. Thế nhưng, năm nay, do bị ảnh hưởng tiêu cực bởi đại dịch Covid-19, nên rất nhiều doanh nghiệp chưa thể tiến hành ĐHCĐ, mà phải xin gia hạn đến phút chót là ngày 30/6 tới.
Câu hỏi đặt ra là nếu gần đến “giới hạn đỏ” 30/6 mà tình hình dịch bệnh không được đẩy lùi triệt để, thì có nguy cơ doanh nghiệp sẽ bị rơi vào tình cảnh vi phạm pháp luật do không tổ chức ĐHCĐ đúng hạn?
Trong bối cảnh đó, theo ý kiến từ chuyên gia, với quy định của pháp lý hiện hành, các doanh nghiệp cần dự liệu phương án họp ĐHCĐ trực tuyến.
Dẫn kinh nghiệm quốc tế, bà Hà Thu Thanh, Chủ tịch Hội đồng thành viên Công ty Deloitte Việt Nam chia sẻ, việc tổ chức ĐHCĐ trực tuyến không phải là điều mới ở nhiều nước.
Tại Mỹ, việc tổ chức họp ĐHCĐ dưới hình thức trực tuyến được diễn ra khá phổ biến. Trong bối cảnh hiện nay, tính đến tháng 4/2020, tại một số quốc gia như: Anh, Đức, Canada, Singapore…, đã có nhiều doanh nghiệp thực hiện tổ chức họp ĐHCĐ trực tuyến.
Bằng công nghệ trực tuyến, các cuộc họp ĐHCĐ có thể được diễn ra dưới 2 dạng: cuộc họp trực tuyến toàn bộ (virtual only-meeting), trong đó không thành viên nào gặp mặt trực tiếp; và cuộc họp trực tuyến một phần (hybrid meeting) với sự tham gia của một số thành viên có mặt trực tiếp tại một địa điểm cụ thể và thiết lập đường online để các thành viên khác trong cuộc họp này tham gia.
Trên thực tế, cách thức tổ chức họp ĐHCĐ trực tuyến sẽ mang lại khá nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như thúc đẩy các công ty đổi mới, ứng dụng công nghệ; tăng khả năng huy động cổ đông tham gia - điều này đặc biệt phù hợp với các công ty, tập đoàn đa quốc gia; giúp tiết kiệm chi phí so với họp trực tiếp (bao gồm chi phí thuê hội trường, in ấn tài liệu, nguồn nhân lực phục vụ phiên họp…).
Tuy nhiên, để triển khai được hình thức ĐHCĐ trực tuyến, bên cạnh cần bổ sung nội dung này vào các văn bản quy định về quản trị công ty như: Điều lệ, Quy chế quản trị công ty, bà Thanh chỉ ra những thách thức mà doanh nghiệp cần lưu ý.
Theo đó, thách thức lớn nhất trong các buổi họp trực tuyến là đảm bảo tính hiệu quả trong việc trả lời của chủ tọa khi có thảo luận và tranh luận. Các câu hỏi của cổ đông sẽ được gửi dưới dạng câu hỏi điện tử với khối lượng lớn cùng với trạng thái “ẩn danh’’, nên sẽ gây khó cho chủ tọa trong việc quyết định chọn câu nào sẽ trả lời. Do vậy, có thể không thỏa mãn yêu cầu của các cổ đông với các câu hỏi, đặc biệt là những câu hỏi hóc búa, “nhạy cảm”.
Thách thức nữa là việc khó dự đoán được kết quả cuộc họp. Họp trực tuyến đồng nghĩa với việc có nhiều cổ đông tham gia họp hơn. Trong một phạm vi nhất định, số lượng bỏ phiếu có thể bị thay đổi theo thời gian thực, cổ đông không thực hiện việc ủy quyền biểu quyết, nên việc dự đoán kết quả sẽ khó hơn.
Các vấn đề về công nghệ thông tin như lỗi kỹ thuật, tốc độ đường truyền… có thể sẽ xảy ra gây đình trệ, thậm chí tê liệt hoàn toàn một cuộc họp trực tuyến.
Doanh nghiệp cũng cần xem xét sẽ phải làm gì nếu các cổ đông phản đối việc tổ chức việc tổ chức họp dưới dạng trực tuyến, vì trên thực tế đã từng xảy ra trường hợp này.
