Theo Nghị định 58/2001/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bằng Nghị định 31/209/NĐ-CP) thì con dấu được sử dụng, thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức (bao gồm tất cả các loại hình DN) và các chức danh nhà nước. Theo quy định hiện hành, con dấu DN được quản lý bởi các đối tượng sau: người đại diện theo pháp luật của DN; cơ quan quản lý nhà nước (Tổng cục Cảnh sát trật tự xã hội - Bộ Công An, Phòng Cảnh sát Hành chính trật tự xã hội thuộc công an tỉnh/thành phố liên quan đến cấp giấy phép khắc dấu, đăng ký mẫu dấu, cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu, cấp đổi lại sau 5 năm…) và cơ quan thi hành án (trường hợp các bên có tranh chấp liên quan đến con dấu)…
Con dấu DN: Thích quản vì tư duy khó thay đổi
Theo Điều 36, Luật DN 2005 thì DN có con dấu riêng. Thông thường, tại mỗi DN, mặc dù quy định người đại diện theo pháp luật của DN (Chủ tịch HĐQT/GĐ-TGĐ) phải chịu trách nhiệm quản lý sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật và con dấu của DN phải được lưu giữ và bảo quản tại trụ sở chính của DN. Tuy nhiên, trên thực tế, nếu như không có những tranh chấp, bất đồng thì con dấu thường được giao cho bộ phận văn thư/hành chính quản lý hoặc được chủ tịch HĐQT/GĐ-TGĐ quản lý. Nhiều trường hợp, để thuận tiện cho các giao dịch kinh doanh, con dấu được mang theo khắp nơi hoặc giữ ở nhà, thay vì chỉ lưu giữ tại trụ sở chính của DN. Điều này là bình thường, bởi lẽ, Luật DN 2005 đã xác định con dấu là tài sản của DN nên quản lý thế nào là quyền của DN.
Tuy nhiên, thực tiễn các vụ tranh chấp con dấu DN thời gian qua cho thấy, đòi hỏi phải có sự thay đổi tư duy liên quan đến quản lý con dấu. Theo đó, các trường hợp tranh chấp điển hình là: người đại diện theo pháp luật chiếm dụng con dấu làm tài sản riêng của mình, nên thay vì lưu giữ tại trụ sở chính, thì lại cất ở nhà riêng, mang theo người (vụ tranh chấp tại Bệnh viện đa khoa Tây Đô).
Vụ tranh chấp con dấu kéo dài hơn 3 năm tại CTCP Hữu Nghị Hà Nội, khi cựu Chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc Công ty kiên quyết không bàn giao con dấu cho HĐQT mới sau ĐHCĐ hợp pháp vào tháng 10/2002 và dùng con dấu này để nhân danh Công ty ký kết các hợp đồng kinh tế có giá trị lớn, gây thiệt hại cho Công ty. Vụ việc tranh chấp này trở nên phức tạp khi Công an TP. Hà Nội vào khám xét và khởi tố vụ án hình sự, với tội danh “Chiếm đoạt con dấu” tại công ty này theo Điều 268, Bộ luật Hình sự.
Tương tự, tại CTCP Du lịch khách sạn Bạch Đằng - Hải Phòng, HĐQT mới phải kiện HĐQT cũ ra tòa để yêu cầu HĐQT cũ bàn giao con dấu và phải trải qua nhiều cấp xét xử, HĐQT mới giành được quyền quản lý sử dụng con dấu hợp pháp của mình.
Hay vụ tranh chấp con dấu giữa các thành viên HĐQT CTCP Đay Sài Gòn đã khiến cho Tòa án phải tiến hành áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời là cưỡng chế giao nộp con dấu từ người đại diện theo pháp luật theo yêu cầu của nguyên đơn. Theo đó, trước khi tòa có quyết định khác, mọi nghiệp vụ đóng dấu văn bản, giấy tờ của Công ty Đay Sài Gòn đều được thực hiện tại cơ quan thi hành án…
Gần đây nhất, ngày 8/1/2012, một nhóm cổ đông CTCP Đầu tư và phát triển kim khí Hải Phòng đã táo tợn phá khóa đánh cắp những con dấu quan trọng của Công ty. Khi bị phát hiện, đối tượng chiếm giữ con dấu trái phép còn chống lệnh tòa và bất chấp thi hành án gây bức xúc dư luận. Tuy nhiên, Cơ quan cảnh sát điều tra Công an thành phố Hải Phòng lại có thông báo trả lời người tố cáo về việc “không khởi tố vụ án” vì cho rằng, hành vi trái phép ấy không phạm vào điều 268 Bộ luật Hình sự vì CTCP Đầu tư và phát triển kim khí là doanh nghiệp thuộc tổ chức kinh tế, con dấu của Công ty không được xác định là con dấu của cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội. Ngày 24/7/2012, TAND quận Lê Chân (Hải Phòng) đã ra quyết định áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời thu hồi con dấu trả lại cho Công ty nhằm tránh hậu quả xấu của việc sử dụng con dấu trái pháp luật. Do các đối tượng chiếm dụng con dấu không chấp hành nên ngày 15/8/2012, Chi cục Thi hành án quận Lê Chân có Công văn số 440/CV-THA và Cục Quản lý hành chính về TTXH - Bộ Công an đã có công văn về việc chấm dứt giá trị pháp lý con dấu của CTCP Đầu tư và phát triển kim khí Hải Phòng và cho làm thủ tục khắc lại con dấu, cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho công ty này sử dụng. Đến tháng 9/2012, Công ty mới được cấp lại con dấu để hoạt động.
Theo Chủ tịch HĐQT của CTCP Đầu tư và phát triển kim khí Hải Phòng, sau gần một năm bị nhóm cổ đông chiếm đoạt con dấu, hoạt động của Công ty đình trệ từ việc báo cáo thuế, nộp thuế, giao dịch tài chính với ngân hàng, ký kết hợp đồng kinh tế... gây thiệt hại lớn cho Công ty. Việc các đối tượng này vẫn nhất quyết không giao nộp con dấu chiếm đoạt luôn gây nguy cơ tiềm ẩn về việc sử dụng trái phép con dấu. Thế nhưng, đến nay, cơ quan pháp luật cũng chưa có biện pháp cứng rắn nào để xử lý triệt để vụ việc. Việc này khó xử lý bởi theo quy định hiện nay, nếu muốn xử lý được tội “Trộm cắp tài sản” (Điều 138 Bộ luật Hình sự), “Chiếm giữ trái phép tài sản” (Điều 141) để xử lý triệt để hành vi vi phạm của nhóm cổ đông này thì phải chứng minh được giá trị tài sản thiệt hại từ 2 triệu (Tội trộm cắp) đến 5 triệu đồng trở lên (Tội chiếm giữ trái phép tài sản). Trong khi việc xác định con dấu DN có giá trị cụ thể là bao nhiêu tiền hay việc chứng minh thiệt hại tài sản là bao nhiêu là “bất khả thi” với cơ quan điều tra, cũng như chính DN bị chiếm dụng con dấu.
Cũng liên quan đến hoạt động quản lý con dấu DN, mới đây nhất, theo hướng dẫn tại Thông tư 121/2012/TT-BCA, cứ 5 năm một lần, con dấu phải khắc mới và đăng ký lại mẫu dấu. Để gắn trách nhiệm của DN, quy định này đã có chế tài với mức phạt 500.000 - 1.000.000 đồng theo điểm b, Khoản 1, Điều 12, Nghị định 167/2013/NĐ-CP ngày 12/11/2013 (có hiệu lực thi hành từ ngày 28/12/2013). Theo khoản 2, Điều 12, NĐ 167/2013, mức phạt có thể lên tới 2 - 3 triệu đồng nếu không đổi, không khắc lại hoặc không thông báo mẫu dấu…
Doanh nghiệp Cần có toàn quyền với còn dấu
Một điểm đáng tiếc của Dự thảo Luật DN 2005 sửa đổi (dự thảo 3) đó là tư duy quản lý con dấu chưa có nhiều thay đổi theo hướng để DN tự quyết định việc quản lý như thế nào với tài sản của họ. Theo đó, Dự thảo Luật quy định: “1. Doanh nghiệp có con dấu riêng. Trường hợp cần thiết DN có thể có con dấu thứ hai. Hình thức và nội dung của con dấu, điều kiện làm con dấu và chế độ sử dụng con dấu thực hiện theo quy định của Chính phủ. 2. Người đại diện theo pháp luật của DN phải chịu trách nhiệm quản lý việc sử dụng và lưu giữ con dấu theo quy định của pháp luật. Con dấu của DN phải được lưu giữ và bảo quản tại trụ sở chính của DN. 3. Con dấu là tài sản của DN. Nghiêm cấm mọi trường hợp chiếm giữ và ngăn cản việc sử dụng con dấu cho hoạt động của DN. Người quản lý công ty, nhóm hoặc thành viên, cổ đông, ban kiểm soát và kiểm soát viên được quyền sử dụng con dấu để thực hiện các quyền của mình theo các quy định tại Luật này”.
Để chứng minh vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của DN thì ngoài con dấu ra, DN còn nhiều hình thức khác khẳng định điều này (chữ ký, giấy tờ giao dịch có logo của công ty). Con dấu của DN chỉ là một dấu hiệu nhận dạng DN để phân biệt DN này với DN khác, chứ không cho nó là một biểu hiện pháp lý của DN. Thực tế, con dấu chỉ có tính xác thực, chứ không có ý nghĩa pháp lý. Con dấu rất dễ bị làm giả và xét về tính xác thực thì nó là loại xác thực kém nhất, nếu so với chữ ký (chữ ký viết tay, chữ ký số), vân tay hay ADN.
Tư duy về quản lý và sử dụng con dấu cũng nên có một sự chuyển đổi, vì bản chất con dấu là một loại tài sản của DN thì nó có thể chuyển từ “nên có” sang “có thể có” và tiếp cận đến mức cao nhất như ở các nước là “không cần có”. Do vậy, Luật DN sắp tới nên sửa đổi theo hướng thừa nhận nhiều hình thức khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của DN, ngoài con dấu, nhằm thay đổi tư duy chiếm hữu con dấu của một bộ phận người quản lý và điều hành DN hiện nay cũng như từ cơ quan quản lý nhà nước.
Ngoài ra, cũng cần loại bỏ các thủ tục phiền hà từ cơ quan đăng ký kinh doanh với DN khi tiến hành các thủ tục thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh (ví dụ: công văn của DN bắt buộc phải được đóng dấu thì mới hợp pháp, trong khi con dấu đang bị chiếm giữ bởi ban lãnh đạo cũ). Tiến tới cho phép DN tự thiết kế con dấu (hình dạng, kích thước, mẫu mực khác nhau) và đăng ký (nếu có quy định) với cơ quan công quyền để làm dấu hiệu nhận dạng riêng, không trùng lặp với DN khác (giống như quản lý mã số DN hiện nay).
