5 năm một lần, DN phải khắc mới và đăng ký lại mẫu dấu theo hướng dẫn tại Điều 14 Thông tư 21/2012/TT-BCA ngày 15/2/2012 (có hiệu lực kể từ ngày 6/6/2012).
Đứng dưới góc độ của DN, quy định này đang tạo ra những chi phí và mất thời gian không cần thiết cho DN trong bối cảnh nền kinh tế đang khó khăn và DN còn phải đi kiếm từng đồng lợi nhuận để duy trì sự tồn tại của mình.
Tại sao phải thay mới?
Điều 36, Luật DN 2005 quy định về con dấu của DN như sau: “1. DN có con dấu riêng. Con dấu của DN phải được lưu giữ và bảo quản tại trụ sở chính của DN. Hình thức và nội dung của con dấu, điều kiện làm con dấu và chế độ sử dụng con dấu thực hiện theo quy định của Chính phủ. 2. Con dấu là tài sản của DN. Người đại diện theo pháp luật của DN phải chịu trách nhiệm quản lý sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật. Trong trường hợp cần thiết, được sự đồng ý của cơ quan cấp dấu, DN có thể có con dấu thứ hai”.
Như vậy, với mỗi DN, khi luật pháp đã xác định con dấu là tài sản của DN thì việc quản lý và sử dụng như thế nào là quyền của DN (mà trực tiếp là người đại diện theo pháp luật). Tuy nhiên, Luật DN cũng lại yêu cầu việc quản lý và sử dụng con dấu phải theo quy định của pháp luật mà ở đây chính là các quy định tại Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về quản lý và sử dụng con dấu (đã được sửa đổi, bổ sung theo Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009) và các Thông tư hướng dẫn của cơ quan quản lý về con dấu (Bộ Công an).
Nếu như trước đây, con dấu tròn của DN chỉ phải đổi khi bị hư hỏng hoặc thông tin DN có thay đổi. Nhưng nay, cứ 5 năm một lần, dù gì vẫn phải khắc mới và đăng ký lại mẫu dấu theo hướng dẫn tại Thông tư 21/2012/TT-BCA. Để gắn trách nhiệm của DN, quy định này đã có chế tài với mức phạt 500.000 - 1.000.000 đồng theo điểm b, Khoản 1, Điều 12, Nghị định 167/2013/NĐ-CP ngày 12/11/2013 (có hiệu lực thi hành từ ngày 28/12/2013).
Quy định tại Thông tư 21/2012/TT-BCA ngay lập tức ảnh hưởng đến các DN được thành lập kể từ giữa năm 2007 trở lại đây. Theo đó, cứ sau 5 năm, các DN (bao gồm cả chi nhánh, các văn phòng đại diện) phải làm lại thủ tục khắc mới và đăng ký lại mẫu dấu với cơ quan công an. Quy định tưởng như hợp lý này (với cơ quan quản lý nhà nước) lại vô hình chung tạo ra thêm áp lực phải trả thêm các chi phí cho việc khắc dấu và lưu hành mẫu dấu cho DN.
Theo số liệu thông kê, tính đến thời điểm 30/6/2013, cả nước có 457.343 DN đang hoạt động. Tính riêng năm 2013, có khoảng hơn 71.000 DN thành lập mới (đây là tốc độ thành lập DN tăng đều đặn hàng năm nhằm đến mục tiêu 1 triệu DN vào năm 2020). Theo số liệu tính toán, chi phí cho việc khắc dấu và trả phí lưu hành mẫu dấu DN dao động từ rẻ nhất là 380.000 đồng/con dấu đến cao cấp là khoảng 1 - 1,5 triệu đồng/con dấu, tùy thuộc vào chất liệu khắc dấu (liền mực, đồng).
Như vậy, chỉ làm một phép tính đơn giản là với số lượng khoảng hơn 500.000 DN hiện đang hoạt động phải tiến hành thủ tục khắc dấu mới và đăng ký lưu hành mẫu dấu theo quy định của Bộ Công an, số tiền mà các DN này sẽ phải bỏ ra đã là một con số khủng: 190 - 500 tỷ đồng. Nếu chỉ tính bình quân khoảng 100.000 DN phải làm lại con dấu mỗi năm (trong chu kỳ thay đổi 5 năm), thì số tiền cũng dao động từ 38 - 100 tỷ đồng/năm. Tính toán này còn chưa tính đến việc DN có chi nhánh, văn phòng đại diện mà cũng có con dấu lưu hành, hoặc DN có con dấu thứ 2.
Đối với mỗi DN, việc con dấu hỏng, mất thì phải làm lại là điều đương nhiên. Tuy nhiên, với nhiều DN, việc con dấu của họ vẫn sử dụng tốt (theo tính toán, riêng con dấu liền mực của DN có thể chịu được khoảng 4.000 lượt đóng dấu mới phải thay mực mới, và nếu sử dụng và bảo quản tốt, có thể sử dụng được 10 - 15 năm, thậm chí hết vòng đời DN thì con dấu chưa chắc đã hỏng!). Như vậy, nếu như luật đã quy định con dấu là tài sản DN, thì nếu như tài sản đó vẫn còn dùng tốt (mà thực tế là dùng rất tốt) thì tại sao lại bắt DN cứ 5 năm phải khắc mới và đăng ký lưu hành mới?!
Chưa hết, dường như “tư duy quản lý con dấu” của chúng ta vẫn chưa theo kịp với sự phát triển của xã hội và xu hướng hội nhập quốc tế của nền kinh tế. Cơ quan quản lý nhà nước vẫn đánh đồng việc quản lý con dấu của DN (là tài sản thuộc sở hữu tư, dấu hiệu phân biệt DN) với con dấu của cơ quan, tổ chức nhà nước (là tài sản của Nhà nước, biểu tượng quyền lực của Nhà nước).
Cần thay đổi tư duy quản lý con dấu DN
Việc có hay không yếu tố “lợi ích bộ ngành” liên quan đến việc quản lý con dấu sẽ chờ thời gian và kết luận của các cơ quan nhà nước có liên quan, bởi lẽ, việc gì không hợp lý, đi ngược quy luật tự khắc sẽ phải bãi bỏ hoặc đình chỉ. Việc Thông tư 21/2012/TT-BCA có vượt quá thẩm quyền hay không sẽ phải chờ kết quả thẩm định của Bộ Tư Pháp và các cơ quan liên quan.
Tại phiên thảo luận về dự thảo Luật Căn cước công dân, Phó chủ tịch Quốc hội Nguyễn Thị Kim Ngân cũng cho rằng: “Phải lấy yêu cầu của nhân dân đặt lên trên yêu cầu quản lý của cơ quan nhà nước; các thủ tục, từ cấp ban đầu, cấp đổi, cấp lại, đều phải thật đơn giản”.
Tư duy này của vị Phó chủ tịch Quốc hội cũng nên vận dụng tương tự vào vấn đề quản lý con dấu của DN, theo đó, khi xác định nó là tài sản của DN, thì hãy để DN tự quyết định vấn đề quản lý và sử dụng. Không nên đặt ra vấn đề quốc phòng, an ninh, trật tự an toàn xã hội để “quản” con dấu DN như con dấu của cơ quan tổ chức nhà nước.
Ngoài ra, tư duy về quản lý và sử dụng con dấu cũng nên có một sự chuyển đổi, vì bản chất con dấu là một loại tài sản của DN thì nó có thể chuyển từ “nên có” sang “có thể có” và tiếp cận đến mức cao nhất như ở các nước là “không cần có”.
Để chứng minh vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của DN thì ngoài con dấu ra, DN còn nhiều hình thức khác khẳng định điều này (chữ ký, giấy tờ giao dịch có logo của công ty). Con dấu của DN chỉ là một dấu hiệu nhận dạng DN để phân biệt DN này với DN khác, chứ không cho nó là một biểu hiện pháp lý của DN. Thực tế, con dấu chỉ có tính xác thực, chứ không có ý nghĩa pháp lý. Con dấu rất dễ bị làm giả và xét về tính xác thực thì nó là loại xác thực kém nhất, nếu so với chữ ký (chữ ký viết tay, chữ ký số), vân tay hay ADN.
Do vậy, Luật DN 2005 (sửa đổi) cũng nên sửa đổi theo hướng thừa nhận nhiều hình thức khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của DN, ngoài con dấu, nhằm thay đổi tư duy chiếm hữu con dấu của một bộ phận người quản lý và điều hành DN hiện nay cũng như chính tư duy quản lý con dấu DN của các cơ quan quản lý nhà nước. Làm được điều này không chỉ giúp cho DN giảm chi phí không cần thiết, cơ quan quản lý nhà nước cũng không phải mất sức lực và tiền của để tiến hành thanh/kiểm tra DN chỉ để phạt DN vì lỗi không chấp hành quy định quản lý tài sản của chính DN. Mặt khác, quy định về quản lý con dấu nên chỉ áp dụng cho các cơ quan, tổ chức nhà nước, tổ chức chính trị xã hội - nơi mà mỗi khi con dấu hỏng hay quá thời gian sử dụng mà phải làm lại con dấu mới đã có ngân sách nhà nước chi trả.
Vi phạm các quy định về quản lý và sử dụng con dấu
Trích Điều 12. Vi phạm các quy định về quản lý và sử dụng con dấu (Nghị định 167/2013/NĐ-CP ngày 12/11/2013):
1. Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:
a) Không thông báo ngay cho cơ quan có thẩm quyền về việc mất hoặc hư hỏng giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu;
b) Không đăng ký lại mẫu dấu với cơ quan có thẩm quyền theo quy định.
2. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:
b) Sử dụng con dấu chưa đăng ký lưu chiểu mẫu dấu hoặc chưa có giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu;
d) Không thông báo ngay cho cơ quan có thẩm quyền về việc mất con dấu đang sử dụng;
đ) Không đổi lại con dấu khi có quyết định của cấp có thẩm quyền về việc đổi tên cơ quan, tổ chức dùng dấu hoặc đổi tên cơ quan cấp trên hoặc thay đổi về trụ sở cơ quan, tổ chức có liên quan đến mẫu dấu;
e) Không khắc lại con dấu theo mẫu quy định;
g) Không nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu khi quyết định của cấp có thẩm quyền có hiệu lực về việc chia tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, kết thúc nhiệm vụ, chuyển đổi hình thức sở hữu hoặc chấm dứt hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc tạm đình chỉ sử dụng con dấu;
h) Không thông báo mẫu dấu với các cơ quan có thẩm quyền trước khi sử dụng;
i) Không xuất trình con dấu và giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu khi có yêu cầu kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền.
Công ty khắc dấu Ngôi sao (DN chiếm 30% thị phần khắc dấu DN tại Hà Nội) cho biết: Nhiều DN làm con dấu bằng đồng hết 1,8 triệu đồng/con dấu và thời gian làm cũng lâu hơn con dấu liền mực. Nếu DN muốn lấy sớm, phải bỏ thêm tiền để Công ty đẩy nhanh tiến độ (chi phí thêm này bằng 20 - 30% phí làm dấu nói chung).
Trong khi đó, chi phí khắc dấu liền mực là 300.000 đồng + 10% VAT + 50.000 đồng nộp cho cơ quan công an để nhận giấy chứng nhận lưu hành mẫu dấu.
