Đặt lợi ích của cổ đông là số 1
Hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp phục vụ cho các nhóm lợi ích gồm lợi ích của cổ đông, lợi ích của người lao động (bao gồm cả ban điều hành doanh nghiệp), lợi ích của cộng đồng xã hội (bao gồm cả khách hàng và Nhà nước).
Trong 3 nhóm lợi ích này thì lợi ích của Nhà nước có các quy định tương đối rõ ràng, thông qua các văn bản luật về thuế và các quy định quản lý nhà nước về hoạt động của doanh nghiệp. Lợi ích của khách hàng được điều chỉnh bằng sự cạnh tranh với các doanh nghiệp đối thủ kinh doanh cùng lĩnh vực.
Doanh nghiệp cần đảm bảo khách hàng có lợi ích phù hợp với số tiền khách hàng chi trả và đảm bảo sự cạnh tranh so với sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đối thủ. Sau khi đáp ứng đúng, đủ cho khách hàng và thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước thì phần hiệu quả còn lại sẽ thuộc về cổ đông và người lao động của doanh nghiệp.
Trong quá trình hình thành và phát triển doanh nghiệp, cổ đông có trước và khai sinh ra doanh nghiệp, sau đó mới có ban điều hành và người lao động, do vậy quyền lợi của cổ đông cần được ưu tiên. Tuy nhiên, trên thực tế, các cổ đông chỉ gặp đầy đủ một đến hai lần tại cuộc họp đại hội đồng cổ đông thường niên hoặc bất thường, việc quản lý và lập phương án phân chia quyền lợi giữa các nhóm lợi ích đặt trong tay ban điều hành doanh nghiệp. Ban điều hành doanh nghiệp thường có xu hướng dành nhiều quyền lợi cho ban điều hành và người lao động hơn là cho cổ đông.
Việc này xuất phát từ các lý do như: Trực tiếp phân chia lợi ích cho người lao động tạo quyền lực cho ban điều hành; ban điều hành cũng là người lao động nên tăng lợi ích cho người lao động cũng chính là tăng lợi ích cho ban điều hành; nhận thức sai về vai trò của cổ đông, cho rằng ban điều hành và người lao động tạo ra giá trị mà quên mất rằng, cổ đông mới là người khai sinh ra doanh nghiệp, nuôi sống người lao động và cung cấp nguồn lực để ban điều hành tạo ra giá trị đó.
Minh bạch hoạt động của công ty thông qua tài liệu họp
Đối với doanh nghiệp đại chúng, việc minh bạch thông tin với cổ đông vừa là trách nhiệm vừa là đạo đức nghề nghiệp. Cần nhận thức rằng, các quy định về công bố thông tin của cơ quan quản lý nhà nước với doanh nghiệp chỉ là các yêu cầu tối thiểu trong phạm vi đạo đức nghề nghiệp của ban điều hành phải thực hiện với cổ đông. Pháp luật chỉ là đạo đức tối thiểu, còn đạo đức là pháp luật tối đa. Do vậy, tài liệu đại hội nên được chuẩn bị với chuẩn của đạo đức và vượt trên các yêu cầu tối thiểu theo quy định của pháp luật.
Ví dụ, với báo cáo tài chính kiểm toán, nếu doanh nghiệp chuẩn bị theo chuẩn đạo đức thì không nên còn yếu tố ngoại trừ nào khiến cổ đông khó hiểu; các báo cáo hoạt động của hội đồng quản trị và ban điều hành cần được chuẩn bị với nội dung đầy đủ nhưng ngắn gọn, dễ hiểu.
Ngoài các thông tin tối thiểu theo quy định, ban điều hành nên chuẩn bị những báo cáo bổ sung cho cổ đông như báo cáo về ngành mà doanh nghiệp hoạt động, báo cáo so sánh vị trí của doanh nghiệp với các đối thủ cạnh tranh để cổ đông biết doanh nghiệp đang ở vị trí nào và nhận định về cơ hội cũng như thách thức trong các năm tới.
Các tài liệu này nên gửi sớm đến cổ đông, riêng các tài liệu phải đợi số liệu kiểm toán thì có thể gửi sau, nhưng vẫn phải đảm bảo có đủ thời gian cho cổ đông nghiên cứu trước khi tham dự đại hội.
Trên thực tế, có nhiều doanh nghiệp đầu tư hệ thống công nghệ thông tin hiện đại để gửi thông tin chăm sóc khách hàng, nhưng lại không tích hợp việc gửi thông tin cho cổ đông, thiếu quan tâm chăm sóc cổ đông.
Tôn trọng cổ đông từ hình thức tổ chức đến nội dung đại hội
Ban điều hành cần lắng nghe, thấu hiểu các kỳ vọng của cổ đông với công ty và xây dựng kế hoạch để các mong muốn đó thành hiện thực. Tinh thần cầu thị của ban điều hành cần được thể hiện qua việc chuẩn bị chu đáo việc tổ chức đại hội đồng cổ đông như địa điểm và thời gian phù hợp; gửi danh sách cổ đông có thông tin liên lạc để các cổ đông có thể dồn quyền đề cử, đề xuất tại đại hội; chuẩn bị tốt tài liệu và gửi tài liệu, liên lạc mời và xác nhận tham dự; phân công người đón tiếp, hỗ trợ cổ đông tham dự; chuẩn bị thành phần ban điều hành tham dự để trả lời ngay các câu hỏi cụ thể của cổ đông; bố trí đủ thời gian cho cổ đông đặt câu hỏi, ghi nhận trả lời ngay hoặc sau đại hội, các vấn đề được hỏi sẽ được trả lời đến khi thấu đáo…
Thực tế, có không ít đại hội thiếu cổ đông đến tham dự, thậm chí không đủ điều kiện để tổ chức; ngoài phần nhỏ nguyên nhân khách quan đến từ ý thức của cổ đông thì phần lớn là do doanh nghiệp thiếu chu đáo và cầu thị trong việc tổ chức đại hội trong một thời gian dài. Tình trạng này cần sớm được khắc phục để phát huy đóng góp trí tuệ của các cổ đông cho sự phát triển của doanh nghiệp, cũng như tăng cường tính minh bạch của doanh nghiệp, qua đó thu hút nhà đầu tư.