Petrolimex là doanh nghiệp tiên phong áp dụng công nghệ trong lĩnh vực xăng dầu tại Việt Nam.
ERP (Enterprise Resource Planning) - hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp, hiện là bộ phần mềm được dùng phổ biến trong hoạt động của doanh nghiệp Việt Nam, song khi Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex, HoSE: PLX) bắt đầu xây dựng năm 2010 và vận hành chính thức từ 2013, mới có 2 đơn vị khác trong nhóm 500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam (VNR500) cùng tiên phong sử dụng.
Sau gần 8 năm triển khai với mức đầu tư ban đầu 12,6 triệu USD, ERP của Petrolimex hiện cũng là một trong những hệ thống lớn nhất Việt Nam khi giúp kết nối quản trị hoạt động kinh doanh xăng dầu từ công ty mẹ đến 76 đơn vị thành viên, 112 điểm triển khai và 40 kho. Hệ thống hiện có 1.420 người dùng cuối, 165 quy trình nghiệp vụ trên các phân hệ, tích hợp hơn 2.400 cửa hàng và hệ thống tự động hóa xuất hàng tại 20 kho…
ERP là bộ phần mềm quản lý tổng quan nhằm quản lý các hoạt động quản trị của doanh nghiệp bao gồm nhiều phân hệ như: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần… Tùy theo điều kiện và yêu cầu của từng doanh nghiệp, ERP sẽ được xây dựng tùy biến để phù hợp với các ngành nghề kinh doanh phù hợp.
ERP được xem là ví dụ ban đầu cho chiến lược đầu tư hiện đại hóa công nghệ và hệ thống quản trị tại Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam. Trước xu hướng tất yếu của cuộc Cách mạng công nghệ 4.0, Petrolimex đã và đang cho thấy những bước đi cụ thể hóa chiến lược của mình, thông qua việc áp dụng các công nghệ mới nhất như IoT (internet kết nối vạn vật) hay IoS (internet kết nối mọi dịch vụ) vào các hoạt động sản xuất kinh doanh.
Cùng với ERP, Petrolimex từ nhiều năm qua đã xây dựng và dần hoàn thiện phần mềm quản lý cửa hàng bán lẻ xăng dầu (EGAS) với tổng mức đầu tư 17 tỷ đồng và được triển khai bởi chính một doanh nghiệp thành viên của tập đoàn là CTCP Tin học Viễn thông Petrolimex (Piacom). Nhờ vậy, EGAS đã đáp ứng được những nhu cầu khắt khe nhất của hoạt động xăng dầu từ quản lý hàng hóa, dòng tiền… tới tích hợp đồng bộ hệ thống cột bơm điện tử, hệ thống tự động đo bồn bể xăng dầu, nhiệt độ, quy đổi dung tích… Số liệu thực tế đồng thời được truyển tải tới hệ thống ERP theo thời gian thực nhằm quản trị thuận lợi nhất.
Tận dụng những thành quả đạt được của hai dự án nêu trên, với điểm mạnh là các quy trình quản lý được thống nhất và tập trung trên phạm vi toàn Tập đoàn, kể từ năm 2015, Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam đã từng bước tiến hành các dự án vệ tinh trong quá trình chuyển đổi số (Digital Transformation).
Cụ thể, là đơn vị đầu tiên trong ngành xăng dầu triển khai thành công áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC và Thông tư số 64/2013/TT- BTC ngày 15/05/2013;
Triển khai, ứng dụng và vận hành thành công các hệ thống số hóa trong doanh nghiệp như: Các hệ thống Quản lý Nhân sự, Quản lý Công văn Văn bản nội bộ, các hệ hệ thống Email, Website tập trung trong phạm vi toàn Tập đoàn, cung cấp khả năng tích hợp dữ liệu với các cơ quan quản lý nhà nước như Tổng Cục Hải quan trong công tác kiểm tra, giám sát tại các Kho Xăng dầu đầu mối;
Đặc biệt, đầu tháng 10 vừa qua, Petrolimex cũng chính thức vận hành khai thác dữ liệu Hệ thống đo bồn tự động (ATG) tại Tổng kho Xăng dầu Nhà Bè (TP.HCM), tiến thêm một bước trong quá trình tự động hóa và áp dụng công nghệ vào quản trị điều hành của doanh nghiệp.
Hệ thống này được lắp đặt từ nhiều năm trước và đến nay bắt đầu đưa vào khai thác thông tin để quản lý hàng hóa, giao nhận xăng dầu và hạch toán kế toán hàng hóa, với mục tiêu giảm thiểu sự tác động của con người trong chuỗi vận hành hệ thống, hạn chế sai sót, nâng cao hiệu quả quản lý, điều độ hàng hóa (logistics), giảm thiểu độc hại cho người lao động và nâng cao cấp độ an toàn đối với công trình xăng dầu.
Hướng tới minh bạch hóa, tăng năng suất lao động
Theo báo cáo của Petrolimex, các hệ thống công nghệ được triển khai đã giúp Tập đoàn đáp ứng nhu cầu chủ động khai thác, phân tích thông tin từ hệ thống dữ liệu tập trung và chính xác, qua đó giúp công ty mẹ nắm được hoạt động xuyên suốt tại các đơn vị thành viên để đưa ra các quyết định phù hợp.
Theo chia sẻ của một lãnh đạo cấp cao của Tập đoàn, ứng dụng hệ thống công nghệ đã chuyển đổi nhiều khâu trong quy trình vận hành sang tự động hóa và kiểm soát trực quan. Đơn cử như việc đo bể (dung tích, nhiệt độ, tỷ trọng) để tính hàng tồn kho. Trước kia một nhân viên nghiệp vụ phải làm thủ công, sử dụng thước đo tay 2 lần/ngày khi kiểm kê định kỳ và trước mỗi đợt thay đổi giá. Sau đó, số liệu sẽ được tính toán và cập nhật, đưa tới các bộ phận bằng fax hoặc bưu điện.
Việc này tốn thời gian và dễ gây thất lạc, sai sót trong quá trình lưu chuyển. Tuy nhiên, khi áp dụng công nghệ EGAS và ATG, mọi vấn đề bất cập đều được giải quyết. Phần mềm đã thay người lao động tự động tính toán và truyền tải thông tin về chương trình ERP, tạo sự nhất quán trong toàn hệ thống. Đồng thời, việc áp dụng tự động hóa cũng giúp hạn chế hao hụt trong quá trình đo lường thủ công.
Việc áp dụng công nghệ góp phần tích cực vào tăng năng suất lao động tại Petrolimex.
Một điểm nổi bật khác của hệ thống ERP là kiểm soát các dữ liệu hàng hóa, kế toán, tài chính theo thời gian thực (real-time). Tính năng này giúp doanh nghiệp nâng cao tính minh bạch về tài chính. Mọi số liệu về giao dịch tại các đại lý và cửa hàng xăng đầu được kiểm soát rõ ràng, hạn chế gian lận và đảm bảo sự minh bạch trong giao dịch thương mại. Điều này không chỉ mang lại lợi ích cho Tập đoàn mà còn giúp người tiêu dùng được sử dụng sản phẩm và dịch vụ đúng quy định, hạn chế xảy ra các trường hợp cây xăng “gắn chíp” làm ảnh hưởng đến hình ảnh của Petrolimex và gây thiệt hại cho khách hàng.
Với hệ thống này, thời gian lập báo cáo quyết toán của toàn Tập đoàn cũng được rút ngắn, qua đó đáp ứng được các chuẩn mực, chế độ kế toán và thời gian công bố thông tin đối với một công ty đại chúng, niêm yết trên sàn như Petrolimex.
Thời gian qua, Tập đoàn đang tiếp tục triển khai ứng dụng sâu rộng công nghệ và tự động hóa vào hoạt động sản xuất và vận hành, với mục tiêu tự động hóa, thay thế các quy trình thủ công của người lao động (lắp đặt hệ thống van điều khiển từ xa và điều hành tập trung, triển khai mở rộng EGAS, ATG…).
Bên cạnh đó, Petrolimex đang kết hợp với Tập đoàn JX NOE, cổ đông lớn sở hữu 8% vốn, nghiên cứu triển khai tối ưu hóa chi phí vận chuyển bằng hệ thống kiểm soát lộ trình (DOC), đồng thời phối hợp nghiên cứu xây dựng và nâng cấp hệ thống quản trị cho tập đoàn. Tập đoàn cũng đang triển khai Đề án phát triển ứng dụng tự động hóa hệ thống kho xăng dầu trong toàn Tập đoàn với lộ trình triển khai đến năm 2025, theo đó sẽ giúp Petrolimex nâng cao năng suất lao động 10-15% và cắt giảm chi phí 15-20% trong những năm tới.
