Bà Nguyễn Thị Thùy Dương, Chuyên viên tư vấn Quản trị doanh nghiệp phụ trách EzGSM (ĐHCĐ trực tuyến), CTCP Chứng khoán FPT (FPTS):
Theo quy định tại Điều 140, Luật doanh nghiệp 2014 - Thực hiện quyền dự họp ĐHCĐ: “Cổ đông có thể trực tiếp tham dự họp, ủy quyền bằng văn bản cho một người khác dự họp, hoặc thông qua một trong các hình thức quy định tại Khoản 2, Điều này. Trường hợp cổ đông là tổ chức chưa có người đại diện theo ủy quyền quy định tại Khoản 4, Điều 15 của Luật này, thì ủy quyền cho người khác dự họp ĐHCĐ.
Việc ủy quyền cho người đại diện dự họp ĐHCĐ phải lập thành văn bản theo mẫu do công ty phát hành. Người được ủy quyền dự họp ĐHCĐ phải xuất trình văn bản ủy quyền khi đăng ký dự họp trước khi vào phòng họp”.
Như vậy, để hạn chế tình huống như trong trường hợp nêu trên, Ban Tổ chức họp ĐHCĐ cần chú ý một số vấn đề sau:
- Đưa nội dung những yêu cầu cần phải có đối với người đến dự họp ĐHCĐ vào nội dung thư mời họp (mang theo giấy tờ tùy thân, thư mời họp, giấy ủy quyền…) và các biện pháp xử lý trong trường hợp cổ đông đến dự họp không thực hiện các yêu cầu đó;
- Đối với giấy ủy quyền tham dự họp ĐHCĐ, cần quy định chi tiết các công việc và những nghĩa vụ phải thực hiện của người được cổ đông ủy quyền tham dự cuộc họp;
- Đồng thời, đưa các yêu cầu phải có đối với người đến dự họp nói chung và người đại diện theo ủy quyền của cổ đông nói riêng vào Quy chế làm việc của ĐHCĐ và công bố để tất cả cổ đông đều có thể nắm bắt thông tin;
- Sử dụng các phương thức điện tử như phần mềm hỗ trợ bỏ phiếu trực tuyến, để những cổ đông không thể tham dự họp trực tiếp không cần phải ủy quyền cho người khác, mà vẫn có thể bỏ phiếu biểu quyết, cho ý kiến về các vấn đề quan trọng của công ty.