Hồi trung tuần tháng 2/2020, ngay sau khi nhận được thông tin trụ sở chính tại Trung tâm Tài chính Marina Bay có một nhân viên nhiễm virus Covid-19, DBS - ngân hàng lớn nhất Singapore, đã sơ tán khoảng 300 nhân viên khỏi nơi đây.
Cùng với lệnh sơ tán, kế hoạch duy trì hoạt động trong tình huống khẩn cấp cũng được khởi động, tức là toàn bộ số nhân viên này sẽ làm việc từ xa.
DBS cung cấp cho tất cả nhân viên đường dây nóng, hội thảo chuyên đề và cả bác sỹ khám chữa bệnh trực tuyến…
Với tinh thần cảnh giác cao trước dịch bệnh, cùng thời điểm trên, tại trụ sở chính của một hãng bảo hiểm nhân thọ, lịch làm việc bình thường được thay đổi khi nhân viên trụ sở được thông báo tập huấn khoảng 1 tuần về kế hoạch duy trì hoạt động trong tình huống khẩn cấp.
Các ban bệ được thành lập để duy trì hoạt động của công ty trong những tình huống đặc biệt, nhân viên quan trọng được cấp laptop để có thể làm việc tại nhà.
Các phòng ban cũng được chuẩn bị cho các tình huống xấu nhất xảy ra, các nhóm chat được xây dựng để giữ thông tin và theo sát các kế hoạch đã đề ra…
Business Continuety Plan (BCP) - kế hoạch duy trì hoạt động trong tình huống khẩn cấp khi có thảm họa xảy ra là điều không xa lạ đối với các tập đoàn tài chính lớn trên thế giới.
Họ luôn chủ động xây dựng các kế hoạch kinh doanh trong tình huống khẩn cấp và được tập huấn hàng năm, chứ không phải chờ đến khi “có biến” mới thực hiện.
Covid-19 là tình huống đặc biệt có thể phải sử dụng đến các kế hoạch này.
Trao đổi với Báo Đầu tư Chứng khoán về những diễn biến mới của dịch bệnh Covid-19, đại diện Hanwha Life Việt Nam cho biết, cùng với việc hạn chế, tạm dừng các sự kiện kinh doanh có đông người tham dự, hệ thống kinh doanh được khuyến khích đẩy mạnh các hoạt động tư vấn cá nhân, gặp gỡ 1-1 với khách hàng, hoặc hội thảo ở cấp độ nhóm nhỏ.
Để chủ động trước tình hình dịch bệnh, Công ty cũng đã khởi động BCP. Mỗi phòng ban đều có kế hoạch làm việc cụ thể phòng khi có thảm họa xảy ra.
“Tuy nhiên, BCP chỉ thực sự được kích hoạt khi dịch bệnh xảy ra ở cấp thảm họa và mất kiểm soát trên diện rộng như tại Vũ Hán (Trung Quốc), còn hiện tại vẫn đang là kế hoạch dự phòng”, đại diện Hanwha Life Việt Nam nói.
Với Prudential, kế hoạch dự phòng trong tình huống dịch bệnh (Pandemic Plan) đã sẵn sàng. Đây là một phần của kế hoạch duy trì hoạt động kinh doanh trong tình huống khẩn cấp (BCP).
Các kế hoạch BCP của hãng bảo hiểm này, bên cạnh diễn tập phòng cháy chữa cháy thường niên, còn có những tình huống chuẩn bị cho nhiều rủi ro khác như Kế hoạch dự phòng dịch bệnh (Pandemic Plan), Kế hoạch dự phòng khi có khủng bố (Terrorism Response Plan)…
Đặc biệt, hệ thống Call Tree của Prudential luôn được cập nhật để theo dõi sự an toàn của từng nhân viên trong khi làm việc.
Khi có sự cố hay thảm họa xảy ra, hệ thống này sẽ thông báo trực tiếp đến các nhân viên và mỗi nhân viên cần trả lời hệ thống theo hướng dẫn để thông báo sự an toàn cho Prudential.
Thực tế, BCP được xây dựng nhằm đảm bảo rằng, nhân sự và tài sản của doanh nghiệp được bảo vệ và có thể hoạt động nhanh chóng trong trường hợp xảy ra thảm họa.
Đây là một hoạt động được doanh nghiệp bảo hiểm nhân thọ quan tâm và thực hiện thường xuyên.
Theo một chuyên gia trong ngành, đối với các doanh nghiệp bảo hiểm nhân thọ, kế hoạch BCP là một phần quy định bắt buộc cho việc quản lý rủi ro từ cấp tập đoàn trở xuống và được báo cáo định kỳ hàng năm.
Việc chuẩn bị sẵn sàng cho mọi tình huống, đặc biệt là về nền tảng công nghệ như công cụ quản lý trực tuyến, ứng dụng điện toán đám mây... sẽ giúp cho doanh nghiệp chủ động thực hành BCP cho những tình huống xấu nhất.
Đối với các doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ, hạn chế trong đồng bộ cơ sở dữ liệu và ứng dụng nền tảng công nghệ tiên tiến là một hạn chế trong đảm bảo tính liên tục của hoạt động kinh doanh khi xảy ra khủng hoảng.
