Các cổ đông cá nhân khi đến nhận Sổ chứng nhận cổ đông cần phải có những giấy tờ gồm CMND hoặc hộ chiếu (cổ đông dùng khi đăng ký đấu giá hoặc chuyển đổi trái phiếu); thông báo trúng đấu giá, chứng từ nộp tiền mua cổ phần và/hoặc giấy đăng ký chuyển đổi trái phiếu có xác nhận của Vietcombank. Đối với tổ chức thì cần bổ sung thêm giấy uỷ quyền của tổ chức cho người đại diện đi nhận Sổ chứng nhận cổ đông cũng như CMND hoặc hộ chiếu của người đại diện được uỷ quyền.
Trước đó, Vietcombank đã ký kết uỷ quyền với VCBS, theo đó, VCBS sẽ: Quản lý danh sách cổ đông Vietcombank; Thực hiện các công việc có liên quan đến chuyển nhượng cổ phần, xác nhận hồ sơ chuyển nhượng cổ phần của Vietcombank; Thực hiện các quyền của cổ đông khi có phát sinh.