Con dấu trên văn bản được công nhận về mặt giá trị pháp lý. Ảnh: Getty Images
“Mỗi tuần tôi đều phải tới công ty để đóng dấu tài liệu. Thực sự việc này rất mất thời gian”, báo Mainichi Shimbun dẫn lời một nữ nhân viên làm việc trong một công ty sản xuất lớn tại Tokyo.
Từ đầu tháng Ba, công ty này đã áp dụng mô hình làm việc tại nhà. Tuy nhiên, nữ nhân viên 40 tuổi kia vẫn hai lần một tuần đều đặn ngồi tàu điện ngầm 30 phút để tới công ty lấy dấu của cấp trên cho các đơn xin quyết toán chi phí. Ông chủ của cô cũng phải có mặt tại văn phòng từ 3-4 ngày trong tuần để đóng dấu duyệt qua đơn xin và các loại giấy tờ khác.
Ngay cả khi có thể điền đầy đủ thông tin bằng máy tính, nhân viên vẫn phải in ra giấy và xin chứng nhận từ sếp mình. Mỗi tài liệu cần chữ ký và con dấu của 5 người, trong đó có bản thân nhân viên, ông chủ và kế toán.
“Làm việc tại nhà được áp dụng nhằm mục đích giảm thiểu nguy cơ nhiễm virus SARS-CoV-2. Tôi hy vọng văn hóa đóng dấu truyền thống này có thể được bỏ đi”, nữ nhân viên bày tỏ.
Vấn đề xin dấu tài liệu đã được đưa ra thảo luận trong một cuộc họp vào đầu tháng Ba do một nhóm các công ty tại Tokyo tổ chức nhằm tuyên truyền xu hướng làm việc từ xa.
Ai Hamamoto, một chuyên viên lĩnh vực quan hệ công chúng (PR) làm việc cho tập đoàn thương mại điện tử Venture Republic, cho biết ít nhất 1 tuần 1 lần cô phải có mặt tại công ty.
“Chúng tôi phải đến tận văn phòng khi cần con dấu của đại diện công ty đóng lên những tài liệu như hợp đồng. Ngay cả khi chúng tôi có thể làm hợp đồng điện tử với khách hàng, vẫn có nhiều công ty lớn và chính quyền địa phương yêu cầu hợp đồng giấy”, Ai Hamamoto chia sẻ.
Cuộc họp đưa ra ví dụ về một công ty đã số hóa 70% hợp đồng của mình trong khi giảm thiểu hết mức có thể việc sử dụng đến con dấu. Công ty phát triển phần mềm Mofmof tại Tokyo đã sử dụng dịch vụ hợp đồng điện tử “Cloudsign” từ năm 2015. Người sử dụng hệ thống có thể chuyển hợp đồng thành dạng văn bản PDF và liên hệ với khách hàng qua email.
“Trung bình phải mất từ 20 giờ đồng hồ mỗi tháng để chuẩn bị các loại giấy tờ cho hợp đồng. Mặc dù chúng tôi vẫn có hợp đồng giấy, nhưng làm việc bằng hợp đồng điện tử giúp chúng tôi tránh được rắc rối về chuyện đóng dấu và in ấn, tiết kiệm thời gian từ 5 đến 10 tiếng. Thậm chí một số nhân viên trong công ty chúng tôi còn đề xuất tính phí hoa hồng với khách hàng nào yêu cầu hợp đồng giấy”, Anna Takanashi – nhân viên PR đại diện cho Mofmof tại cuộc họp – bày tỏ.
Theo một cuộc khảo sát 111 nhân viên văn phòng vào tháng 11/2019, 70% người tham gia trả lời họ cảm thấy quy trình xin dấu rất khó khăn. Trong khi một bộ phận ủng hộ việc đóng dấu các tài liệu, cho rằng con dấu đại diện cho “giá trị pháp lý", thì những người khác lại bày tỏ mong muốn chuyển sang hợp đồng điện tử, giải thích rằng vai trò của con dấu như một phương tiện xác nhận dần biến mất trong xã hội hiện đại.
Xét về mặt pháp lý, nhiều tài liệu của công ty đã được phép số hóa theo luật bảo quản tài liệu lưu trữ và sách điện tử ban hành năm 1998 và luật tài liệu điện tử năm 2005. Hai luật này cho phép lưu giữ các tài liệu bắt buộc của công ty, trong đó có hợp đồng và báo cáo kinh doanh.
Theo ông Hiroshi Tajima - nhân viên marketing tại công ty Paperlogic, các luật trên cũng cho phép tài liệu sử dụng hệ thống chữ ký điện tử. “Việc số hóa không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn trừ được chi phí khi làm hợp đồng giấy”, ông Hiroshi kết luận.
