Vai trò của kiểm toán nội bộ trong quản trị(kỳ 1)
Áp dụng bài học KTNB cho các DN Việt Nam - Một18215 số gợi ý
Dựa trên các thảo luận ở hai phần trước về kiểm toán nội bộ (KTNB) và một số khảo sát về thực trạng KTNB ở Việt Nam, chúng tôi nhận thấy trở ngại chính cho DN Việt Nam trong việc xây dựng và phát triển KTNB là những vấn đề liên quan đến các mảng sau:
- Nhân lực cho KTNB: do KTNB với vai trò mắt xích trong quản trị DN vẫn còn là một khái niệm tương đối mới, không phải DN nào cũng có thể xây dựng cho mình một đội ngũ chuyên viên có kinh nghiệm và kỹ năng cần thiết, kể cả vị trí phụ trách KTNB (CAE). DN sẽ trông đợi sự trợ giúp hiệu quả từ các công ty chuyên nghiệp trong việc cung cấp dịch vụ KTNB, trong khi tiếp tục phát triển nguồn nhân lực của riêng mình. Việc tạo điều kiện cho nhân viên có được bằng cấp chuyên môn cùng với việc chuyển giao kiến thức từ công ty cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp sẽ là một điểm cần lưu ý trong việc phát triển nguồn nhân lực cho KTNB.
- Nhận thức về KTNB: các chức năng và vai trò của KTNB cũng như kênh báo cáo, quyền hạn và trách nhiệm của KTNB cần phải được chia sẻ và đồng tình của các bên có liên quan cũng như các cấp quản lý. Đặc biệt là việc giải quyết xung đột lợi ích của ban giám đốc liên quan đến chức năng kiểm soát của KTNB. Thường thì ban giám đốc sẽ có ý kiến không tán đồng về quyền hạn cũng như chức năng KTNB nếu họ thấy không có quyền kiểm soát trực tiếp bộ phận này.
- Kế hoạch đầu tư: việc đầu tư vào xây dựng (nhân sự, tuyển dụng, cơ sở vật chất…) và đào tạo KTNB cần được xem xét. Lợi ích của việc tăng cường quản trị DN, bao gồm cả quản lý rủi ro, kiểm soát nội bộ… sẽ phải được cân nhắc với chi phí đầu tư và duy trì bộ máy KTNB.
- Các thông lệ và chuẩn mực: trong khi Việt Nam chưa có quy định hoặc hướng dẫn cụ thể thì việc tham khảo thông lệ tốt trên thế giới hoặc đầu tư xây dựng quy chế KTNB của riêng mình qua các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp sẽ được cân nhắc. Kỳ vọng của chủ sở hữu (hoặc cổ đông lớn) và ban giám đốc điều hành phải được xem xét đến khi lựa chọn hoặc đưa ra khung hoạt động của KTNB tại một DN.
- Quản lý và giám sát chất lượng: hiện tại, đây vẫn là hạn chế cho DN Việt Nam khi muốn đầu tư vào KTNB. Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để HĐQT và ban giám đốc điều hành DN sẽ đánh giá được và đảm bảo chất lượng của bộ máy KTNB của mình? Chuẩn mực của IIA yêu cầu phải có đánh giá độc lập bên ngoài sau mỗi 5 năm về việc KTNB đã thực sự mang lại giá trị cho DN thông qua các hoạt động đánh giá và hoàn thiện tính hiệu quả của quản lý rủi ro, kiểm soát nội bộ và các chu trình quản trị. Trên khía cạnh chuyên môn, chúng tôi đưa ra một số gợi ý sau cho các DN Việt Nam trong việc xây dựng và triển khai chức năng KTNB của mình:
(i) Trọng tâm của chức năng KTNB: hoạt động của KTNB sẽ tập trung vào các nội dung chính sau:
- Đánh giá thủ tục kiểm soát và khuyến nghị hoàn thiện thủ tục kiểm soát ở tất cả các cấp: việc đánh giá thủ tục kiểm soát được thực hiện qua tất cả các khâu tham gia vào kiểm soát nội bộ. Các phòng, ban, chi nhánh, số lượng và phạm vi mẫu… sẽ được thực hiện theo kế hoạch kiểm toán được xây dựng dựa trên các đánh giá rủi ro. KTNB sẽ phải báo cáo về những phát hiện liên quan đến tính hiệu quả của các thủ tục kiểm soát được đánh giá cùng với khuyến nghị và kế hoạch hành động phù hợp để hoàn thiện các thủ tục này.
- Đánh giá rủi ro: KTNB sẽ phải nhận diện hoạt động chủ chốt của DN cùng rủi ro có liên quan, đồng thời đánh giá mức độ trọng yếu của các rủi ro. KTNB nên lưu ý việc thay đổi các điều kiện kinh doanh và hoạt động của DN sẽ có tác động đến cách thức đánh giá rủi ro mình. Phương pháp tiếp cận của hoạt động KTNB sẽ chuyển dịch từ hình thức thụ động dựa trên các thủ tục kiểm soát sang hình thức chủ động hơn dựa trên các rủi ro. Cách thức này sẽ giúp KTNB nắm bắt trước được các vấn đề và cơ hội trong tương lai, đồng thời nhận diện những tồn tại hiện hữu trong quản trị DN.
- Phân tích hoạt động và thông tin liên quan: DN phải đáp ứng được yêu cầu về nhân lực, chu trình và hệ thống hỗ trợ để có thể đạt được mục tiêu kinh doanh cũng như quản lý được các nguồn lực của mình một cách hiệu quả. KTNB sẽ phối hợp cùng các cấp quản lý để đánh giá hoạt động của DN và báo cáo những phát hiện liên quan. Để làm được việc đó thì KTNB phải hiểu một cách thấu đáo về mục đích chiến lược của DN, từ đó nắm bắt việc vận hành của bất kỳ bộ phận nào trong DN.
- Kiểm tra việc tuân thủ: công việc kiểm tra tuân thủ của KTNB nhằm đảm bảo việc DN tuân thủ các quy định, luật, các hướng dẫn và thông lệ trong quá trình áp dụng vào thực tiễn.
(ii) Các bước cụ thể xây dựng hoạt động KTNB:
Bước 1: xác định cơ cấu tổ chức KTNB trong DN và xác định nhu cầu nhân lực dựa trên quy mô của DN và kỳ vọng của các bên liên quan (chủ sở hữu, cổ đông chính, lãnh đạo cao cấp…).
Bước 2: chỉ định vị trí CAE với các yêu cầu năng lực và miêu tả trách nhiệm cụ thể cùng cơ chế lương thưởng phù hợp.
Bước 3: thiết lập điều lệ KTNB với sự phê duyệt của HĐQT và/hoặc của ủy ban kiểm toán;
Bước 4: phát triển chiến lược KTNB với định hướng đảm bảo hiệu quả và hiệu suất cùng với giá trị gia tăng cho các hoạt động của DN trong lĩnh vực quản lý rủi ro, báo cáo tài chính, kiểm soát nội bộ và chu trình quản trị DN.
Bước 5: triển khai chiến lược thông qua kế hoạch KTNB hàng năm được xây dựng theo phương pháp tiếp cận phù hợp và HĐQT phê duyệt. Việc triển khai hoạt động KTNB cần có đủ nguồn nhân lực có năng lực chuyên môn (hoặc có trợ giúp của tư vấn chuyên nghiệp) và có sự cam kết từ các cấp lãnh đạo.
Bước 6: thiết lập cơ chế quản lý chất lượng và đánh giá hoạt động của KTNB. Việc đánh giá hoạt động KTNB nên được tiến hành hàng năm. CAE sẽ đánh giá các chuyên viên KTNB theo khung năng lực đã được xây dựng. Vị trí CAE sẽ được tổng giám đốc điều hành đánh giá và được HĐQT hoặc ủy ban kiểm toán thông qua.
(iii) Tham khảo phương pháp tiếp cận của Ernst & Young trong việc triển khai các hoạt động của KTNB:
Với kinh nghiệm lâu năm và kiến thức chuyên sâu trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên ngành cho các DN trên nhiều quốc gia trên thế giới, Công ty Ernst & Young đã xây dựng một phương pháp tiếp cận tiên tiến phù hợp với vai trò được kỳ vọng hiện nay của KTNB. Trong khuôn khổ bài viết, chúng tôi giới thiệu khái quát về phương pháp tiếp cận này trong việc triển khai công tác KTNB trong DN cho mục đích tham khảo. Chúng tôi sẵn sàng chia sẻ kiến thức ở mức độ chuyên sâu hơn để tư vấn trợ giúp các DN trong bước đầu xây dựng chức năng KTNB trong cơ chế quản trị DN của mình.
Việc triển khai công tác KTNB được chia thành 3 giai đoạn với các mục tiêu và hoạt động khác nhau.
Mục tiêu của giai đoạn đánh giá là giúp DN đánh giá một cách liên tục các loại hình rủi ro gắn liền với chu trình kinh doanh của mình trong mối tương quan với các chức năng kiểm soát rủi ro độc lập.
Mục tiêu của giai đoạn hoàn thiện là giúp DN kết hợp các chức năng kiểm soát rủi to trong việc triển khai các bước hoàn thiện đã được nhận diện nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh một cách hiệu quả nhất.
Mục tiêu của giai đoạn giám sát là các hoạt động giám sát của các chức năng kiểm soát rủi ro, bao gồm cả KTNB, sẽ được triển khai để đánh giá xem các chu trình, sáng kiến, chức năng cũng như hoạt động liên quan của DN đang được vận hành theo đúng thiết kế ban đầu.
Các hoạt động cụ thể của KTNB trong trong từng giai đoạn được sơ lược trong sơ đồ sau (xem hình).
Kết luận
Một bài học rút ra từ các thất bại về mặt tài chính cũng như sự sụp đổ của hàng loạt DN chính là vai trò thiết yếu của một nền tảng quản trị DN vững chắc, một cơ chế kiểm soát rủi ro và kiểm soát nội bộ hiệu quả trong sự thành công và phát triển vững bền của một DN. Do tính chất đặt thù cùng với tính khách quan của mình, hoạt động KTNB trong một DN nếu có được hiểu biết sâu sắc về hoạt động kinh doanh của DN đó, cùng với việc được đầu tư phù hợp về các khía cạnh kỹ thuật, phương pháp và nguồn lực, cộng với một mô hình tổ chức hợp lý sẽ mang lại các giá trị gia tăng trong việc hỗ trợ và mang lại đảm bảo và niềm tin cho các bên liên quan, bao gồm nhà đầu tư, cổ đông và lãnh đạo DN. Chúng tôi kỳ vọng bài viết này sẽ giúp đưa ra một định hướng tăng cường quản trị DN mà các DN Việt Nam sẽ cần quan tâm trong giai đoạn hiện nay và về sau.
Dựa trên các thảo luận ở hai phần trước về kiểm toán nội bộ (KTNB) và một số khảo sát về thực trạng KTNB ở Việt Nam, chúng tôi nhận thấy trở ngại chính cho DN Việt Nam trong việc xây dựng và phát triển KTNB là những vấn đề liên quan đến các mảng sau:
- Nhân lực cho KTNB: do KTNB với vai trò mắt xích trong quản trị DN vẫn còn là một khái niệm tương đối mới, không phải DN nào cũng có thể xây dựng cho mình một đội ngũ chuyên viên có kinh nghiệm và kỹ năng cần thiết, kể cả vị trí phụ trách KTNB (CAE). DN sẽ trông đợi sự trợ giúp hiệu quả từ các công ty chuyên nghiệp trong việc cung cấp dịch vụ KTNB, trong khi tiếp tục phát triển nguồn nhân lực của riêng mình. Việc tạo điều kiện cho nhân viên có được bằng cấp chuyên môn cùng với việc chuyển giao kiến thức từ công ty cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp sẽ là một điểm cần lưu ý trong việc phát triển nguồn nhân lực cho KTNB.
- Nhận thức về KTNB: các chức năng và vai trò của KTNB cũng như kênh báo cáo, quyền hạn và trách nhiệm của KTNB cần phải được chia sẻ và đồng tình của các bên có liên quan cũng như các cấp quản lý. Đặc biệt là việc giải quyết xung đột lợi ích của ban giám đốc liên quan đến chức năng kiểm soát của KTNB. Thường thì ban giám đốc sẽ có ý kiến không tán đồng về quyền hạn cũng như chức năng KTNB nếu họ thấy không có quyền kiểm soát trực tiếp bộ phận này.
- Kế hoạch đầu tư: việc đầu tư vào xây dựng (nhân sự, tuyển dụng, cơ sở vật chất…) và đào tạo KTNB cần được xem xét. Lợi ích của việc tăng cường quản trị DN, bao gồm cả quản lý rủi ro, kiểm soát nội bộ… sẽ phải được cân nhắc với chi phí đầu tư và duy trì bộ máy KTNB.
- Các thông lệ và chuẩn mực: trong khi Việt Nam chưa có quy định hoặc hướng dẫn cụ thể thì việc tham khảo thông lệ tốt trên thế giới hoặc đầu tư xây dựng quy chế KTNB của riêng mình qua các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp sẽ được cân nhắc. Kỳ vọng của chủ sở hữu (hoặc cổ đông lớn) và ban giám đốc điều hành phải được xem xét đến khi lựa chọn hoặc đưa ra khung hoạt động của KTNB tại một DN.
- Quản lý và giám sát chất lượng: hiện tại, đây vẫn là hạn chế cho DN Việt Nam khi muốn đầu tư vào KTNB. Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để HĐQT và ban giám đốc điều hành DN sẽ đánh giá được và đảm bảo chất lượng của bộ máy KTNB của mình? Chuẩn mực của IIA yêu cầu phải có đánh giá độc lập bên ngoài sau mỗi 5 năm về việc KTNB đã thực sự mang lại giá trị cho DN thông qua các hoạt động đánh giá và hoàn thiện tính hiệu quả của quản lý rủi ro, kiểm soát nội bộ và các chu trình quản trị. Trên khía cạnh chuyên môn, chúng tôi đưa ra một số gợi ý sau cho các DN Việt Nam trong việc xây dựng và triển khai chức năng KTNB của mình:
(i) Trọng tâm của chức năng KTNB: hoạt động của KTNB sẽ tập trung vào các nội dung chính sau:
- Đánh giá thủ tục kiểm soát và khuyến nghị hoàn thiện thủ tục kiểm soát ở tất cả các cấp: việc đánh giá thủ tục kiểm soát được thực hiện qua tất cả các khâu tham gia vào kiểm soát nội bộ. Các phòng, ban, chi nhánh, số lượng và phạm vi mẫu… sẽ được thực hiện theo kế hoạch kiểm toán được xây dựng dựa trên các đánh giá rủi ro. KTNB sẽ phải báo cáo về những phát hiện liên quan đến tính hiệu quả của các thủ tục kiểm soát được đánh giá cùng với khuyến nghị và kế hoạch hành động phù hợp để hoàn thiện các thủ tục này.
- Đánh giá rủi ro: KTNB sẽ phải nhận diện hoạt động chủ chốt của DN cùng rủi ro có liên quan, đồng thời đánh giá mức độ trọng yếu của các rủi ro. KTNB nên lưu ý việc thay đổi các điều kiện kinh doanh và hoạt động của DN sẽ có tác động đến cách thức đánh giá rủi ro mình. Phương pháp tiếp cận của hoạt động KTNB sẽ chuyển dịch từ hình thức thụ động dựa trên các thủ tục kiểm soát sang hình thức chủ động hơn dựa trên các rủi ro. Cách thức này sẽ giúp KTNB nắm bắt trước được các vấn đề và cơ hội trong tương lai, đồng thời nhận diện những tồn tại hiện hữu trong quản trị DN.
- Phân tích hoạt động và thông tin liên quan: DN phải đáp ứng được yêu cầu về nhân lực, chu trình và hệ thống hỗ trợ để có thể đạt được mục tiêu kinh doanh cũng như quản lý được các nguồn lực của mình một cách hiệu quả. KTNB sẽ phối hợp cùng các cấp quản lý để đánh giá hoạt động của DN và báo cáo những phát hiện liên quan. Để làm được việc đó thì KTNB phải hiểu một cách thấu đáo về mục đích chiến lược của DN, từ đó nắm bắt việc vận hành của bất kỳ bộ phận nào trong DN.
- Kiểm tra việc tuân thủ: công việc kiểm tra tuân thủ của KTNB nhằm đảm bảo việc DN tuân thủ các quy định, luật, các hướng dẫn và thông lệ trong quá trình áp dụng vào thực tiễn.
(ii) Các bước cụ thể xây dựng hoạt động KTNB:
Bước 1: xác định cơ cấu tổ chức KTNB trong DN và xác định nhu cầu nhân lực dựa trên quy mô của DN và kỳ vọng của các bên liên quan (chủ sở hữu, cổ đông chính, lãnh đạo cao cấp…).
Bước 2: chỉ định vị trí CAE với các yêu cầu năng lực và miêu tả trách nhiệm cụ thể cùng cơ chế lương thưởng phù hợp.
Bước 3: thiết lập điều lệ KTNB với sự phê duyệt của HĐQT và/hoặc của ủy ban kiểm toán;
Bước 4: phát triển chiến lược KTNB với định hướng đảm bảo hiệu quả và hiệu suất cùng với giá trị gia tăng cho các hoạt động của DN trong lĩnh vực quản lý rủi ro, báo cáo tài chính, kiểm soát nội bộ và chu trình quản trị DN.
Bước 5: triển khai chiến lược thông qua kế hoạch KTNB hàng năm được xây dựng theo phương pháp tiếp cận phù hợp và HĐQT phê duyệt. Việc triển khai hoạt động KTNB cần có đủ nguồn nhân lực có năng lực chuyên môn (hoặc có trợ giúp của tư vấn chuyên nghiệp) và có sự cam kết từ các cấp lãnh đạo.
Bước 6: thiết lập cơ chế quản lý chất lượng và đánh giá hoạt động của KTNB. Việc đánh giá hoạt động KTNB nên được tiến hành hàng năm. CAE sẽ đánh giá các chuyên viên KTNB theo khung năng lực đã được xây dựng. Vị trí CAE sẽ được tổng giám đốc điều hành đánh giá và được HĐQT hoặc ủy ban kiểm toán thông qua.
(iii) Tham khảo phương pháp tiếp cận của Ernst & Young trong việc triển khai các hoạt động của KTNB:
Với kinh nghiệm lâu năm và kiến thức chuyên sâu trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên ngành cho các DN trên nhiều quốc gia trên thế giới, Công ty Ernst & Young đã xây dựng một phương pháp tiếp cận tiên tiến phù hợp với vai trò được kỳ vọng hiện nay của KTNB. Trong khuôn khổ bài viết, chúng tôi giới thiệu khái quát về phương pháp tiếp cận này trong việc triển khai công tác KTNB trong DN cho mục đích tham khảo. Chúng tôi sẵn sàng chia sẻ kiến thức ở mức độ chuyên sâu hơn để tư vấn trợ giúp các DN trong bước đầu xây dựng chức năng KTNB trong cơ chế quản trị DN của mình.
Việc triển khai công tác KTNB được chia thành 3 giai đoạn với các mục tiêu và hoạt động khác nhau.
Mục tiêu của giai đoạn đánh giá là giúp DN đánh giá một cách liên tục các loại hình rủi ro gắn liền với chu trình kinh doanh của mình trong mối tương quan với các chức năng kiểm soát rủi ro độc lập.
Mục tiêu của giai đoạn hoàn thiện là giúp DN kết hợp các chức năng kiểm soát rủi to trong việc triển khai các bước hoàn thiện đã được nhận diện nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh một cách hiệu quả nhất.
Mục tiêu của giai đoạn giám sát là các hoạt động giám sát của các chức năng kiểm soát rủi ro, bao gồm cả KTNB, sẽ được triển khai để đánh giá xem các chu trình, sáng kiến, chức năng cũng như hoạt động liên quan của DN đang được vận hành theo đúng thiết kế ban đầu.
Các hoạt động cụ thể của KTNB trong trong từng giai đoạn được sơ lược trong sơ đồ sau (xem hình).
Kết luận
Một bài học rút ra từ các thất bại về mặt tài chính cũng như sự sụp đổ của hàng loạt DN chính là vai trò thiết yếu của một nền tảng quản trị DN vững chắc, một cơ chế kiểm soát rủi ro và kiểm soát nội bộ hiệu quả trong sự thành công và phát triển vững bền của một DN. Do tính chất đặt thù cùng với tính khách quan của mình, hoạt động KTNB trong một DN nếu có được hiểu biết sâu sắc về hoạt động kinh doanh của DN đó, cùng với việc được đầu tư phù hợp về các khía cạnh kỹ thuật, phương pháp và nguồn lực, cộng với một mô hình tổ chức hợp lý sẽ mang lại các giá trị gia tăng trong việc hỗ trợ và mang lại đảm bảo và niềm tin cho các bên liên quan, bao gồm nhà đầu tư, cổ đông và lãnh đạo DN. Chúng tôi kỳ vọng bài viết này sẽ giúp đưa ra một định hướng tăng cường quản trị DN mà các DN Việt Nam sẽ cần quan tâm trong giai đoạn hiện nay và về sau.
