Hệ thống quản trị tổng thể nguồn lực (ERP) được coi là "cây đũa thần" trong quản lý DN
Nhiều điểm sáng tích cực
Thời gian qua, thị trường ERP đón những tín hiệu vui khi nhiều dự án ERP của các “ông lớn” được triển khai. Tiêu biểu trong ngành ngân hàng có thể kể đến các dự án cho Ngân hàng Nhà nước, Bảo hiểm Tiền gửi, BIDV, Ngân hàng Công thương và Ngân hàng Phương Đông được khởi động trong năm 2014. Lĩnh vực bất động sản và xây dựng cũng tạo dấu ấn trong thị trường ERP với các dự án lớn cho Vingroup và FECON. Vinamilk, Thủy sản Minh Phú hay như mới đây nhất là CTCP Dược Thú y Cần Thơ VEMEDIM cũng đã chính thức áp dụng ERP để đẩy mạnh hệ thống quản trị của mình.
Nhiều dự án ERP triển khai trong thời gian trước đó đã hoàn thành và mang lại hiệu quả cao. Hệ thống thông tin quản lý ngân sách và kho bạc (hệ thống TABMIS) là một minh chứng điển hình. Mặc dù được khởi động từ năm 2006 nhưng phải đến năm 2013, Kho bạc Nhà nước mới chính thức tiếp quản lại hệ thống từ nhà thầu IBM. Để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, Kho bạc Nhà nước đã lựa chọn FPT làm Nhà thầu thuê ngoài quản trị (ITO) với công việc chính là hỗ trợ công tác quản trị và vận hành hệ thống.
Báo cáo tổng kết của Kho bạc Nhà nước về công tác quyết toán, khóa sổ ngân sách năm 2014 cho thấy, cơ quan này đã triển khai thanh toán song phương cho 750 đơn vị, tăng 5 lần so với năm 2013. Riêng trong ngày 31/12/2014, tổng số giao dịch thanh toán song phương lên tới 98.000 giao dịch thanh toán (ngày thường, trung bình chỉ khoảng 30.000 giao dịch/ngày).
Trung bình các ngày cuối năm, khối lượng giao dịch năm 2014 tăng 1,3 lần so với năm 2013. Đặc biệt, vào dịp cao điểm, trong ngày thường xuyên vượt quá 7.000 người dùng cùng một lúc. Riêng với một số khối lượng giao dịch bút toán sổ cái và ngân sách trong ngày 31/12/2014 tăng 8,89 lần so với cùng kỳ năm 2013.
Theo nhận định của các chuyên gia, so với hệ thống Kế toán Kho bạc phân tán trước kia, TABMIS hoạt động theo mô hình tập trung đã cho phép cải cách cơ chế quản lý tài chính quốc gia theo hướng thống nhất, công khai và minh bạch.
Hơn 15.000 người dùng, 1.500 điểm triển khai trên toàn quốc, 63 tỉnh, thành, 3 bộ, ngành cùng nhau phối hợp thực hiện các nghiệp vụ cốt lõi của ngành tài chính quốc gia như phân bổ ngân sách, quản lý thu, quản lý cam kết chi, quản lý chi, quản lý ngân quỹ và kế toán tổng hợp ngân sách thực sự là những con số biết nói.
Hệ thống SAP ERP ứng dụng tại Tập đoàn Minh Phú được vận hành chính thức từ ngày 1/1/2015 cũng đã bước đầu mang lại kết quả khả quan. Ngay trong tuần đầu tiên online, hệ thống đã giúp Minh Phú có một hệ thống quản trị vận hành đồng bộ và thống nhất trong tất cả các hoạt động của Công ty, các quy trình hoạt động liên kết và kiểm soát số liệu qua từng bộ phận dẫn đến số liệu sạch, đúng, kịp thời.
Số liệu tất cả các đơn vị được quản lý tập trung và chuyển lên Data Warehouse giúp cho Ban lãnh đạo sử dụng các báo cáo quản trị thông minh để quản trị và điều hành công ty chặt chẽ, nhanh chóng và ra quyết định chính xác. Qua 6 tháng vận thành đến nay, hệ thống SAP ERP đã giúp Minh Phú ra được báo cáo tài chính quý I/2015 và báo cáo tài chính quý II/2015.
Trong lĩnh vực thủy sản, Minh Phú là công ty đầu tiên ứng dụng ERP 
Vượt qua thách thức
Ứng dụng ERP là một quá trình thay đổi lớn của doanh nghiệp. Câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp thường xuyên đặt ra trước khi làm ERP là “Bắt đầu từ đâu?”. Câu trả lời mà các chuyên gia đưa ra là: phải xuất phát từ chính vấn đề nghiệp vụ của doanh nghiệp. ERP hiện không còn là một hệ thống công nghệ thông tin đơn thuần, mà bao gồm nhiều giá trị nghiệp vụ bên trong.
Khi một doanh nghiệp ứng dụng ERP, cán bộ nghiệp vụ phải là người đặt ra yêu cầu, tham gia xây dựng quy trình tương lai và nghiệm thu - tiếp quản hệ thống. Dự án ERP thường cần nguồn lực nghiệp vụ đông hơn nguồn lực công nghệ. Những kiến thức sâu rộng về giải pháp và kinh nghiệm tư vấn của đối tác triển khai là các căn cứ cốt yếu để doanh nghiệp lựa chọn cho hệ thống ERP của mình. Hiểu đúng nguồn gốc của vấn đề và nhìn được xu hướng phát triển của giải pháp là tiền đề để doanh nghiệp đưa ra lựa chọn đúng đắn. Thành công của mỗi dự án bắt đầu từ đó.
Quay trở lại với câu chuyện ứng dụng ERP của Minh Phú. Trong lĩnh vực thủy sản, Minh Phú là công ty đầu tiên ứng dụng ERP. Ông Lê Văn Điệp, Phó tổng giám đốc Minh Phú cho biết, thách thức lớn nhất khi triển khai dự án ERP chính là con người, bởi hệ thống ERP mới sẽ làm thay đổi hoàn toàn cách thức làm việc cũ.
“Trước khi ứng dụng ERP, nhân viên thường thực hiện việc nhập liệu trên Excel, rất khó cho công tác quản lý. Thói quen đã ăn sâu vào mỗi cán bộ, nhân viên hơn 10 năm, khiến họ rất sợ thay đổi”, ông Điệp nói.
Tuy nhiên, đại diện Minh Phú cho hay, do chọn đúng đơn vị triển khai và đặc biệt là quyết tâm cao của lãnh đạo nên dự án ERP đã vượt qua được những thách thức ban đầu và có tiến triển tốt. Với kinh nghiệm của một người làm ERP, ông Điệp đưa ra một số khuyến nghị dành cho các doanh nghiệp để triển khai thành công ERP là: “Phải biết mình đang cần gì và lựa chọn phần mềm phù hợp; chọn đối tác triển khai là công ty uy tín, có kinh nghiệm, đội ngũ nhân viên giỏi, nhiệt huyết, chịu khó, hòa nhã và làm việc có trách nhiệm cao; phân công vai trò và trách nhiệm rõ ràng cho đội dự án; giám đốc dự án phải là người am hiểu mọi hoạt động sản xuất - kinh doanh của công ty và phải được giao toàn quyền quyết định mọi vấn đề và chịu trách nhiệm với quyết định của họ. Khi đi vào vận hành chính thức hệ thống ERP, nên đóng các hệ thống phần mềm cũ, chỉ chạy một phần mềm ERP duy nhất”.
Ông Mai Công Nguyên, Tổng giám đốc Công ty TNHH Dịch vụ ERP FPT chia sẻ, triển khai ERP thành công cần có 3 điều kiện: giải pháp phù hợp, đối tác phù hợp và khách hàng phù hợp. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp khi bắt tay làm ERP đã không xem xét đầy đủ các yếu tố này, dẫn đến việc triển khai gặp rất nhiều khó khăn, thậm chí thất bại. Trong đó, vấn đề mà các dự án không thành công thường gặp phải là không đánh giá đúng chi phí cho dự án.
Chi phí cho dự án ERP được xác định ở 3 mức độ: (1) chi phí mua sắm gồm giá trị mua phần mềm, phần cứng và dịch vụ triển khai; (2) chi phí triển khai gồm chi phí mua sắm cộng thêm các chi phí về nhân sự, cơ sở vật chất, chi phí cơ hội… mà khách hàng bỏ ra để thực hiện dự án cho đến khi nghiệm thu thành công; (3) tổng chi phí sở hữu (TCO) bao gồm chi phí triển khai và các chi phí về con người, về bảo trì… để vận hành hệ thống ERP trong vòng đời của nó mang lại giá trị cho doanh nghiệp.
Khi lựa chọn giải pháp và đối tác triển khai, nếu doanh nghiệp chỉ tập trung vào chi phí mua sắm, mà bỏ qua hoặc nhìn nhận không đầy đủ về chi phí triển khai cũng như tổng chi phí sở hữu, dự án sẽ gặp rủi ro rất lớn. Một dự án có chi phí mua sắm thấp, song giải pháp không phù hợp hoặc đối tác thiếu năng lực có thể làm thời gian triển khai dài hơn gấp nhiều lần kế hoạch và kéo theo giá trị triển khai phát sinh cao không kiểm soát được. Như vậy, điều quan trọng nhất doanh nghiệp cần xem xét khi làm ERP thực ra không phải là chi phí mua bao nhiêu, mà là khả năng thành công hay không.
