Diễn biến vụ việc như sau: từ năm 2009 đến năm 2011, Công ty Hương Giang và Xí nghiệp Xây dựng số 1 - thuộc Công ty Đầu tư Xây dựng số 4 ký kết 5 hợp đồng cung cấp vật liệu xây dựng như xi măng, thép hình, thép các loại cho nhiều dự án. Điển hình là công trình trụ sở Bộ Công an (đường Phạm Văn Đồng, quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội); công trình nhà ở tại Vĩnh Phúc; dự án cải tạo Sân bay Gia Lâm.
Công ty Hương Giang đã bàn giao đầy đủ đơn hàng theo đúng hợp đồng ký kết. Các điều khoản hợp đồng cũng quy định cụ thể thời hạn thanh toán, lãi suất quá hạn, lãi phạt chậm trả. Nhưng đến kỳ hạn thanh toán, Công ty Đầu tư Xây dựng số 4 không trả hết nợ. Công ty Hương Giang tính toán đối tác còn nợ gốc và lãi quá hạn, lãi chậm trả tổng cộng hơn 5 tỷ đồng.
Năm 2015, Tòa án nhân dân quận Đống Đa chấp nhận yêu cầu khởi kiện của Công ty Hương Giang, tuyên Công ty Đầu tư Xây dựng số 4 có nghĩa vụ thanh toán tiền hàng đối với 5 hợp đồng là 5,8 tỷ đồng. Không đồng tình, Công ty Đầu tư Xây dựng số 4 kháng cáo toàn bộ bản án sơ thẩm. Doanh nghiệp này cho rằng, cơ quan tố tụng sơ thẩm không xác định sự thật khách quan và đề nghị xác định lại đối tượng nợ tiền Công ty Hương Giang.
Xác nhận khoản nợ của 4 hợp đồng, nhưng Công ty Đầu tư Xây dựng số 4 khẳng định đã thanh quyết toán đầy đủ cho Xí nghiệp Xây dựng số 1 chuyển trả khách hàng. Các chứng từ thể hiện doanh nghiệp đã trả hết nợ cho Công ty Hương Giang.
Về khoản chênh lệch 1,7 tỷ đồng thuộc hợp đồng ngày 27/8/2010 liên quan đến Dự án cải tạo Sân bay Gia Lâm, do công trình bị tạm dừng thi công vì không có giấy phép xây dựng nên Công ty Hương Giang đã nhận lại 1,9 tỷ đồng và Giám đốc Xí nghiệp Xây dựng số 1 - ông Trần Văn Sơn vay lại số tiền này. Công ty Đầu tư Xây dựng số 4 khẳng định, đây là khoản tiền do Giám đốc Xí nghiệp Xây dựng số 1 vay mượn cá nhân. Lãi suất Công ty Hương Giang tính không đúng vì Công ty Đầu tư Xây dựng số 4 đã thanh toán hết nợ.
Tuy nhiên, theo Công ty Hương Giang, không có bằng chứng về việc vay mượn cá nhân. Đại diện Công ty cho rằng, ông Trần Văn Sơn nại ra lý do này vì không muốn trả lãi. Mặt khác, nội dung khởi kiện không bao gồm số tiền 1,7 tỷ đồng.
Tại phiên xét xử phúc thẩm, các đương sự xuất trình hóa đơn, hợp đồng mua bán thép ngày 27/8/2010. Hội đồng xét xử nhận định, đây là tình tiết mới, không thể giải quyết tại cấp phúc thẩm. Tình tiết mới có thể thay đổi giải quyết vụ án vì Xí nghiệp Xây dựng số 1 đã sử dụng hóa đơn do Công ty Hương Giang phát hành.
Công ty Hương Giang không khởi kiện hợp đồng ngày 27/8/2010 và bị đơn không yêu cầu phản tố đề nghị đối trừ, nhưng Hội đồng xét xử nhận thấy việc xem xét hợp đồng này là cần thiết. Nếu Công ty Đầu tư Xây dựng số 4 muốn đối trừ hợp đồng ngày 27/8/2010 phải có yêu cầu phản tố để tòa án xem xét.
Quá trình giải quyết tại cấp sơ thẩm, một số tài liệu do đương sự xuất trình là bản sao được xác định là không đúng quy định. Điều 83 Bộ luật Tố tụng dân sự về xác định chứng cứ quy định:
Các tài liệu đọc được nội dung được coi là chứng cứ nếu là bản chính hoặc bản sao có công chứng, chứng thực hợp pháp hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp, xác nhận.
Các tài liệu nghe được, nhìn được được coi là chứng cứ nếu được xuất trình kèm theo văn bản xác nhận xuất xứ của tài liệu đó hoặc văn bản về sự việc liên quan tới việc thu âm, thu hình đó.
Vật chứng là chứng cứ phải là hiện vật gốc liên quan đến vụ việc.
Lời khai của đương sự, lời khai của người làm chứng được coi là chứng cứ nếu được ghi bằng văn bản, băng ghi âm, đĩa ghi âm, băng ghi hình, đĩa ghi hình theo quy định tại Khoản 2 Điều này hoặc khai bằng lời tại phiên toà.