Từ điểm vướng của văn bản hướng dẫn…
Theo Ðiểm c, Khoản 2 Ðiều 140 - Luật Doanh nghiệp 68/2014/QH13, “cổ đông tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác” thì được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp ÐHCÐ.
Như vậy, căn cứ vào quy định này, cổ đông dự họp, biểu quyết, bầu cử thông qua ÐHCÐ trực tuyến là hợp pháp, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có quyền tổ chức đại hội trực tuyến.
Tuy nhiên, công văn số 1916/UBCK-GSÐC ngày 20/3/2020 của Vụ Giám sát công ty đại chúng (Ủy ban Chứng khoán Nhà nước) gửi các công ty đại chúng yêu cầu, “trường hợp Ðiều lệ và Quy chế nội bộ về quản trị công ty của doanh nghiệp chưa có quy định cụ thể về việc áp dụng công nghệ thông tin hiện đại để cổ đông có thể tham dự và phát biểu ý kiến tại cuộc họp ÐHCÐ, bao gồm hướng dẫn cổ đông biểu quyết thông qua họp ÐHCÐ trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác, đề nghị Hội đồng quản trị công ty xây dựng Quy chế tổ chức ÐHCÐ trực tuyến chi tiết, hoặc bổ sung nội dung này vào Quy chế nội bộ về quản trị công ty để xin ý kiến ÐHCÐ thông qua (Quy chế này có thể xin ý kiến cổ đông bằng văn bản theo thẩm quyền) để có cơ sở tổ chức ÐHCÐ trực tuyến”.
Trong bối cảnh đại dịch Covid-19 diễn biến phức tạp như hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã tính tới việc tổ chức ÐHCÐ trực tuyến để đảm bảo cho một trong những hoạt động quan trọng nhất trong năm này được diễn ra bình thường, nhưng hiện gặp vướng mắc bởi quy định mới.
“Quy chế tổ chức ÐHCÐ trực tuyến chi tiết là như thế nào? Hơn nữa, nếu trước khi họp, doanh nghiệp còn phải xin ý kiến cổ đông bằng văn bản để được tổ chức đại hội trực tuyến thì sẽ gây phiền hà cho cổ đông, cũng như tốn kém chi phí, thời gian cho doanh nghiệp.
Với doanh nghiệp nhỏ thì có thể dễ dàng, nhưng với doanh nghiệp quy mô với hàng nghìn, thậm chí cả chục nghìn cổ đông, thì việc lấy ý kiến sẽ vô cùng phức tạp”, lãnh đạo một doanh nghiệp niêm yết nêu vấn đề.
… Đến khúc mắc thực tế của doanh nghiệp
Ở trong tình huống tương tự, đại diện Công ty ADG mới đây đã chuyển tới Báo Ðầu tư Chứng khoán tình huống của doanh nghiệp để mong được gỡ rối.
Cụ thể, Ðiều lệ của Công ty có quy định: "Trong trường hợp có những quy định của pháp luật có liên quan đến hoạt động của Công ty chưa được đề cập trong bản điều lệ này, hoặc trong trường hợp có những quy định mới của pháp luật khác với những điều khoản trong điều lệ này, thì những quy định của pháp luật đó đương nhiên được áp dụng và điều chỉnh hoạt động của Công ty" .
Lãnh đạo Công ty ADG thắc mắc, doanh nghiệp có thể áp dụng quy định này cho kỳ ÐHCÐ thường niên năm 2020 tới đây được không?
Hoặc Công ty thực hiện thông qua Quy chế ÐHCÐ năm 2020 ngay sau khi khai mạc đại hội và áp dụng ngay cho chính đại hội được không? (Quy chế đại hội có nội dung về họp/biểu quyết trực tuyến).
Theo bà Hoàng Như Huyền, Trưởng nhóm phụ trách Tư vấn Quản trị doanh nghiệp, phòng Tư vấn tài chính doanh nghiệp - Công ty Chứng khoán FPT (FPTS), để làm rõ cách thức tổ chức ÐHCÐ, cần xác định rõ doanh nghiệp thuộc loại hình công ty cổ phần đại chúng hay công ty cổ phần chưa đại chúng.
Nếu ADG là công ty cổ phần đại chúng, thì theo Khoản 3, Ðiều 8 - Nghị định 71/2017/NÐ-CP hướng dẫn về quản trị công ty áp dụng đối với công ty đại chúng: “Công ty đại chúng quy định tại Quy chế nội bộ về quản trị công ty về việc áp dụng các công nghệ thông tin hiện đại để cổ đông có thể tham dự và phát biểu ý kiến tại cuộc họp ÐHCÐ tốt nhất, bao gồm hướng dẫn cổ đông biểu quyết thông qua ÐHCÐ trực tuyến, bỏ phiếu điện tử, hoặc hình thức điện tử khác theo quy định tại Ðiều 140 - Luật doanh nghiệp và Ðiều lệ công ty.”
Ðiểm c, Khoản 2, Ðiều 13 và Ðiểm b, Khoản 10, Ðiều 20 Ðiều lệ mẫu ban hành kèm Thông tư 95/2017/TT-BTC quy định về cách thức tổ chức ÐHCÐ trực tuyến của công ty cổ phần đại chúng: “Cổ đông phổ thông có nghĩa vụ tham dự cuộc họp ÐHCÐ và thực hiện quyền biểu quyết thông qua hình thức trực tuyến. Người triệu tập họp ÐHCÐ khi xác định địa điểm đại hội có thể bố trí, tổ chức để những cổ đông hoặc đại diện được ủy quyền không dự họp được theo điều khoản này, hoặc những người muốn tham gia ở địa điểm khác với địa điểm chính của đại hội có thể đồng thời tham dự đại hội”.
Ðồng thời, công văn số 1916/UBCK-GSÐC gửi các công ty đại chúng có yêu cầu, trong trường hợp công ty cổ phần đại chúng lựa chọn tổ chức ÐHCÐ theo hình thức trực tuyến, cần rà soát để đảm bảo tại Ðiều lệ và Quy chế nội bộ về quản trị công ty đã có quy định chi tiết, rõ ràng về việc tham dự online, biểu quyết online của cổ đông.
Như vậy, trường hợp Ðiều lệ, Quy chế nội bộ của Công ty ADG chưa có quy định cụ thể, Hội đồng quản trị Công ty cần xây dựng Quy chế tổ chức ÐHCÐ trực tuyến, hoặc bổ sung vào Quy chế quản trị nội bộ hướng dẫn về cách thức tham dự/biểu quyết/bầu cử online cho cổ đông, cách thức kiểm phiếu và ghi nhận ý kiến của Ban tổ chức đối với các phiếu online.
Quy chế này cần được thông qua bởi ÐHCÐ và ban hành trước khi chính thức tổ chức ÐHCÐ trực tuyến. Việc lựa chọn hình thức ÐHCÐ bất thường hoặc lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua Quy chế này do Hội đồng quản trị Công ty chịu trách nhiệm thực hiện.
Ðại diện FPTS cho rằng, tuy điều lệ của Công ty ADG có đề cập việc áp dụng “những quy định của pháp luật có liên quan”, nhưng cũng chưa đủ căn cứ pháp lý để tổ chức ÐHCÐ trực tuyến theo đúng quy định pháp luật và hướng dẫn từ Ủy ban Chứng khoán Nhà nước.
Do hạn chế về mặt thời gian và trong bối cảnh dịch Covid-19 diễn biến phức tạp, FPTS khuyến nghị Công ty ADG nên lùi thời hạn tổ chức ÐHCÐ, đồng thời Hội đồng quản trị Công ty cần nhanh chóng hoàn thiện Quy chế tổ chức ÐHCÐ trực tuyến hoặc bổ sung quy định này tại Quy chế nội bộ về quản trị công ty để trình ÐHCÐ thông qua, tạo điều kiện cho việc tổ chức ÐHCÐ trực tuyến trước ngày 30/6/2020 theo quy định (tính theo năm tài chính kết thúc 31/12/2019).
Trường hợp Công ty ADG là công ty cổ phần chưa đại chúng, quy định tại Ðiểm c, Khoản 2, Ðiều 140 - Luật Doanh nghiệp 68/2014/QH13 và Ðiều lệ hoạt động/Quy chế quản trị nội bộ của công ty cổ phần đã được ÐHCÐ thông qua là căn cứ để Hội đồng quản trị Công ty tổ chức thực hiện ÐHCÐ trực tuyến.
Mặt khác, mặc dù các công ty cổ phần chưa đại chúng chưa nhận được hướng dẫn chi tiết từ cơ quan quản lý đối với việc tổ chức ÐHCÐ trực tuyến, nhưng việc ban hành quy chế tổ chức ÐHCÐ trực tuyến là cần thiết để đảm bảo hình thức tổ chức họp online được phổ biến đến toàn bộ cổ đông trước khi đưa vào triển khai thực tế, tránh khiếu kiện và xung đột không đáng có liên quan đến quyền và lợi ích của cổ đông.
Theo Khoản 1, Điều 25 - Luật Chứng khoán 62/2010/QH12, công ty đại chúng là công ty cổ phần thuộc 3 trong 3 loại hình: a) Công ty đã thực hiện chào bán cổ phiếu ra công chúng; hoặc b) Công ty có cổ phiếu được niêm yết tại Sở giao dịch chứng khoán hoặc Trung tâm Giao dịch chứng khoán; hoặc c) Công ty có cổ phiếu được ít nhất 100 nhà đầu tư sở hữu, không kể nhà đầu tư chứng khoán chuyên nghiệp và có vốn điều lệ đã góp từ 10 tỷ đồng trở lên.
