Cổ đông thể hiện quan điểm bằng cách biểu quyết tại cuộc họp đại hội đồng cổ đông.
Bầu chủ tọa cuộc họp
Điểm a và b, Khoản 1, Điều 142 quy định: “Chủ tịch Hội đồng quản trị (HĐQT) làm chủ tọa các cuộc họp do HĐQT triệu tập; trường hợp Chủ tịch vắng mặt hoặc tạm thời mất khả năng làm việc thì các thành viên HĐQT còn lại bầu một người trong số họ làm chủ tọa cuộc họp theo nguyên tắc đa số;
Trường hợp không bầu được người làm chủ tọa thì Trưởng Ban kiểm soát điều khiển để ĐHCĐ bầu chủ tọa cuộc họp và người có số phiếu bầu cao nhất làm chủ tọa cuộc họp.
Trường hợp khác, người ký tên triệu tập họp ĐHCĐ điều khiển để ĐHCĐ bầu chủ tọa cuộc họp và người có số phiếu bầu cao nhất làm chủ tọa cuộc họp”.
Theo quy định trên, tại các cuộc họp ĐHCĐ do HĐQT triệu tập, ĐHCĐ sẽ không bầu chủ tọa, mà Chủ tịch HĐQT hoặc thành viên HĐQT được HĐQT bầu đương nhiên sẽ là chủ tọa cuộc họp.
Việc bầu chủ tọa cuộc họp chỉ tiến hành trong các trường hợp HĐQT không bầu được thành viên HĐQT làm chủ tọa, hoặc trong các trường cuộc họp ĐHCĐ không do HĐQT triệu tập (các trường hợp quy định tại Khoản 5 và 6, Điều 136).
Tuy nhiên, quy định của Luật Doanh nghiệp về vấn đề này lại rất sơ sài: “Trưởng Ban kiểm soát hoặc người ký tên triệu tập họp ĐHCĐ điều khiển để ĐHCĐ bầu chủ tọa cuộc họp và người có số phiếu bầu cao nhất làm chủ tọa cuộc họp”.
Trên thực tế, khi ở vào tình huống này có hai vấn đề phát sinh: ai sẽ là các ứng viên để bầu chủ tọa và ĐHCĐ sẽ bầu chủ tọa theo phương thức nào? Cả hai vấn đề này, Luật chưa có quy định.
Phù hợp với cả hai tình huống phải bầu chủ tọa quy định tại Điểm a và b, Khoản 1, Điều 142, có thể miễn cưỡng xác định ứng cử viên để bầu chủ tọa là bất kỳ ai trong số các đại biểu dự họp ĐHCĐ, bao gồm: các thành viên HĐQT, thành viên Ban kiểm soát và các cổ đông.
Dù vậy, vẫn thiếu một cơ chế cho việc đề cử và ứng cử và vấn đề sẽ trở nên phức tạp nếu bất kỳ ai trong số các đại biểu dự họp ĐHCĐ đều có thể được đề cử hoặc tự ứng cử.
Phương thức bầu dồn phiếu chỉ được đề cập và quy định tại Khoản 3, Điều 144 cho mục đích biểu quyết bầu thành viên HĐQT và Ban kiểm soát, nên có thể xác định việc bầu chủ tọa sẽ theo phương thức biểu quyết trực tiếp.
Tuy nhiên, vấn đề đặt ra là ai sẽ là người kiểm phiếu để đảm bảo việc kiểm phiếu được thực hiện công bằng (thời điểm đó, ĐHCĐ vẫn chưa bầu ban kiểm phiếu) và sẽ xử lý thế nào trong trường hợp có từ hai ứng viên trở lên có số phiếu bầu ngang nhau?
Theo quan điểm của người viết và cũng phù hợp với trách nhiệm của người triệu tập cuộc họp ĐHCĐ, người triệu tập phải có trách nhiệm chủ tọa điều khiển cuộc họp. Người triệu tập cuộc họp ĐHCĐ ở đây có thể là HĐQT, Ban kiểm soát (theo Khoản 5, Điều 136) hoặc cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 114 (theo Khoản 6, Điều 136).
Người triệu tập cuộc họp phải có trách nhiệm chủ tọa điều khiển cuộc họp ĐHCĐ cũng đồng nghĩa phải chịu trách nhiệm chọn ra người đại diện (trong trường người triệu tập cuộc họp là HĐQT, Ban kiểm soát hoặc nhóm cổ đông) để chủ tọa cuộc họp.
Và cũng trên nguyên tắc này, nếu người triệu tập cuộc họp vì lý do nào đó không thể chọn ra người đại diện để chủ tọa cuộc họp thì xem như cuộc họp ĐHCĐ không đủ điều kiện tiến hành và cần được hủy bỏ.
Như vậy, chủ tọa cuộc họp ĐHCĐ nên là người triệu tập cuộc họp ĐHCĐ (hoặc người đại diện của người triệu tập cuộc họp ĐHCĐ), vấn đề này sẽ được xác định trước khi khai mạc cuộc họp.
Bầu người thay thế chủ tọa điều hành cuộc họp ĐHCĐ
Khoản 9, Điều 142 quy định: “Trường hợp chủ tọa hoãn hoặc tạm dừng họp ĐHCĐ trái với quy định tại khoản 8 Điều này, ĐHCĐ bầu một người khác trong số những người dự họp để thay thế chủ tọa điều hành cuộc họp cho đến lúc kết thúc….”.
Nội dung của điều luật quy định về việc bầu người thay thế chủ tọa điều hành cuộc họp, nhưng lại đặt ra một yêu cầu là phải xác định được “chủ tọa hoãn hoặc tạm dừng họp ĐHCĐ trái với quy định tại khoản 8 Điều này” và Luật Doanh nghiệp chưa có cơ chế để xử lý.
Khi ở vào tình huống này, các đại biểu (cổ đông) dự họp có thể cho rằng, chủ tọa đã vi phạm quy định tại Khoản 8, Điều 142. Tuy nhiên, đây mới chỉ là ý kiến đơn phương của đại biểu (cổ đông) đó và để có thể chính thức trở thành lý do để ĐHCĐ tiến hành bầu người thay thế chủ tọa thì ĐHCĐ vẫn phải biểu quyết để xác định chủ tọa hoãn hoặc tạm dừng cuộc họp có trái với quy định hay không và quyết định này vẫn phải đạt được tỷ lệ cần thiết.
Vấn đề là ai sẽ điều khiển cuộc họp để biểu quyết (trong trường hợp chủ tọa không hợp tác) hoặc sẽ phải xử lý thế nào nếu biểu quyết không đạt được tỷ lệ theo quy định (tức chủ tọa hoãn hoặc tạm dừng họp ĐHCĐ trái với quy định nhưng ĐHCĐ biểu quyết xác định không trái quy định).
Tương tự trường hợp bầu chủ tọa quy định tại Điểm a và b, Khoản 1, Điều 142, khi tiến hành bầu người thay thế chủ tọa, sẽ xử lý thế nào nếu có từ hai ứng viên trở lên có số phiếu bầu ngang nhau?
Các vấn đề như nêu trên là rất phức tạp, trong khi các căn cứ để xác định chủ tọa đã vi phạm quy định tại Khoản 8, Điều 142 lại khá mơ hồ. Mặt khác, với thời gian hoãn tối đa không quá 3 ngày về cơ bản cũng không đủ cho việc chuẩn bị tổ chức lại và tiếp tục tham gia cuộc họp của cả doanh nghiệp và các cổ đông.
Vì vậy, điều luật chỉ nên cung cấp căn cứ theo đó chủ tọa có thể xem xét quyết định hoãn hay không hoãn cuộc họp ĐHCĐ (có thể sử dụng quy định tại Khoản 8, Điều 142, nhưng được quy định chi tiết hơn) và không đặt ra vấn đề bầu người thay thế chủ tọa điều hành cuộc họp.
Bầu ban kiểm phiếu
Điểm d, Khoản 2, Điều 142 quy định: “ĐHCĐ bầu một hoặc một số người vào ban kiểm phiếu theo đề nghị của chủ tọa cuộc họp”.
Nếu người do chủ tọa đề nghị không được ĐHCĐ bầu và chủ tọa không tiếp tục đề nghị người thay thế thì cơ chế nào để có được ban kiểm phiếu phục vụ việc kiểm phiếu khi biểu quyết các nội dung chương trình cuộc họp?
Tương tự đối với trường hợp bầu chủ tọa, vấn đề một lần nữa được đặt ra là ai sẽ là người kiểm phiếu để đảm bảo việc kiểm phiếu được thực hiện công bằng (vì khi đó, ĐHCĐ vẫn chưa bầu ban kiểm phiếu) và sẽ xử lý thế nào trong trường hợp có từ hai ứng viên trở lên có số phiếu bầu ngang nhau?
Người viết cho rằng, người triệu tập cuộc họp ĐHCĐ phải có trách nhiệm chỉ định ban kiểm phiếu và vấn đề này được xác định trước khi khai mạc cuộc họp.
Chấp thuận bổ sung chương trình và nội dung cuộc họp; quyết định thay đổi chương trình họp; thông qua chương trình và nội dung cuộc họp
Đây là 3 hành vi khác nhau, nhưng mục đích cuối cùng là xác định được chương trình và nội dung cuộc họp, nên người viết phân tích chung trong cùng một mục.
Khoản 4, Điều 138 quy định: “Người triệu tập họp ĐHCĐ phải chấp nhận và đưa kiến nghị quy định tại khoản 2 Điều này vào dự kiến chương trình và nội dung cuộc họp, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều này; kiến nghị được chính thức bổ sung vào chương trình và nội dung cuộc họp nếu được ĐHCĐ chấp thuận”.
Khoản 4, Điều 141 quy định: “Chỉ có ĐHCĐ mới có quyền quyết định thay đổi chương trình họp đã được gửi kèm theo thông báo mời họp theo quy định tại Điều 139 của Luật này”.
Khoản 3, Điều 142 quy định: “Chương trình và nội dung họp phải được ĐHCĐ thông qua trong phiên khai mạc”.
Theo quy định tại Khoản 3, Điều 139, chương trình họp ĐHCĐ phải được gửi cho các cổ đông cùng với thông báo mời họp. Cùng với quy định tại Khoản 4, Điều 138 và Khoản 4, Điều 141, có thể thấy chương trình họp ĐHCĐ chỉ có thể được thay đổi theo hướng bổ sung thêm nội dung vào chương trình đã được gửi cho cổ đông khi có kiến nghị của cổ đông và được ĐHCĐ quyết định chấp thuận.
Tuy nhiên, Khoản 3, Điều 142 chỉ quy định ngắn gọn: “Chương trình và nội dung họp phải được ĐHCĐ thông qua trong phiên khai mạc”.
Như vậy, chỉ với một hành vi là “thông qua”, ĐHCĐ cần giải quyết hai vấn đề liên quan đến chương trình và nội dung cuộc họp: xem xét quyết định chấp thuận hay không chấp thuận bổ sung kiến nghị của cổ đông (nếu có) vào chương trình đã được gửi cho cổ đông và “thông qua” chương trình và nội dung cuộc họp.
“Thông qua” có nghĩa là đồng ý chấp thuận cho được thực hiện, sau khi đã xem xét, thảo luận. Với nghĩa này, cho dù có hay không có kiến nghị của cổ đông, ĐHCĐ vẫn phải xem xét, thảo luận chương trình và nội dung cuộc họp và sau đó tiến hành biểu quyết để quyết định chấp thuận hay không chấp thuận (thông qua) chương trình và nội dung cuộc họp.
Việc xem xét (thảo luận) và quyết định (biểu quyết) chấp thuận hay không chấp thuận bổ sung kiến nghị của cổ đông (nếu có) vào chương trình đã được gửi cho cổ đông là một điều bình thường và không có gì bàn cãi.
Vấn đề là nếu không có kiến nghị của cổ đông hoặc kiến nghị đã được ĐHCĐ chấp thuận đưa vào dự kiến chương trình và nội dung cuộc họp thì ĐHCĐ có phải xem xét và quyết định để “thông qua” hay không và cuộc họp ĐHCĐ có thể tiếp tục được tiến hành hay không nếu ĐHCĐ không “thông qua” chương trình và nội dung cuộc họp?
Theo người viết, do chương trình và nội dung cuộc họp đã được người triệu tập cuộc họp chuẩn bị trước và thuộc các trường hợp luật định cho phép triệu tập ĐHCĐ để xem xét quyết định.
Vì vậy, không có lý do để ĐHCĐ không xem xét, đặc biệt là trong hoàn cảnh ĐHCĐ đã được triệu tập hợp lệ để xem xét vấn đề này.
Nói cách khác, chương trình và nội dung cuộc họp đã được gửi cho cổ đông và các nội dung được bổ sung theo kiến nghị của cổ đông (nếu có) đã được ĐHCĐ chấp thuận không cần thiết ĐHCĐ phải biểu quyết để quyết định thông qua hay không thông qua.
Trong trường hợp này, chủ tọa cuộc họp chỉ cần tổ chức biểu quyết chấp thuận hay không chấp thuận bổ sung kiến nghị của cổ đông (nếu có) và sau đó đọc chương trình và nội dung của cuộc họp trước ĐHCĐ, mà không cần thiết phải tổ chức biểu quyết để “thông qua” chương trình và nội dung cuộc họp.
Thông qua biên bản cuộc họp
Theo Khoản 1, Điều 146, biên bản cuộc họp ĐHCĐ là văn bản hoặc bản ghi âm hoặc ghi và lưu trữ dưới hình thức điện tử khác với nội dung phản ánh toàn bộ diễn biến và nội dung cuộc họp. Theo quy định tại Khoản 2, Điều 146, “biên bản họp ĐHCĐ phải làm xong và thông qua trước khi kết thúc đại hội”.
Với quy định như đã nêu và nghĩa của từ “thông qua”, rõ ràng biên bản cuộc họp ĐHCĐ cũng phải được đại hội xem xét và quyết định chấp thuận hay không chấp thuận trước khi kết thúc cuộc họp.
Tuy nhiên, có một thực tế và cũng là một nghịch lý là biên bản đã được đọc và cập nhật ý kiến của đại biểu tham dự hoặc trong trường hợp được ghi và lưu dưới hình thức điện tử (ghi âm và ghi hình), tức biên bản đã phản ảnh đúng diễn biến và nội dung đại hội, nhưng vì lý do nào đó, biên bản vẫn có thể không được ĐHCĐ thông qua. Luật chưa dự liệu và chưa có biện pháp để xử lý tình huống này.
Theo người viết, biên bản cuộc họp ĐHCĐ chỉ đơn giản là một hình thức ghi nhận lại diễn biến và nội dung cuộc họp, nên khi có cơ sở xác định biên bản đã phản ảnh đúng diễn biến và nội dung đại hội thì không có lý do gì để phủ nhận biên bản này, không cần thiết phải tổ chức biểu quyết để thông qua.
Thảo luận và biểu quyết các vấn đề thuộc nội dung chương trình cuộc họp ĐHCĐ
Khoản 5, Điều 142 quy định: “… Việc biểu quyết được tiến hành bằng cách thu thẻ biểu quyết tán thành nghị quyết, sau đó thu thể biểu quyết không tán thành, cuối cùng kiểm phiếu tập hợp số phiếu biểu quyết tán thành, không tán thành, không có ý kiến…”.
Về bản chất, việc cổ đông thể hiện quan điểm bằng cách biểu quyết, cho dù theo hình thức nào, đều rất đơn giản.
Tuy nhiên, quy định tại Khoản 5, Điều 142 như nêu trên lại đặt ra một số vấn đề vẫn tạo ra những vướng mắc trên thực tiễn khi áp dụng.
Điều luật quy định trình tự biểu quyết bắt đầu bằng việc thu thẻ biểu quyết tán thành nghị quyết, sau đó thu thẻ biểu quyết không tán thành và cuối cùng kiểm phiếu, nhưng kết quả kiểm phiếu lại bao gồm tập hợp số phiếu biểu quyết tán thành, không tán thành và không có ý kiến.
Điểm g, Khoản 1, Điều 146 quy định về nội dung của biên bản kiểm phiếu có nội dung: “… trong đó ghi rõ phương thức biểu quyết, tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không ý kiến…”.
Như vậy, có thể còn có “phiếu biểu quyết không ý kiến”, hoặc một dạng biểu quyết nào đó được xem như “phiếu biểu quyết không ý kiến”, nhưng luật không quy định hoặc không yêu cầu thu về số phiếu này.
Đối chiếu với quy định tại Điểm đ, Khoản 3, Điều 145 khi quy định về các phương án biểu quyết trong trường hợp lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản, phương án biểu quyết được liệt kê bao gồm tán thành, không tán thành và không có ý kiến, có thể tạm chấp nhận “phiếu biểu quyết không ý kiến” quy định tại Khoản 5, Điều 142 là các phiếu thể hiện rõ ý chí của cổ đông là không có ý kiến về vấn đề cần biểu quyết.
Ngoài ba loại phiếu biểu quyết như đã nêu (phiếu biểu quyết tán thành, không tán thành và không ý kiến), tại Điểm c, Khoản 3, Điều 145 và Điểm g, Khoản 1, Điều 146 còn đề cập một loại “phiếu” nữa là “phiếu biểu quyết không hợp lệ”, nhưng không thấy Luật đưa ra định nghĩa hay căn cứ để xác định thế nào là “phiếu không hợp lệ”.
Trong thực tế, “phiếu biểu quyết không hợp lệ” được nhiều doanh nghiệp áp dụng và áp dụng rất tùy nghi: các phiếu biểu quyết được phát ra nhưng cổ đông không gửi về, các phiếu biểu quyết ghi sai nội dung hoặc các phiếu biểu quyết không thể hiện nội dung biểu quyết cụ thể hay phiếu trắng…
Có một nghịch lý rất lớn, mặc dù pháp luật chưa quy định cụ thể đối với phiếu biểu quyết không ý kiến và phiếu không hợp lệ, nhưng do theo quy định điều kiện để các nghị quyết của ĐHCĐ được thông qua chỉ dựa trên số phiếu tán thành trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp, nên mặc nhiên 2 loại phiếu trên đều có giá trị như phiếu biểu quyết không tán thành. Điều này ảnh hưởng lớn đến chất lượng biểu quyết để thông qua các nghị quyết của ĐHCĐ.
Theo người viết, trước khi bỏ phiếu biểu quyết các vấn đề thuộc nội dung chương trình cuộc họp ĐHCĐ tại cuộc họp, các cổ đông đều đã được nghe và thảo luận về các vấn đề này, nên không thể chấp nhận những trường hợp cổ đông không thể hiện quan điểm rõ ràng là tán thành hay không tán thành về các vấn đề (tức các cổ đông không có ý kiến). Vì vậy, cần loại bỏ quy định hay quan điểm về loại phiếu biểu quyết không ý kiến này.
Tại cuộc họp ĐHCĐ, các cổ đông chỉ có hai loại “phiếu” để quyết định: phiếu tán thành hoặc phiếu không tán thành. Riêng đối với “phiếu không hợp lệ”, đây là một thực tế phát sinh ở hầu hết các cuộc họp ĐHCĐ, ảnh hưởng tới công tác biểu quyết, pháp luật cần điều chỉnh và có quy định cụ thể, rõ ràng về loại “phiếu” này.
Do điều kiện để các nghị quyết của ĐHCĐ được thông qua dựa trên số phiếu tán thành trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp, vì vậy, dù trong hoàn cảnh nào, các “phiếu không hợp lệ” cần được loại ra khỏi tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp khi tính kết quả biểu quyết.
Thể hiện ý chí qua hình thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản
Theo quy định tại Điểm đ, Khoản 3, Điều 145, trong trường hợp lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản, “phương án biểu quyết bao gồm tán thành, không tán thành và không có ý kiến”.
Đây thực chất là quy định về hành vi biểu quyết để thông qua nghị quyết của ĐHCĐ, nên về cơ bản, các vấn đề liên quan đến quy định này cũng tương tự như các vấn đề liên quan đến việc thảo luận và biểu quyết các vấn đề thuộc nội dung chương trình cuộc họp ĐHCĐ quy định tại Khoản 5, Điều 142.
Tuy nhiên, do việc lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản không thông qua hoạt động thảo luận trực tiếp về các vấn đề liên quan nên sẽ có những cổ đông chưa hiểu rõ vấn đề, vì vậy chưa sẵn sàng để biểu quyết, hoặc tán thành hoặc, không tán thành.
Theo quan điểm người viết, trong trường hợp lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản, cần duy trì loại “phiếu biểu quyết không ý kiến” để cổ đông trong hoàn cảnh tương tự có thể bày tỏ quan điểm.
Phiếu biểu quyết không ý kiến trong trường hợp này cũng có giá trị như phiếu biểu quyết không tán thành khi tính kết quả biểu quyết.
