Ông Francisco Saez C., Chủ tịch Phòng Thương mại Chi Lê Việt Nam, kiêm Tổng giám đốc Công ty Fasco S.A Chile, trong một hội thảo xúc tiến thương mại tại Việt Nam cho biết, khi các doanh nghiệp Chi Lê gửi email giao dịch với các doanh nghiệp Việt Nam, họ nhận được rất ít email trả lời. Một số doanh nghiệp Việt Nam chỉ giao dịch một hoặc hai lần, sau đó không trả lời nữa, mà không nêu bất cứ lý do gì, đa số doanh nghiệp còn lại không trả lời. Ông dẫn chứng bằng 10 tập hồ sơ đã giao dịch với các doanh nghiệp Việt Nam trong thời gian qua và nhắc các doanh nghiệp Việt Nam rằng, khi nhận được email hỏi hàng của các nhà nhập khẩu, nếu không cung cấp được hàng hóa thì cũng nên trả lời cho họ biết.
Một ví dụ cụ thể hơn được nêu ra, Tập đoàn đa quốc gia CENCOSUD (www.cencosud.cl), trụ sở tại Chi Lê, có nhu cầu nhập khẩu hàng may mặc của Việt Nam. Thương vụ Việt Nam tại Chi Lê đã chọn 9 doanh nghiệp xuất khẩu có uy tín (Reliable Exporters) tại mục Doanh nghiệp xuất khẩu uy tín trên trang web của Bộ Công thương (www.moit.gov.vn) để giới thiệu cho khách hàng. Sau khi khách hàng gửi email cho 9 doanh nghiệp này, chỉ có một doanh nghiệp trả lời đã có đơn hàng, không nhận đơn hàng mới, 8 doanh nghiệp còn lại không trả lời khách hàng.
Nhiệt tình với doanh nghiệp, song trong không ít trường hợp thương vụ Việt Nam tại nước ngoài "hụt hẫng" khi không biết thông tin mình gửi tới doanh nghiệp chưa thiết thực hay doanh nghiệp không có thói quen giao thương quốc tế. Trong tháng 8 vừa qua, Thương vụ Việt Nam tại Chi Lê tìm được một doanh nghiệp Chi Lê (www.zenithexportsltd.com) có nhu cầu nhập khẩu quần áo và thiết bị bảo hộ lao động, Thương vụ đã gửi email giới thiệu nhà nhập khẩu cho 5 doanh nghiệp trong nước (gửi email 3 lần) và đã fax cho các doanh nghiệp này (có 2 doanh nghiệp không gửi fax được). Ngoài ra, Thương vụ đã trực tiếp điện thoại cho các doanh nghiệp. Đây đều là các doanh nghiệp đang sản xuất các mặt hàng trên, nhưng cho đến nay, cả 5 doanh nghiệp này vẫn không trả lời, mà không nêu bất cứ một lý do gì.
Bên lề cuộc gặp thường kỳ hàng năm của Bộ Công thương với các tham tán thương mại, nhiều tham tán phàn nàn về thực tế trên và đề nghị doanh nghiệp khi nhận được email/fax của các thương vụ (hoặc khách hàng), ghi đích danh tên doanh nghiệp mình, mặc dù không cung cấp được hàng hóa, hoặc do bất cứ lý do nào, vẫn nên trả lời cho các thương vụ hoặc khách hàng, vì đây là văn hóa trong kinh doanh (trừ các email gửi quảng cáo hàng loạt). Nếu đã có đơn hàng, không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng mới, doanh nghiệp cũng nên trả lời và ghi lại địa chỉ của họ, để giao dịch vào lần sau.
Một chi tiết nhỏ khác cũng cần được lưu ý. Đó là trong giao dịch thương mại, không phải tất cả các quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới đều biết Việt Nam có mã quốc gia là (+84). Do đó, khi nhà nhập khẩu tìm được trang web của các doanh nghiệp Việt Nam mà không thấy ghi mã quốc gia, họ muốn điện thoại hoặc gửi fax cho doanh nghiệp thì họ phải bỏ công tra cứu mã quốc gia để gọi (http://en.wikipedia.org/wiki/List_of_country_calling_codes). Bất tiện vì doanh nghiệp không nêu mã quốc gia có thể khiến đối tác bỏ qua để tìm thông tin khác, khiến doanh nghiệp Việt Nam mất cơ hội kinh doanh.
Chính vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra lại số điện thoại, địa chỉ email đã đăng trên trang web của doanh nghiệp, hoặc các trang web của Bộ Công thương (Doanh nghiệp xuất khẩu uy tín - Reliable Exporters: www.moit.gov.vn; Cổng thông tin xuất khẩu Việt Nam: www.vnex.com.vn; Cổng thương mại điện tử quốc gia: www.ecvn.com), hoặc mục Thành viên (members), đăng tại trang web của các hiệp hội ngành hàng, trung tâm xúc tiến thương mại của các Sở Công thương, để yêu cầu bổ sung mã quốc gia, mã vùng hoặc chỉnh sửa số điện thoại/fax của doanh nghiệp mình (nếu có thay đổi).
Thực tế, doanh nghiệp Việt Nam rất coi trọng và đặt quyết tâm thâm nhập vào các thị trường mới, tận dụng mọi cơ hội để phát triển. Tuy nhiên, cần chăm chút cho quan hệ giao thương, bắt đầu từ những chi tiết tưởng như rất nhỏ sẽ nâng tầm chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong con mắt các đối tác, từ đó có thể tìm được nhiều cơ hội kinh doanh tốt đẹp hơn.
