Thực tế này đòi hỏi các ngân hàng thường phải ban hành một hệ thống văn bản định chế nội bộ đồ sộ, từ vài trăm đến vài nghìn văn bản, cùng với nội dung chi tiết, quy trình chặt chẽ nhằm hướng dẫn cụ thể các thao tác nghiệp vụ. Thế nhưng, chính hệ thống văn bản đó đang đẩy các ngân hàng vào nguy cơ rủi ro nghiêm trọng, khó lường trước.
Ban hành tràn lan, ngoài tầm kiểm soát
Có nhiều nguyên nhân dẫn tới thực tế là các ngân hàng không thực sự kiểm soát được cả về số lượng và chất lượng của các văn bản định chế nội bộ. Nhìn lại chặng đường phát triển của ngành ngân hàng, dễ thấy ngân hàng ngày càng lập ra nhiều phòng ban, bộ phận nghiệp vụ với vai trò, chức năng khác nhau. Văn bản quy định cho các phòng ban này tổ chức, hoạt động, tác nghiệp cũng theo đó mà ra đời.
Chưa kể đến việc nhiều khối, phòng, bộ phận, nhưng không phân định rõ ai có thẩm quyền ban hành văn bản, dẫn tới hiện trạng ban hành chồng lấn, vượt cấp thẩm quyền. Về nguyên tắc, trong ngân hàng chỉ có 2 cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản định chế là Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc.
Thế nhưng, hàng loạt văn bản lại được các Phó tổng giám đốc, Gám đốc Khối, thậm chí cả Trưởng phòng, Trưởng bộ phận ban hành trực tiếp. Các trường hợp này là ban hành sai thẩm quyền, bởi Phó tổng giám đốc, Giám đốc khối chỉ được ký thay để ban hành văn bản, trên cơ sở được Tổng giám đốc ủy quyền hoặc theo sự phân công nhiệm vụ, chứ không thể ban hành trực tiếp, chưa nói đến các cấp thấp hơn.
Ban hành tràn lan cũng dẫn tới việc không kiểm soát được hiệu lực văn bản. Hiện tượng phổ biến ở các ngân hàng là khi soạn thảo ra một quy định mới về một vấn đề nghiệp vụ, người soạn thảo buộc phải biết vấn đề đó đang được điều chỉnh bởi các văn bản nào, còn hay hết hiệu lực.
Điều này trở nên vô cùng phức tạp khi trong ngân hàng có quá nhiều văn bản cùng quy định về một vấn đề, mà khi một văn bản mới ra đời lại thường không ghi nhận rõ tại phần “Hiệu lực thi hành” là thay thế cho các văn bản nào trước đó, không chỉ rõ cái nào vẫn áp dụng, cái nào hết hiệu lực.
Trước một “rừng” quy định nội bộ, từ cán bộ nhân viên tới cấp lãnh đạo ngân hàng khi cần tìm một văn bản để áp dụng thường gặp khó khăn, ngay cả khi có ý kiến của bộ phận pháp chế cũng vẫn xảy ra hiện tượng thiếu sót, thậm chí áp dụng sai.
Nguy cơ rủi ro pháp lý hiện hữu
Quá nhiều văn bản vẫn chưa phải là vấn đề nghiêm trọng nhất, mà nội dung chồng chéo, mâu thuẫn giữa các văn bản định chế mới là nguyên nhân chính dẫn tới rủi ro pháp lý cho ngân hàng.
Điển hình như trong một vụ án lớn liên quan đến ngành ngân hàng gần đây, chính sự mâu thuẫn trong văn bản nội bộ đã đẩy cán bộ ngân hàng vào vòng lao lý.
Cùng quy định về nghiệp vụ cho vay nhận thế chấp hàng hóa tồn kho luân chuyển, một quy trình của ngân hàng này quy định, nếu cho vay thế chấp hàng hóa thì đơn vị kinh doanh phải kiểm tra kho hàng trong mọi trường hợp; trong khi đó, tại một văn bản khác (cũng đang có hiệu lực áp dụng) lại quy định, nếu đã có thuê đơn vị giám định thì không cần kiểm tra kho hàng.
Khi xảy ra hậu quả mất vốn, cán bộ ngân hàng cho rằng mình đã làm đúng trách nhiệm khi hiểu và thực hiện theo quy định thứ hai, thế nhưng theo quan điểm của cơ quan công an thì phải áp dụng quy định thứ nhất.
Cùng một nghiệp vụ, một vấn đề, 2 văn bản cùng có hiệu lực, không thể nói phải ưu tiên áp dụng cái nào. Hậu quả là nhiều cán bộ ngân hàng do không thực hiện đầy đủ đã phải can án.
Nếu rà soát hệ thống văn bản nội bộ của các ngân hàng sẽ thấy nguy cơ rủi ro tương tự như trường hợp trên là hiện hữu. Nhiều ngân hàng xây dựng văn bản quá tập trung vào các yếu tố kinh tế - tài chính nhằm hướng tới chỉ tiêu kinh doanh mà bỏ qua hoặc ít quan tâm đến yếu tố rủi ro pháp lý, chưa tập trung đúng mức vào việc ngăn chặn và phòng ngừa rủi ro pháp lý, nên không ít lần dẫn đến hậu quả đáng tiếc.
Để hạn chế rủi ro này, việc các ngân hàng cần làm là hệ thống, sắp xếp lại toàn bộ văn bản định chế trong ngân hàng, ngay cả những văn bản từ khi ngân hàng được thành lập cho đến nay, từ đó phát hiện ra các nội dung không hợp pháp, mâu thẫn, chồng chéo, lỗi thời, để hướng tới tinh giảm số lượng văn bản. Tập trung vào chất lượng văn bản là đòi hỏi cấp thiết, vì quá nhiều văn bản được ban hành thì khả năng mâu thuẫn, chồng chéo càng cao, nguy cơ rủi ro từ đó càng lớn.
Bên cạnh đó, ngân hàng phải có sự đào tạo, chuẩn hóa kỹ năng soạn thảo văn bản định chế cho các nhân viên ngân hàng; phân định rõ thẩm quyền ban hành văn bản định chế; ban hành quy trình và công cụ để kiểm soát việc soạn thảo, ban hành, đảm bảo có sự kiểm tra chéo giữa các bộ phận nghiệp vụ và phải có thẩm định cuối cùng của bộ phận pháp chế trước khi trình ban hành.
Đã đến lúc các ngân hàng cần nghiêm túc nhìn lại vấn đề soạn thảo, ban hành văn bản định chế, nếu không muốn đối mặt với những rủi ro pháp lý có thể phát sinh.
