Đặc biệt, ở Việt Nam, nơi mà thị trường tăng trưởng nhanh và có nhiều biến động, dự báo chính xác trở nên khó khăn hơn và cũng cần thiết hơn để doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí cũng như tăng khả năng cạnh tranh.
Dự báo nhu cầu chính xác sẽ giúp doanh nghiệp tăng doanh thu, giảm nguy cơ thiếu hàng để bán. Theo thống kê, cứ tăng 1% độ chính xác của dự báo có thể giảm 6,5% nguy cơ hết hàng bán. Doanh nghiệp tăng mức độ phục vụ cho khách hàng mà không đội chi phí lên quá cao. Đồng thời, doanh nghiệp giảm chi phí, giảm tồn kho, giải phóng vốn và giảm những phát sinh từ hoạt động khuyến mại ngoài kế hoạch.
Cứ tăng 1% độ chính xác của dự báo có thể giảm 16,5% tồn kho. Ngoài ra, hoạt động dự báo sẽ cung cấp thông tin chính xác để đàm phán giá cả với nhà cung cấp.
Dự báo chính xác trong dài hạn cho phép đưa ra những quyết định đầu tư đúng đắn và hiệu quả hơn. Theo nghiên cứu tổng hợp từ CEL, cứ tăng 1,5% độ chính xác của dự báo, lợi nhuận sẽ tăng 1%.
Ông Julien Brun, Tổng giám đốc Công ty CEL Consulting
Hiện nay, tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ dự báo dựa vào cảm tính và kinh nghiệm. Những doanh nghiệp sử dụng dữ liệu quá khứ thường dự báo một cách máy móc hoặc chưa đủ độ chi tiết. Các doanh nghiệp càng đa dạng hóa sản phẩm, có nhiều mã hàng thì càng gặp khó khăn trong dự báo chính xác.
Các doanh nghiệp lớn cũng gặp khó khăn trong dự báo, đôi khi dự báo được xây dựng dựa trên những số liệu không chính xác, hoặc chưa được xử lý phù hợp, đa phần là do thiếu công cụ chuyên dụng giúp hiểu đúng đặc điểm dữ liệu để áp dụng phương pháp dự báo tối ưu.
Chẳng hạn, nhiều doanh nghiệp sử dụng Microsoft Excel là công cụ chính để thực hiện dự báo. Đây không phải là một phần mềm chuyên dụng nên khó đưa ra được dự báo chính xác và khó ứng dụng được ở cấp độ chi tiết cao. Hiện tại, trên thị trường xuất hiện khá nhiều phần mềm chuyên dụng về dự báo nhu cầu như Forecast Master, Future Master…, mang lại hiệu quả cao.
Lý do khác khiến cho việc dự báo gặp khó khăn là vấn đề lựa chọn cấp độ chi tiết. Thực tế, có những doanh nghiệp dự báo ở cấp độ tổng thể cao, như là theo ngành hàng, nhóm hàng, hoặc nhãn hiệu. Tuy nhiên, do thiếu độ chi tiết nên dự báo chưa hỗ trợ hiệu quả cho việc lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu cũng như sản xuất. Ngược lại, có những doanh nghiệp dự báo ở cấp độ chi tiết nhất là mã hàng, nhưng gặp khó khăn trong việc tích hợp ý kiến của đội ngũ kinh doanh.
Theo CEL, doanh nghiệp nên dự báo ở cấp độ chi tiết, nhưng không nên chi tiết đến từng mã hàng đơn lẻ, nếu cảm thấy điều đó gây khó khăn cho việc phối hợp với bộ phận kinh doanh.
Kinh nghiệm của những doanh nghiệp dẫn đầu về dự báo trên thế giới là thực hiện dự báo theo từng tổ hợp sản phẩm. Bằng việc thực hiện phân tích số liệu và hiểu rõ hành vi mua hàng của khách hàng, yếu tố mùa vụ, độ nhạy cảm với khuyến mại và những đặc điểm về sản xuất như loại nguyên vật liệu, yêu cầu bảo quản…, mà doanh nghiệp có thể thiết lập những tổ hợp sản phẩm bao gồm những mã hàng có đặc điểm thương mại và sản suất tương đồng.
Việc này cho phép dễ dàng tích hợp ý kiến đóng góp của bộ phận kinh doanh và đủ độ chi tiết cho bộ phận sản xuất, thu mua sử dụng để lập kế hoạch.
