Thế nào là doanh nghiệp biết dùng quy trình?
Có một thực tế trong môi trường kinh doanh tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp, gồm cả các công ty đại chúng chưa biết vận dụng quy trình trong kinh doanh.
Ở đây, cần có sự phân biệt giữa việc ban hành quy trình kinh doanh với việc vận dụng quy trình kinh doanh. Một người chủ doanh nghiệp có thể khẳng định rằng, doanh nghiệp của mình có vô vàn quy trình kinh doanh. Vấn đề là, trong vô vàn quy trình kinh doanh đó, có bao nhiêu quy trình đang được doanh nghiệp sử dụng? Liệu có phổ biến trường hợp, từ người quản lý đến các nhân viên nghiệp vụ chưa từng đọc và nhớ về quy trình kinh doanh.
Luật sư Trần Minh Hải
Do vậy, không quan trọng số lượng quy trình kinh doanh mà doanh nghiệp đã ban hành mà quan trọng nằm ở số lượng quy trình kinh doanh được doanh nghiệp thực tế sử dụng.
Thường thì các quy trình kinh doanh được sử dụng khá phổ biến tại những doanh nghiệp sản xuất, nhằm kết nối nhịp nhàng các khâu sản xuất trong dây chuyền tạo nên hàng hóa. Đối với doanh nghiệp đại chúng thuộc một số lĩnh vực như ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm…, việc sử dụng quy trình vào kinh doanh cũng đã khá bài bản.
Lý do các hoạt động kinh doanh này thường gắn liền với việc khai thác, quản lý các rủi ro. Chính vì vậy, phát sinh nhu cầu sử dụng quy trình trong mẫu khâu nghiệp vụ nhằm tạo tính kiểm soát hơn cho doanh nghiệp.
Tuy nhiên, phần lớn doanh nghiệp đại chúng còn lại xem nhẹ vai trò của việc sử dụng quy trình trong kinh doanh. Hậu quả thiệt hại trong tác nghiệp, tranh chấp phát sinh với đối tác, chế tài trừng phạt vi phạm từ cơ quan thẩm quyền là những hệ quả cụ thể cho nguyên nhân doanh nghiệp không tôn trọng, vận dụng quy trình trong kinh doanh.
Tiêu chí cho một quy trình kinh doanh hiệu quả
Thể thức văn bản và nội dung văn bản rõ ràng, hợp lý, hợp pháp là yêu cầu cơ bản cho mỗi quy trình kinh doanh hiệu quả của doanh nghiệp.
Thể thức quy trình được coi là rõ ràng khi văn bản quy trình được soạn thảo thống nhất về hình thức, thẩm quyền, như các cam kết đã được quy chuẩn trong doanh nghiệp. Nếu như văn bản được coi là yếu tố thể hiện văn hóa của doanh nghiệp, thì quy trình kinh doanh chính là dạng văn bản cao cấp nhất trong doanh nghiệp. Do vậy, từ yếu tố căn lề văn bản, chữ viết, nhận diện thương hiệu cho đến kết cấu điều khoản, thẩm quyền ban hành…, đều đòi hỏi được người soạn thảo tôn trọng hướng đến chuẩn mực.
Nội dung quy trình được coi là hợp lý khi nó chứa đựng khả năng và kỹ năng của người soạn thảo. Ngắn gọn, rõ ràng, không đa nghĩa, dễ hiểu, dể áp dụng và gắn đúng với thực tiễn công việc, nhằm giải quyết công việc là những đòi hỏi về tính hợp lý trong kỹ năng soạn thảo nên quy trình kinh doanh.
Quy trình kinh doanh hợp lý phải bao gồm những biểu mẫu hợp lý. Hệ thống mẫu biểu kèm theo quy trình chính là công cụ pháp lý. Các công cụ pháp lý này cần sự đầu tư nghiên cứu, soạn thảo nghiêm túc của doanh nghiệp vì rủi ro pháp lý trong các giao dịch cũng thường phát sinh từ đây.
Một quy trình kinh doanh hợp lý cũng sẽ tạo được năng lực cảnh báo sớm rủi ro cho doanh nghiệp. Từ đó, trong hệ thống quy trình sẽ nhận diện được những hành vi tác nghiệp cần bổ sung để bù đắp cho những lỗ hổng rủi ro về nghiệp vụ. Bằng việc đầu tư vào hệ thống quy trình bài bản có năng lực cảnh báo sớm rủi ro, các công ty đại chúng sẽ tự chuẩn bị cho mình một cơ chế riêng, phòng ngừa và xử lý các bất thường phát sinh trong hoạt động kinh doanh.
Xử lý các vấn đề bất thường là khâu nghiệp vụ phức tạp nhất trong công tác quản trị rủi ro của doanh nghiệp. Bởi công ty phải đưa ra các quyết định và biện pháp hợp lý để xử lý, khắc phục và hạn chế thấp nhất các chi phí và tổn thất của mình. Nếu như trong từng nghiệp vụ, quy trình kinh doanh của doanh nghiệp đều dự phòng sẵn các giải pháp can thiệp đối phó với tình huống bất thường, thì đó chính là tính hợp lý của quy trình kinh doanh.
Tuy nhiên, bên cạnh các yếu tố rõ ràng, hợp lý, thì quy trình kinh doanh của doanh nghiệp còn cần cả sự hợp pháp. Chưa xét đến những khâu tác nghiệp có sự tiếp xúc bên ngoài, mà ngay từ khâu tác nghiệp bên trong, quy trình kinh doanh của doanh nghiệp cũng cần đúng luật. Ví dụ Luật Doanh nghiệp quy định khi ký các khoản đầu tư có giá trị từ 35% tổng tài sản có trở lên, công ty cổ phần cần phải thông qua đại hội đồng cổ đông.
Vậy bước tác nghiệp đầu tư này cần được quy trình hóa, đúng quy định của pháp luật. Tiếp xúc, thỏa thuận với đối tác bên ngoài, quy trình cũng cần nhận diện và bảo đảm các yếu tố rủi ro pháp lý đa dạng trong từng khâu nghiệp vụ kinh doanh của doanh nghiệp. Chỉ có như vậy, một quy trình kinh doanh mới được coi là bảo đảm tính hợp pháp và hiệu quả.
Quy trình kinh doanh là "xương sống" trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp nói chung và công ty đại chúng nói riêng. Xoay quanh hệ thống quy trình này, doanh nghiệp có thể vừa tiến hành tìm kiếm lợi nhuận, vừa đối phó những rủi ro kinh doanh.
