Tại các nền kinh tế phát triển, họp trực tuyến là một giải pháp được nhiều công ty lựa chọn và đã trở thành một tiền lệ tốt.
Họp trực tuyến: Cần hay không cần?
Sẽ là cần bởi những ưu điểm của phương thức họp này. Trước hết, đó là sự tiết kiệm chi phí. Để tổ chức một cuộc họp Đại hội đồng cổ đông cho một lượng cổ đông đúng như danh sách đăng ký dự họp, thì công ty sẽ cần tính đến chi phí thuê hội trường, in ấn tài liệu, nguồn nhân lực phục vụ phiên họp…
Đặc biệt, đối với với các công ty đại chúng, các chi phí này càng lớn. Nếu áp dụng phương thức họp trực tuyến, thì các chi phí này vẫn tồn tại, nhưng quy mô và mức độ chi phí rõ ràng sẽ được tiết giảm.
Ưu điểm thứ hai là khả năng huy động được cổ đông tham gia phiên họp về lý thuyết sẽ dễ dàng hơn. Tham dự các cuộc họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông công ty là quyền của các thành viên, cổ đông. Luật pháp luôn quy định những tỷ lệ nhất định về sự tham gia của các thành viên, cổ đông để một cuộc họp được coi là là có hiệu lực tiến hành. Thế nhưng, thực tiễn tại một số cuộc họp được ghi nhận trong thời gian qua từ khối ngân hàng lượng cổ đông tham dự họp rất ít ỏi.
Có những ngân hàng chỉ có số lượng vài chục cổ đông trên hàng nghìn cổ đông dự phiên họp Đại hội đồng cổ đông. Dịch bệnh là lý do chính khiến nhiều cổ đông e ngại hơn cả quyền bỏ phiếu của mình.
Ngay cả không phải trong trường hợp dịch bệnh đột xuất, nhiều cổ đông vẫn không có mặt được do vướng các yếu tố về địa lý như là đi du lịch, công tác hoặc lý do khác dẫn đến không có khả năng hiện diện tại cuộc họp. Ủy quyền đại diện là một giải pháp thay thế, nhưng dù sao cũng khiến cho cổ đông đã thực tế bỏ qua quyền lợi tham gia trực tiếp vào cuộc họp của công ty.
Nếu như không đủ lượng cổ đông để đạt tỷ lệ tối thiểu tiến hành phiên họp, mọi chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra sẽ thành lãng phí. Họp trực tuyến hiện là giải pháp để tạo sự linh hoạt hơn cho cổ đông tham gia vào cuộc họp, ngay cả khi cổ đông đang ở nước ngoài.
Từ những lợi thế không nhỏ như đã phân tích, việc tổ chức cuộc họp trực tuyến là một giải pháp cần được đánh giá, coi trọng không khác gì việc họp trực tiếp mà các công ty đang tiến hành hiện nay. Đối với các nền kinh tế phát triển, thì họp trực tuyến là một giải pháp được nhiều công ty lựa chọn và đã trở thành một tiền lệ tốt mà Việt Nam có thể tham khảo.
Cơ sở pháp lý
Dù là họp trực tiếp hay trực tuyến, điều tiên quyết mà các doanh nghiệp quan tâm là phải đảm bảo tính pháp lý cho cuộc họp.
Trước đây, Luật Doanh nghiệp cũ không hề nhắc hay đề cập gì đến phương thức họp trực tuyến. Chỉ đến khi Luật Doanh nghiệp năm 2014 được ban hành, các nhà làm luật mới chú tâm tới vấn đề này bằng một quy định trong đạo luật.
Lần đầu tiên, luật đưa ra khái niệm về hội nghị trực tuyến thay cho phương thức họp trực tiếp đối với cả loại hình công ty trách nhiệm hữu hạn lẫn công ty cổ phần. Đồng thời luật cũng đề cập đến việc cho phép cổ đông, thành viên công ty thực hiện bỏ phiếu trực tuyến.
Cụ thể, theo khoản 2, Điều 140, Luật Doanh nghiệp năm 2014, thì “Cổ đông được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông trong trường hợp sau đây:…c) Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác…”.
Ngoài ra, một số quy định khác như tại điểm c, Khoản 9, Điều 153 cũng cho thấy rằng phương thức họp trực tuyến cũng có thể được áp dụng cho cuộc họp Hội đồng quản trị. Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn việc họp trực tuyến và bỏ phiếu điện tử cũng được quy định tương tự tại khoản 4, Điều 60 và khoản 3, Điều 97 của Luật Doanh nghiệp 2014.
Đây là những cơ sở pháp lý được Luật Doanh nghiệp năm 2014 mở ra và tạo điều kiện phương thức họp trực tuyến đối với công ty được chính thức triển khai.
Triển khai ra sao?
Mặc dù không phủ nhận các ưu thế, cũng như các cơ sở pháp lý của việc họp trực tuyến, tuy nhiên, để triển khai việc họp trực tuyến đối với các doanh nghiệp Việt Nam thì đây là điều khá mới mẻ và còn nhiều vấn đề các doanh nghiệp cần làm rõ.
Về nguyên tắc, các yếu tố căn bản của cuộc họp Hội đồng thành viên hay Đại hội đồng cổ đông vẫn phải được đảm bảo. Các tiêu chí cần tuân thủ về đảm bảo tư cách của các thành viên, cổ đông dự họp; tỷ lệ tối thiểu để một phiên họp được tiến hành hợp lệ, hợp pháp theo quy định của pháp luật; các trình tự, nội dung cuộc họp được trình bày ra sao để các cổ đông theo dõi, nắm và triển khai …
Pháp luật mặc dù có nhắc đến phương thức bỏ phiếu điện tử hay hình thức điện tử khác, nhưng lại chưa có hướng dẫn cụ thể về vấn đề này. Trên thực tế, VSD (Trung tâm lưu ký chứng khoán Việt Nam) đã có triển khai một hệ thống bỏ phiếu trực tuyến từ đầu năm 2017.
Cần hình dung rằng một cuộc họp trực tuyến diễn ra phải đảm bảo đáp ứng đầy đủ các yếu tố như một cuộc họp trực tiếp thông thường cho các cổ đông. Chẳng hạn, điều quan trọng nhất đối với cổ đông khi tham dự cuộc họp Đại hội đồng cổ đông là được nghe các nội dung tờ trình, các nội dung được thảo luận, từ đó, các cổ đông mới có thể ra lá phiếu biểu quyết các vấn đề được thông qua tại phiên họp.
Bên cạnh đó, việc áp dụng công nghệ cần đảm bảo được rằng các yếu tố như ban kiểm phiếu, thành phần ban kiểm phiếu, các trình tự … vẫn được tuân thủ theo quy định pháp luật. Như vậy, một cuộc họp trực tuyến là một sự kết hợp bài bản giữa công nghệ và quy trình tổ chức cuộc họp. Thiếu một trong hai yếu tố, thì cuộc họp trực tuyến chỉ mang tính hình thức.
Dịch cúm Vũ Hán, các doanh nghiệp Việt Nam sẽ quan tâm nhiều và có thể sẽ thực hiện việc họp trực tuyến. Dẫu vậy, một vấn đề cơ bản mà các doanh nghiệp cần quan tâm, đúc rút và tạo thành tiền lệ, đó là đưa các quy trình, cách thức họp trực tuyến vào trong điều lệ của chính doanh nghiệp. Điều này nhằm tránh khiếu kiện của cổ đông với công ty về trình tự, thủ tục họp, nhất là khi quy định pháp luật chi tiết hướng dẫn chưa có.
Cho dù còn nhiều điều mới mẻ, vẫn có thể kết luận rằng, họp trực tuyến là hợp lý!
