Doanh nghiệp vẫn phải xây kho lưu chứng từ
Theo đánh giá của Bộ Tài chính, các quy định của Nghị định 27/2007/NĐ-CP thiên về mô phỏng áp dụng đối với phương thức giấy tờ truyền thống trên môi trường điện tử, không phát huy được các lợi thế của phương thức điện tử như xử lý tự động, giảm thao tác thủ công và can thiệp của con người, do đó, hạn chế hiệu quả của giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính.
Tuy đã áp dụng giao dịch điện tử, song nhiều cơ quan vẫn đòi hỏi doanh nghiệp phải xuất trình hồ sơ chứng minh chứng từ điện tử hay phải lưu chứng từ giấy để kiểm tra đối chiếu.
Ở nhiều công đoạn giao dịch điện tử, các quy định tại Nghị định 27/2007/NĐ-CP cũng đòi hỏi phải chuyển đổi hồ sơ, văn bản giấy sang dạng điện tử, tuy nhiên quy định lại chưa cụ thể và sát với thực tế, vì vậy càng phức tạp hóa việc ứng dụng giao dịch điện tử.
Đó là chưa kể, các quy định vẫn mô phỏng cách thức ký tay trên văn bản giấy, chỉ phù hợp áp dụng cho các tổ chức đã triển khai chữ ký điện tử cho tất cả các cá nhân có trách nhiệm xử lý chứng từ điện tử của tổ chức.
Việc áp dụng chữ ký điện tử cá nhân trên phạm vi toàn quốc gây tốn kém và phức tạp, nên tính khả thi không cao. Nếu tuân thủ đúng các quy định này thì giao dịch điện tử sẽ không phát triển được.
Xét về mặt nguyên tắc, quy định chủ sở hữu chứng từ phải lưu chứng từ giấy để thực hiện kiểm tra đối chiếu khi cần thiết nhằm bảo đảm an toàn cho giao dịch điện tử. Tuy nhiên, đại diện Bộ Tài chính cũng thừa nhận, việc quy định cứng như vậy có thể sẽ gây khó khăn cho một số đối tượng, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp có lượng giao dịch lớn.
Bà Hà Thị Tường Vy, Trưởng ban Quản lý hành nghề kế toán, Hội Kế toán và Kiểm toán Việt Nam cho biết, bà đã chứng kiến nhiều trường hợp doanh nghiệp phải xây cả kho để chứa hồ sơ, chứng từ. Mỗi khi cần kiểm tra đối chiếu, doanh nghiệp phải vác cả bao tải giấy tờ đến cơ quan nhà nước, gây khó khăn, tốn kém và rất bất tiện cho doanh nghiệp.
Theo bà Vy, nếu không có hướng dẫn cụ thể về việc chuyển sang chứng từ điện tử cho cả đống giấy tờ không tiêu hủy được này lại khiến doanh nghiệp càng thêm lúng túng trong việc xử lý.
Cần sự thay đổi tư duy từ cơ quan quản lý
Số liệu được ông Đậu Anh Tuấn, Trưởng ban Pháp chế, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam cung cấp, hiện hơn 97% doanh nghiệp đã sử dụng giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế, hải quan.
Tuy nhiên, ông Tuấn cho rằng, việc yêu cầu doanh nghiệp phải cung cấp các hồ sơ chứng minh đã thực hiện thủ tục thuế, hải quan ở dạng giấy, dù mang tiếng đã được thực hiện thủ tục điện tử là một bước thụt lùi.
Đây cũng là lý do mặc dù một bản dự thảo nghị định thay thế Nghị định 27/2007/NĐ-CP trong lĩnh vực tài chính đã được Bộ Tài chính xây dựng và đưa ra lấy ý kiến đóng góp với kỳ vọng sẽ khắc phục các bất cập này, song bản thân các doanh nghiệp vẫn còn nghi ngờ về tính khả thi trong việc có thể thay đổi hẳn tư duy về giao dịch điện tử.
“Dự thảo nghị định thay thế Nghị định 27 đã có một bước tiến mới khi hoàn toàn xóa bỏ yêu cầu doanh nghiệp phải xuất trình chứng từ ở dạng giấy khi đã thực hiện giao dịch điện tử, song liệu các cơ quan quản lý nhà nước có thực sự chấp nhận sự thay đổi này khi không đòi hỏi chứng từ dạng giấy để lưu không?”, ông Đinh Công Hiệp, Trưởng phòng Pháp chế, Công ty Bảo hiểm Sài Gòn – Hà Nội nêu vấn đề.
Theo ông Hiệp, việc dự thảo nghị định thay thế vẫn quy định khi cần thiết, chứng từ giấy có thể chuyển sang chứng từ điện tử dưới dạng hình ảnh nguyên trạng (quét thành tệp ảnh hoặc PDF), được nhận diện và chuyển đổi thành dữ liệu để lưu vào hệ thống thông tin cho thấy ở một mức độ nào đó, tư duy hồ sơ giấy tờ vẫn còn có ảnh hưởng rất sâu đậm và không dễ dàng được cơ quan nhà nước chấp nhận từ bỏ.
Trong khi đó, bà Đặng Thị Bình An, nguyên Phó tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan cũng đặt ra một loạt câu hỏi: Liệu ngoài các cơ quan bộ ngành liên quan được đề cập trách nhiệm trong dự thảo, các cơ quan khác vẫn yêu cầu doanh nghiệp phải cung cấp chứng từ giấy thì giải quyết thế nào?
Nếu đã thống nhất áp dụng giao dịch điện tử thì khi doanh nghiệp công bố thông tin trên thị trường chứng khoán, doanh nghiệp có phải gửi báo cáo tài chính đóng dấu đỏ và chữ ký trên giấy như yêu cầu hiện nay nữa không.
“Quy định về giao dịch điện tử phải đồng bộ, tránh việc thực hiện giao dịch điện tử, nhưng có một số thủ tục khác liên quan vẫn lại yêu cầu giấy tờ, gây khó cho doanh nghiệp”, bà An khuyến nghị.
