ERP - “vũ khí” hữu hiệu trong ngành bất động sản

Thách thức trong việc quản lý khách mua bất động sản

Người dùng ngày càng có nhiều sự lựa chọn hơn với nhu cầu và thị hiếu của họ, như vậy để khách hàng có thể trả một khoản tiền không nhỏ cho sản phẩm của mình, thay vì cách tiếp cận thông thường, các nhà phát triển bất động sản phài tiếp cận bằng cách bán đi các giá trị.

Mỗi một dự án bất động sản ở một vị trí, tính năng, giá cả và các dịch vụ nhất định, điều này sẽ gây khó khăn cho các nhà phát triển dự án có thể chuyển tải các giá trị của sản phẩm của mình tới đúng các đối tượng tiềm năng (có nhu cầu và có khả năng chi trả).

Tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng sang khách hàng thực tế trong ngành bất động sản là khá cao, có nghĩa là một người nào có ý định đi mua hay thuê một sản phẩm thì hầu như sau đó họ đều sẽ mua hoặc thuê một bất động sản nào đó. Như vậy, phải có một công cụ đủ mạnh để thống kê, theo dõi và chăm sóc các khách hàng tiềm năng cũng như việc bán hàng của doanh nghiệp. Thực hiện có hiệu quả các chiến dịch marketing mang lại để tìm kiếm khách hàng tiềm năng thực sự là một thách thức không nhỏ.

Mỗi nhà phát triển các dự án bất động sản thường quản lý rất nhiều dự án, quản lý nhiều chiến dịch tìm kiếm khách hàng tiềm năng và quản lý nhiều khách hàng tiềm năng cho mỗi dự án. Như vậy, việc quản lý một cách khoa học tất cả các vấn đề này để có thể thực hiện việc bán thêm, bán chéo (một thuật ngữ trong bán hàng) là một vấn đề không nhỏ.

Khách hàng có xu hướng thực hiện hàng loạt các hoạt động với nhà phát triển dự án trước khi họ thực sự mua hay thuê bất động sản mong muốn. Chính vì vậy mà những người bán hàng và doanh nghiệp bất động sản cần phải lưu trữ tất cả các mối liên hệ này và quá trình tương tác giữa hai bên để đảm bảo theo dõi một cách chặt chẽ nhất và tạo điều kiện thuận lợi nhất cho ngưòi mua và người bán.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp luôn phải cạnh trạnh với nhiều nhà cung cấp với sản phẩm chất lượng, đa dạng khác nhau, cùng với sự thay đổi đó là khách hàng ngày nay ít trung thành đối với một nhà cung cấp. Khách hàng có thể chuyển từ nhà cung cấp này sang nhà cung cấp khác để có giá, sản phẩm và dịch vụ tốt nhất.

Và câu chuyện vai trò của ERP

Với thực tế nêu trên, rõ ràng việc quản lý khách hàng giúp doanh nghiệp bạn xây dựng mối quan hệ lâu bền với khách hàng, vì khách hàng chính là người mang lại doanh thu của doanh nghiệp bạn. Quản lý khách hàng là vấn đề then chốt giúp doanh nghiệp tồn tại, gia tăng sự canh tranh và hướng tới thành công bền vững trong tương lai. Trong đó, bao gồm:

Thứ nhất, quản lý khách hàng giúp doanh nghiệp nhận ra được những khách hàng tốt nhất. Từ những thông tin được lưu trong sơ sở dữ liệu, các công cụ phân tích, báo cáo giúp nhà quản lý nhận biết được những khách hàng tốt nhất, để từ đó, đưa ra những chính sách chăm sóc khách hàng, để duy trì sự trung thành lâu dài của khách hàng với doanh nghiệp.

Thứ hai, quản lý khách hàng tăng cường việc giữ khách hàng và tìm kiếm khách hàng mới thông qua tiếp thị. Việc tiếp thị giúp thu thập thông tin cơ bản của người mua như ngày sinh, thói quen, sở thích, địa chỉ nhà riêng, chức vụ… Các thông tin chuyên sâu khác cũng có thể được lưu trữ trên hệ thống, như lĩnh vực hoạt động của khách hàng, thu nhập, sở thích... và nhiều đặc điểm khác. Từ đó, nhà quản lý mang lại cách tiếp cận và giới thiệu sản phẩm một cách phù hợp với khách hàng.

Thứ ba, quản lý khách hàng tạo ra cơ hội kinh doanh với khách hàng được chia sẻ. Khi nhân viên kinh doanh tiếp xúc khách hàng và nhận thấy đây là khách hàng tiềm năng trong thời gian tới, hoặc khi khách gọi điện/email đến công ty với ý định muốn mua bất động sản thì đây được xem như là một cơ hội kinh doanh.

Cơ hội này có thể bị bỏ lỡ hoặc có thể được chuyển thành một giao dịch thành công thực sự phụ thuộc rất lớn vào cách quản lý của doanh nghiệp. Hệ thống sẽ giúp doanh nghiệp ghi nhận lại tất cả các cơ hội kinh doanh có được từ nhiều nguồn khách nhau để nhân viên kinh doanh tiếp tục theo dõi, chia sẻ với những người có liên quan trong doanh nghiệp nhằm chuyển cơ hội thành thương vụ, thậm chí khi nhân sự thay đổi.

Hơn nữa, với việc quản lý khách hàng, khách hàng sẽ tin rằng doanh nghiệp bạn am hiểu và dành nhiều ưu đãi cho họ hơn những nhà cung cấp khác. Một khi họ được phục vụ tốt hơn và nhận được nhiều lợi ích hơn, họ sẽ sẵn lòng giới thiệu doanh nghiệp bạn với những khách hàng khác.

Thứ tư, với doanh nghiệp có hệ thống quản lý bán hàng tốt, họ có thể lập và triển khai các chiến dịch tiếp thị hiệu quả mà không phải thuê bất kỳ một dịch vụ nào thực hiện giúp. Từ đó có thể kiểm soát toàn bộ các quá trình của chiến dịch tiếp thị từ khâu lập kế hoạch, triển khai đến tổng kết sau khi triển khai.

Ngoài ra, thông qua hệ thống quản lý tốt, họ có thể ghi nhận các khiếu nại, thắc mắc của khách hàng và phối hợp giải quyết giữa các bộ phận có liên quan sau đó phản hồi lại cho khách hàng. Doanh nghiệp cũng có thể kiểm tra lại các phản ảnh/khiếu nại của khách hàng để nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp.

Thứ năm, có thể nhận thấy, các tổ chức quản lý nhiều bất động sản cho thuê luôn phải đối mặt với một công việc khá căng thẳng và phức tạp đó là theo dõi các hợp đồng thuê BĐS với các thời hạn và nhiều điều khoản cho thuê khác nhau. Nếu chỉ nhờ vào quy trình thủ công để theo dõi và quản lý các hợp đồng thuê sẽ dẫn đến sai lỗi do thông tin không đầy đủ hoặc thiếu chính xác, bỏ lỡ ngày gia hạn, gây bức xúc trong nội bộ khách hàng, và có thể bị phạt tiền.

Ứng dụng hệ thống quản lý hợp đồng thuê bất động sản hoạt động trên nền web cung cấp một kho dữ liệu tập trung, với bảng thông tin đa chiều, linh hoạt, cảnh báo tự động, và nhiều tính năng khác. Triển khai ứng dụng này sẽ góp phần hợp lý hóa việc nhập liệu, tự động hóa quá trình thu thập thông tin và quản lý hợp đồng thuê bất động sản và nâng cao năng lực phân tích, đồng thời duy trì dịch vụ ở mức cao với chi phí thấp.

Thứ sáu, mỗi sàn bất động sản phải quản lý rất nhiều dự án và mỗi dự án đều có những đặc thù riêng. Việc số hoá dữ liệu sẽ giúp quản lý dễ dàng hơn, truyền tải nội dung nhanh chóng, và liên kết các bộ phận phòng ban một cách tiện lợi. Dữ liệu đưa đến khách hàng cũng được cập nhật và chỉnh sửa chủ động.

Hiện tại, nhiều hệ thống quản lý tối ưu còn cho phép tích hợp kế toán chuẩn Việt Nam, nên hầu hết các chứng từ kế toán, thu tiền đều được quản lý chặt chẽ, giúp giảm tải công việc của kế toán hằng ngày. Từ đó tiết kiệm được nguồn lực về kế toán - tài chính, nâng cao sự chính xác của số liệu. Các báo cáo tài chính, thuế cũng rõ ràng, minh bạch với các nhà quản lý kinh doanh bất động sản.

Cuối cùng, hệ thống quản lý bán hàng tốt sẽ là công cụ và môi trường quản lý mua bán các dự án của mình trên hệ thống, giúp nắm được thông tin dự án một các rõ ràng và chi tiết. Từ đó, nhân viên Sales có thể truy xuất dữ liệu của dự án bất động sản ở bất cứ nơi nào chỉ với một chiếc Smartphone hoặc một Laptop. Thông tin khách hàng tiềm năng luôn có sẵn trên hệ thống, các lịch sử làm việc với khách hàng giúp cho việc mua bán sẽ diễn ra thuận lợi và nhanh chóng hơn.

Hệ thống có chức năng thông báo trên trình duyệt web hoặc qua email giúp cho các hoạt động của nhân viên trên hệ thống được đảm bảo không bị thất lạc thông tin. Từ đó nhân viên hay bất kỳ ai sử dụng hệ thống đều được hỗ trợ ghi nhớ nhắc nhở công việc cần hoàn thành. Ban giám đốc có thể cập nhật doanh số một cách nhanh chống nhất qua các báo cáo bán hàng, mua hàng, dòng tiền hay các kênh bán hàng nào đang hiệu quả, nhân viên sale nào đang làm tốt công việc của họ...

Ghi nhận thực tế trên thị trường hiện nay, có rất nhiều các phần mềm quản lý hệ thống tích hợp tiện ích như Win ERP 4.0,  BRAVO 7… Tùy theo nhu cầu, tùy theo chi phí đầu vào, các doanh nghiệp nên chọn cho mình các giải pháp phù hợp để tạo nên giá trị tốt nhất.