Các CEO công nghệ cần thay đổi thói quen quản trị, đưa kế toán, pháp chế tham gia ngay từ đầu để tránh rủi ro.
Thói quen tùy tiện và ranh giới mong manh của ưu đãi thuế
Là người có nhiều năm tham gia cộng đồng công nghệ thông tin, chúng tôi thấy nhiều doanh nghiệp thường dành phần lớn tâm sức và nguồn lực để phát triển các giải pháp công nghệ, tìm mọi cách tối ưu hạ tầng nhằm mang lại trải nghiệm tốt nhất cho người dùng.
Đó là tư duy sản xuất tuyệt vời, nhưng đôi khi nó lại làm chúng ta quên mất một nền tảng bảo vệ doanh nghiệp không kém phần quan trọng, đó là tư duy tuân thủ và quản trị rủi ro pháp lý trong nhiều lĩnh vực từ an ninh mạng, dữ liệu, bảo vệ dữ liệu cá nhân... đến thuế.
Công văn số 2965/CT-CS của Cục Thuế ban hành hướng dẫn về chính sách thuế giá trị gia tăng đối với ngành công nghệ thông tin mới đây là một lời cảnh báo đắt giá trong quản trị pháp lý và thuế đối với các doanh nghiệp công nghệ.
Văn bản này đưa ra một thông điệp rất rõ ràng và thực tế: Bên cạnh việc ưu tiên đầu tư đến công nghệ và quản trị, các doanh nghiệp công nghệ thông tin cũng cần phải quan tâm đặc biệt đến việc quản trị pháp lý và thuế.
Lâu nay, trong nhiều công ty công nghệ thông tin vẫn tồn tại một thói quen khá tùy tiện khi làm hợp đồng và xuất hóa đơn cho khách hàng, được lặp đi lặp lại qua nhiều năm là cứ gắn chữ “phần mềm”, “giải pháp số” hay “chuyển đổi số” vào tiêu đề hợp đồng là mặc định doanh nghiệp mình được hưởng đặc quyền không chịu thuế giá trị gia tăng.
Nhiều công ty thường chọn cách làm gộp chung tất cả các hạng mục cấu thành của một dự án - từ bản quyền phần mềm (license), triển khai kỹ thuật, chuyển giao công nghệ, cho đến bảo trì hệ thống, hỗ trợ kỹ thuật và cho thuê hạ tầng Cloud - thành một gói doanh thu duy nhất trên hợp đồng để giải quyết công việc cho nhanh trước mắt.
Nhưng đối chiếu với Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 và các văn bản hướng dẫn mới nhất, hành lang pháp lý hiện nay đã được quy định rất chặt chẽ. Diện được hưởng ưu đãi không chịu thuế đã bị thu hẹp đáng kể.
Cơ quan thuế khi tiến hành thanh tra sẽ nhìn thẳng vào bản chất kinh tế của từng giao dịch thực tế và từng dòng doanh thu phát sinh, chứ không chỉ căn cứ vào cái tên bóng bẩy do doanh nghiệp tự đặt trên hóa đơn.
Sự mập mờ, thiếu tách bạch trong cách soạn thảo hồ sơ kinh tế chính là kẽ hở lớn nhất. Theo quy định tại Khoản 13, Điều 4 - Nghị định 181/2025/NĐ-CP, nếu một hợp đồng chứa cả cấu phần được miễn thuế và cấu phần chịu thuế, nhưng doanh nghiệp không chủ động tách riêng được giá trị, cơ quan thuế hoàn toàn có quyền ấn định thuế suất 10% trên tổng giá trị toàn bộ hợp đồng.
Bài học đắt giá từ những con số “biết nói”
Để thấy rõ mức độ rủi ro của thói quen tùy tiện này, hãy cùng nhìn vào một ví dụ thực tế trên bàn nghị sự của các nhà quản trị:
Giả sử, doanh nghiệp ký một hợp đồng cung cấp giải pháp công nghệ tổng thể có trị giá 5 tỷ đồng.
Nếu nhà điều hành có tư duy quản trị chuẩn chỉnh, chủ động yêu cầu bộ phận kinh doanh và kế toán bóc tách rõ ràng ngay từ khâu thương thảo: Phần sản phẩm phần mềm thuần túy chiếm 80% giá trị hợp đồng (tương đương 4 tỷ đồng) thuộc diện không chịu thuế giá trị gia tăng; còn lại 20% giá trị (tương đương 1 tỷ đồng) là các dịch vụ đi kèm như cho thuê máy chủ, đào tạo nhân sự, vận hành và bảo trì sẽ chịu thuế suất 10%.
Trong trường hợp này, số tiền thuế giá trị gia tăng doanh nghiệp phải nộp chỉ vỏn vẹn là 100 triệu đồng. Đây là một con số hợp lý, nằm trong kế hoạch tài chính an toàn.
Ngược lại, nếu doanh nghiệp vẫn giữ thói quen cũ, lười bóc tách và gộp chung một cục 5 tỷ đồng vào hóa đơn phần mềm, rủi ro lớn sẽ xuất hiện ở khâu hậu kiểm. Khi cơ quan thuế thanh tra và làm rõ có yếu tố dịch vụ vận hành nằm bên trong, họ có quyền áp mức thuế 10% trên toàn bộ tổng giá trị 5 tỷ đồng. Khi đó, số tiền thuế phải chịu lập tức vọt lên thành 500 triệu đồng.
Thay đổi một tư duy, từ bỏ một thói quen vận hành từ “tùy tiện” sang “làm đúng và tuân thủ” là bệ đỡ vững chắc giúp bảo vệ nguồn lực tài chính và sự ổn định của doanh nghiệp.
Đáng ngại hơn là khoản chênh lệch 400 triệu đồng này sẽ không dừng lại ở đó. Nó có thể đi kèm với các khoản phạt hành chính vì hành vi khai sai, cộng với tiền chậm nộp tính theo tỷ lệ phần trăm mỗi ngày, kéo dài qua nhiều năm tài chính.
Khi các khoản phạt này được cộng dồn từ nhiều hợp đồng khác nhau, qua các mùa quyết toán, con số phát sinh hoàn toàn có thể trở thành một cú sốc lớn, ảnh hưởng nghiêm trọng đến dòng tiền vận hành và có nguy cơ xóa sổ toàn bộ thành quả tích lũy của doanh nghiệp.
Hồ sơ kỹ thuật - “Thẻ bài” hộ mệnh khi đối diện thanh tra
Một điểm mới mà các nhà quản trị công nghệ bắt buộc phải lưu tâm trong giai đoạn này là sự chuyển dịch phương thức quản lý của ngành thuế.
Công văn 2965/CT-CS đã hướng dẫn người nộp thuế liên hệ với cơ quan chuyên môn là Bộ Khoa học và Công nghệ hoặc Bộ Thông tin và Truyền thông khi có vướng mắc. Điều này đồng nghĩa với việc, cơ quan thuế đang dịch chuyển trách nhiệm định danh công nghệ sang cho các cơ quan chuyên ngành.
Phán quyết về việc một sản phẩm có được miễn thuế hay không sẽ căn cứ nghiêm ngặt vào việc sản phẩm đó có nằm đúng trong danh mục quy định của Luật Công nghiệp công nghệ số năm 2025 và Nghị định 353/2025/NĐ-CP hay không.
Doanh nghiệp không thể dùng những lý lẽ cảm tính, những giải trình mang tính kỹ thuật chung chung hay tài liệu tiếp thị (brochure) để thuyết phục đoàn thanh tra thuế.
Do đó, việc chuẩn bị một bộ hồ sơ kỹ thuật chuẩn chỉnh cho sản phẩm - từ tài liệu kiến trúc phần mềm, chứng nhận đăng ký quyền tác giả, quy trình kiểm thử (test), cho đến các biên bản nghiệm thu bàn giao mã nguồn - không còn là công việc phụ của phòng kỹ thuật. Nó chính là sự bảo đảm vững chắc về mặt pháp lý.
Nếu hồ sơ kỹ thuật làm đại khái, thiếu chặt chẽ và không khớp với mô tả trên hợp đồng kinh tế, doanh nghiệp chắc chắn sẽ nắm phần thất thế khi đối diện với hậu kiểm.
Thay đổi tư duy quản trị: Đưa kế toán lên hàng “tiền tuyến”
Từ thực tế của văn bản hướng dẫn này, tôi tin rằng đã đến lúc các CEO công nghệ cần thay đổi một thói quen quản trị cốt lõi đã bén rễ bấy lâu nay: Đừng bao giờ coi bộ phận kế toán hay pháp chế là những người đi “dọn dẹp hậu quả” ở cuối quy trình chỉ để xuất hóa đơn và hợp thức hóa chứng từ.
Trong mô hình doanh nghiệp công nghệ hiện đại, kế toán và pháp chế phải là những người đồng hành ở hàng tiền tuyến, giữ vai trò kiểm soát rủi ro ngay từ gốc. Họ cần phải được đào tạo để am hiểu sâu sắc về bản chất kỹ thuật của sản phẩm, hiểu rõ chu trình phát triển phần mềm và các mô hình dịch vụ hạ tầng (SaaS, IaaS).
Kế toán phải là người ngồi lại với đội ngũ kỹ thuật và đội ngũ kinh doanh (Sales) ngay từ ngày đầu tiên khi phác thảo mô hình hợp tác, thiết kế cấu trúc sản phẩm và đặt bút ký kết hợp đồng với đối tác, khách hàng.
Sự phối hợp liên phòng ban này sẽ đảm bảo các điều khoản hợp đồng được thiết kế khoa học: Phần nào là bản quyền phần mềm chuyên ngành phải được tách riêng, phần nào là dịch vụ hạ tầng vận hành phải được định giá rõ ràng và xuất hóa đơn tương ứng. Việc chuẩn hóa, chuẩn chỉ ngay từ gốc chính là cách bảo vệ tài chính thông minh nhất, tiết kiệm chi phí nhất và loại bỏ tận gốc những rủi ro tiềm ẩn về sau.
Có thể nói, con đường dịch chuyển từ thói quen “tùy tiện, lách luật một chút” sang “chủ động tuân thủ” chắc chắn sẽ khiến các nhà điều hành mất thêm chút thời gian, công sức và chi phí ban đầu để rà soát, điều chỉnh lại toàn bộ hệ thống. Thế nhưng, đây là sự đầu tư hoàn toàn xứng đáng và mang tính bắt buộc.
Bên cạnh việc không ngừng cập nhật và nghiêm túc chấp hành các bộ luật chuyên ngành đang thay đổi nhanh chóng như Luật An ninh mạng, Luật Dữ liệu, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân hay Luật Trí tuệ nhân tạo..., doanh nghiệp công nghệ số cũng cần phải nâng cao ý thức tuân thủ toàn diện đối với hệ thống pháp luật nói chung, từ luật thuế, luật lao động cho đến luật doanh nghiệp.
Thay đổi một tư duy, từ bỏ một thói quen vận hành từ “tùy tiện” sang “làm đúng và tuân thủ” không phải là một rào cản kìm hãm sự phát triển. Ngược lại, đó chính là bệ đỡ vững chắc giúp bảo vệ nguồn lực tài chính và sự ổn định của doanh nghiệp trước các kỳ hậu kiểm.
Trong bối cảnh môi trường kinh doanh số ngày càng minh bạch và chuẩn hóa, tuân thủ pháp luật không còn là một lựa chọn mang tính đối phó tạm thời, mà đã chính thức trở thành năng lực cạnh tranh cốt lõi, mang lại sự an toàn và bền vững cho mỗi doanh nghiệp trên thị trường.
