Đại hội cổ đông trực tuyến: Hữu dụng với DN

Hiện có khoảng 30 DN đã áp dụng  ĐHCĐ trực tuyến và trên thực tế, họ tiết kiệm được chi phí, trong khi vẫn đảm bảo quyền lợi cổ đông

Tiết kiệm và hiệu quả

Hàng năm, mỗi CTCP phải tổ chức ĐHCĐ ít nhất một lần. Thực tế các mùa đại hội vừa qua cho thấy, nhiều doanh nghiệp tốn kém không ít tiền bạc cho các kỳ đại hội nhưng lại thất bại tới 1-2 lần. Nguyên nhân phổ biến nhất là doanh nghiệp không triệu tập được đủ 65% cổ phần có quyền biểu quyết tham gia đại hội do quy mô công ty mang tính đại chúng cao, cổ đông phân tán ở nhiều nơi. Thống kê của một số doanh nghiệp cho thấy, họ mất hàng trăm triệu đồng cho mỗi lần đại hội không thành công như vậy cho những khoản mục như thuê địa điểm, in ấn tài liệu, chuẩn bị nhân sự, máy móc phục vụ đại hội…

Với mong muốn tạo ra một sản phẩm hỗ trợ DN tổ chức thành công ĐHCĐ ngay từ lần đầu tiên và đảm bảo được quyền lợi của các NĐT, trên nền tảng công nghệ hiện đại, CTCK FPTS từ năm 2011 đã đưa ra thị trường sản phẩm đại hội cổ đông trực tuyến. Sử dụng phần mềm này, doanh nghiệp được FPTS cập nhập toàn bộ danh sách cổ đông, mỗi cổ đông được mã hóa với một tên truy cập và mật khẩu. Trên giao diện trang web  được FPTS thiết kế, cổ đông sẽ đăng ký tham gia và tải toàn bộ tài liệu họp cũng như  có thể trao đổi trực tuyến, được giải đáp mọi thắc mắc từ doanh nghiệp. Tại đây, cổ đông cũng có thể đăng ký tham dự hoặc ủy quyền tham dự đại hội và được xác thực một cách chính xác nhất. Hai tính năng trên cho phép công ty ước lượng khá chuẩn số cổ đông sẽ tham dự đại hội.

Điểm ưu việt của giải pháp này là cổ đông có thể tham gia bỏ phiếu trực tuyến cho các nội dung được đưa ra đại hội, sau đó in phiếu biểu quyết bản cứng gửi về Ban tổ chức. Luật Doanh nghiệp cho phép cổ đông biểu quyết từ xa. Bởi vậy, nếu như tỷ lệ 30% cổ phần có quyền biểu quyết đăng ký tham gia đại hội từ xa và gửi phiếu về Ban tổ chức, đại hội chỉ cần triệu tập được 35% cổ đông có quyền biểu quyết tham gia là đủ điều kiện thay vì nhất định phải hội đủ 65% có mặt. Bà Thái Anh, Giám đốc Khối Tư vấn FPTS cho biết: “Chi phí cho gói dịch vụ, tùy quy mô doanh nghiệp, dao động từ 20 – 40 triệu đồng. Hiện có khoảng 30 doanh nghiệp đã sử dụng dịch vụ này, và thực tế cho thấy họ tiết kiệm được đáng kể chi phí, trong khi vẫn đảm bảo quyền lợi cho cổ đông”.

Biểu quyết online sẽ là xu hướng

Tại nhiều nước trên thế giới, đơn cử như Đức, Mỹ, Singapore…  các phiên họp ĐHCĐ đều được ứng dụng công nghệ thông tin, nhà đầu tư cũng quen thuộc với việc sử dụng phần mềm biểu quyết online để bảo vệ quyền lợi của mình. Căn cứ trên đăng ký của cổ đông, doanh nghiệp có phương án tổ chức đại hội thích hợp nhất, tiết kiệm được các chi phí với số lượng người tham dự sát thực tế nhất.

Đáng chú ý, biểu quyết online đã được ứng dụng và thực hiện rộng rãi ở nhiều nước trong khu vực, trong khi ở Việt Nam mới được một số doanh nghiệp áp dụng. Biểu quyết online là một phần của ĐHCĐ trực tuyến. Không chỉ khuyến khích cổ đông bỏ phiếu từ xa, ngay tại đại hội, doanh nghiệp có thể trang bị máy tính có cài đặt phần mềm đại hội cổ đông trực tuyến để cổ đông tham gia bỏ phiếu trên hệ thống. Kết quả sẽ được lưu lại và thống kê một cách nhanh chóng, chính xác nhất. Hệ thống cũng lưu lại toàn bộ dữ liệu để đối chiếu so sánh trong các kỳ họp thay vì doanh nghiệp phải can thiệp thủ công như trước đây.

Với những tính năng như trên, có thể thấy ĐHCĐ trực tuyến là giải pháp hữu hiệu với các doanh nghiệp để hỗ trợ việc tổ chức thành công hoạt động thường niên quan trọng nhất trong năm. “Khi triển khai dịch vụ này, doanh thu không phải là mục tiêu số 1 của FPTS, quan trọng là chúng tôi hỗ trợ được khách hàng, giúp họ có thêm công cụ đảm bảo quyền cổ đông”, bà Thái Anh chia sẻ quan điểm của nhà cung cấp dịch vụ.

Từ 29/9 tới, Thông tư 121/BTC-TT về quản trị công ty đại chúng có hiệu lực. Một trong những nội dung đáng chú ý là yêu cầu các DN ứng dụng tiện ích công nghệ thông tin khi tổ chức đại hội cổ đông, hướng dẫn cổ đông bỏ phiếu từ xa, biểu quyết thông qua ĐHCĐ trực tuyến. Giải pháp của FPTS được nhận xét đón đầu xu hướng ấy.

Chú trọng đem lại dịch vụ đồng bộ và tiện lợi cho khách hàng, FPTS đã chủ động tái cấu trúc công ty từ rất sớm và hiện có bộ máy được đánh giá hoạt động hiệu quả trên thị trường. Trong bối cảnh TTCK khó khăn, Công ty vẫn duy trì được cơ cấu nguồn thu đa dạng và ổn định. Thực tế cho thấy, tái cấu trúc chủ động và đúng hướng luôn là bước đi đúng và đem lại hiệu quả lớn cho doanh nghiệp.

Thủy Nguyễn
Thủy Nguyễn