Việc tổ chức KTNB trong DN phụ thuộc nhiều vào phạm vi mà DN kỳ vọng vào KTNB.
Cơ cấu tổ chức KTNB trong DN
Việc tổ chức kiểm toán nội bộ (KTNB) trong DN phụ thuộc nhiều vào phạm vi mà DN kỳ vọng vào KTNB. Trong khi các quy định của Hoa Kỳ yêu cầu công ty niêm yết phải thiết lập bộ phận KTNB báo cáo thẳng cho ủy ban kiểm toán thuộc HĐQT thì các công ty khác thường coi đây là thông lệ tốt trong quản trị DN để có thể có KTNB mang tính hiệu quả nhất, mang lại giá trị gia tăng và tư vấn cho DN. Theo các chuẩn mực quốc tế về kiểm toán nội bộ (CMKTNB) của Học viện Kiểm toán viên nội bộ Hoa Kỳ (IIA) thì tổ chức KTNB trong DN sẽ được xem xét đến các khía cạnh chính sau:
(i) Ủy ban Kiểm toán: Một trong những thước đo về tính hiệu quả của quản trị DN trong một tổ chức chính là đóng góp của KTNB trong việc trợ giúp trực tiếp HĐQT, với đại diện là ủy ban kiểm toán trong việc quản lý các chu trình quản trị. Ủy ban kiểm toán sẽ đảm bảo KTNB có được nguồn lực, phạm vi và quyền hạn cần thiết để triển khai công việc có liên quan đến quản lý rủi ro, kiểm soát nội bộ và quản trị DN. CMKTNB của IIA quy định cụ thể mối quan hệ hỗ trợ và báo cáo giữa ủy ban kiểm toán và KTNB thông qua người phụ trách KTNB (Chief Audit Executive - CAE) và các kênh báo cáo. Ủy ban kiểm toán tham gia và chịu trách nhiệm bổ nhiệm CAE, phê duyệt điều lệ và kế hoạch kiểm toán, đảm bảo tính độc lập của KTNB, nhận báo cáo trực tiếp từ KTNB… (ii) Trách nhiệm của CAE: Việc bổ nhiệm CAE cũng như lương, thưởng của vị trí này thông thường thuộc trách nhiệm trực tiếp của HĐQT/ủy ban kiểm toán. Vị trí CAE sẽ chịu trách nhiệm về việc thực hiện và điều hành kế hoạch kiểm toán cũng như tuân thủ điều lệ kiểm toán được phê duyệt. CAE chịu trách nhiệm về mặt hành chính trước tổng giám đốc điều hành (CEO) và về mặt chức năng hoạt động trước ủy ban kiểm toán.
(iii) Điều lệ kiểm toán (Audit Charter): Điều lệ kiểm toán đưa ra khung hoạt động cho KTNB trong DN. Mục đích, quyền hạn và trách nhiệm của KTNB và CAE như là một mắt xích trong quản trị DN cần được cụ thể hóa. Vai trò của KTNB trong việc đưa ra các dịch vụ đảm bảo và tư vấn cũng như quyền truy cập thông tin và nhân sự cũng được cụ thể hóa trong điều lệ được HĐQT và ủy ban kiểm toán thông qua.
Ở các DN Việt Nam, KTNB thường được quy định như một phần trong quy chế quản lý tài chính - thiên về chức năng hỗ trợ tài chính kế toán. CAE thường giới hạn trong trách nhiệm báo cáo với ban giám đốc hoặc người phụ trách tài chính (CFO). Trong mô hình công ty cổ phần có tồn tại ban kiểm soát có một số chức năng tương tự như ủy ban kiểm toán, tuy nhiên quan hệ với KTNB không được rõ ràng như theo thông lệ ở trên. Một số chức năng của ban kiểm soát cũng có những khác biệt đáng kể với ủy ban kiểm toán. DN có thể tham khảo thêm các chuẩn mực có liên quan của IIA trong việc xác định cho mình một cơ cấu tổ chức KTNB phù hợp. Chúng tôi khái quát thông lệ tổ chức KTNB trong sơ đồ sau (xem sơ đồ).
Triển khai KTNB trong DN
Dựa trên các chức năng được kỳ vọng của KTNB cũng như dựa vào thông lệ thế giới, chúng tôi giới thiệu ba hợp phần cơ bản trong việc xây dựng một bộ máy KTNB hiệu quả như sau (xem hình):
(i) Hợp phần quản trị: Mục đích, quyền hạn, trọng tâm và phạm vi của KTNB được xây dựng dựa trên những kỳ vọng của ủy ban kiểm toán (hoặc HĐQT), ban giám đốc điều hành DN cũng như các bên có liên quan khác. Thông thường, hợp phần này được cụ thể hóa trong điều lệ kiểm toán hoặc các văn bản tương đương, thậm chí qua các yêu cầu luật định (ví dụ, các quy định của TTCK…)
(ii) Hợp phần nhân lực: Được tập trung vào cơ cấu nhân sự và các bước phát triển nguồn lực hướng tới việc có được lực lượng KTNB với kinh nghiệm và kỹ năng phù hợp mang tính ổn định về mặt dài hạn. Kỹ năng của lực lượng KTNB sẽ phải bao trùm các loại hình rủi ro mà DN đang đối mặt như rủi ro công nghệ, rủi ro thuế, rủi ro hoạt động, rủi ro gian lận… Một lưu ý là nhiều khi các kỹ năng đặc biệt chỉ có nhu cầu trong một giai đoạn nhất định, cùng với nhu cầu duy trì một lực lượng KTNB ở một mức độ vừa phải sẽ làm phát sinh việc hợp tác hoặc thuê ngoài chuyên gia độc lập hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp.
(iii) Hợp phần hạ tầng hỗ trợ: Hợp phần này tập trung vào việc có được các phương pháp luận, kỹ thuật kiểm toán, công nghệ hỗ trợ, dữ liệu thông tin và kể cả chương trình quản lý chất lượng nhằm hỗ trợ hoạt động kiểm toán và đảm bảo việc KTNB đạt được mục tiêu và thực thi được các quyền được trao, tạo ra khuôn khổ cho việc điều hành và triển khai các dịch vụ KTNB trong nội bộ DN. Hợp phần này đòi hỏi phải có sự chia sẻ thông tin và hợp tác giữa các bộ phận và các cấp trong DN dựa trên sự hiểu biết và công nhận vai trò và chức năng của KTNB trong quản trị DN.
