Làm rõ vai trò thư ký quản trị công ty
Theo thông lệ tiên tiến, HĐQT có trách nhiệm chính về chiến lược hoạt động và quản lý rủi ro của doanh nghiệp. Trong đó, với chức năng tư vấn, hỗ trợ phù hợp cho HĐQT, thư ký công ty đóng vai trò quan trọng trong cả 2 khía cạnh được nêu.
Tại Hội thảo “Vai trò của thư ký công ty trong quản trị công ty hiện đại” do Sở GDCK TP.HCM (HOSE) và Sở GDCK Hà Nội (HNX) phối hợp với Hiệp hội Kế toán Công chứng Úc (CPA Australia), Viện Thành viên HĐQT Việt Nam (VIOD) đồng tổ chức mới đây, bà Trần Nguyệt Anh, phụ trách chương trình Quản trị công ty của Tổ chức Tài chính quốc tế (IFC) tại Việt Nam chia sẻ, tại Singapore, ngay sau khi thành lập, doanh nghiệp phải bổ nhiệm một thư ký công ty trong vòng 6 tháng, người đảm nhiệm chức vụ này phải là cá nhân và phải là thể nhân.
Doanh nghiệp có thể bổ nhiệm một thư ký mới thông qua nghị quyết HĐQT hay biểu quyết của thành viên HĐQT và doanh nghiệp phải nộp hồ sơ chỉ định thư ký công ty cho Cơ quan Quản lý kế toán và doanh nghiệp (ACRA).
Trong xây dựng thông lệ quản trị công ty tốt, theo bà Nguyệt Anh, thư ký công ty có trách nhiệm đối với 4 hoạt động chính là quản trị, tư vấn, truyền thông và tuân thủ, cụ thể là bảo đảm sự tuân thủ đối với các thủ tục liên quan đến quản trị; liên lạc trực tiếp với các thành viên HĐQT; cầu nối giữa HĐQT và ban điều hành; phụ trách quan hệ cổ đông và quản lý các cuộc họp của cổ đông; phản ánh giá trị công ty và cổ đông; bảo đảm sự tuân thủ đối với các quy định pháp lý; giám sát, thực hiện giới thiệu các thành viên HĐQT mới và quản lý khuôn khổ quản trị công ty.
Vậy thư ký công ty có phải là người phụ trách quản trị công ty hay không? Trả lời câu hỏi này, ông Phan Đức Hiếu, Phó viện trưởng Viện Nghiên cứu quản lý kinh tế Trung ương, Thành viên VIOD cho biết, theo quy định pháp luật, người phụ trách quản trị công ty có thể kiêm giữ chức danh thư ký công ty, nhưng là vị trí bắt buộc phải có đối với doanh nghiệp niêm yết và do HĐQT bổ nhiệm, thay vì vị trí thư ký công ty là không bắt buộc và do Chủ tịch HĐQT thuê tuyển như đang phổ biến tại Việt Nam hiện nay.
Khoảng hụt nhân sự thư ký quản trị công ty
Mặc dù là vị trí bắt buộc, nhưng bà Trần Anh Đào, Phó tổng giám đốc HOSE cho biết, mới có khoảng 4% doanh nghiệp niêm yết trên HOSE bổ nhiệm người phụ trách quản trị công ty.
Về phía doanh nghiệp, bà Kim Lê, Thư ký HĐQT CTCP Dược phẩm Imexpharm cho hay, vai trò thư ký tại Công ty mới đạt khoảng 60% yêu cầu theo thông lệ tốt, hiện chủ yếu hỗ trợ tư vấn các thủ tục hành chính trong các cuộc họp HĐQT, thực hiện báo cáo định kỳ, tư vấn tổ chức Đại hội đồng cổ đông, phụ trách quan hệ nhà đầu tư, tư vấn hoàn thiện các thủ tục pháp lý để giám thiểu rủi ro…
Để hướng tới thông lệ quốc tế, bà Trương Hạnh Linh, Giám đốc Dịch vụ tư vấn KPMG cho rằng, thư ký công ty phải nắm rõ mọi thông tin về doanh nghiệp, biết chắt lọc thông tin để đảm bảo tính đầy đủ, tính kịp thời của những thông tin này, từ đó hỗ trợ cho HĐQT trong cơ chế vận hành, ra quyết định tuân thủ quy định pháp luật và điều lệ công ty…
Theo bà Linh, vai trò cơ bản của thư ký công ty, bên cạnh việc cảnh báo các rủi ro luật pháp, rủi ro tuân thủ, thì cần nắm được các rủi ro quan trọng khác như rủi ro chiến lược, hoạt động và quản lý rủi ro tài chính… Nếu chỉ đơn thuần làm theo quy định và điều lệ công ty thì giá trị đóng góp của thư ký cho công ty sẽ không cao.
Nhân sự chất lượng cao để đảm nhiệm vị trí thư ký công ty đúng nghĩa đang là thách thức với các doanh nghiệp...
Theo các chuyên gia, thách thức đối với các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay là thiếu nhân sự chất lượng cao để có thể đảm nhiệm vị trí thư ký công ty đúng nghĩa, tức là không chỉ giỏi các công việc hành chính, mà còn phải “rành rẽ” về chiến lược hoạt động, về quản trị rủi ro để có thể đưa ra ý kiến tư vấn tốt nhất.
Thực tế cho thấy, chi phí cho những nhân sự này không hề rẻ, nếu sử dụng nhân sự nội bộ để đào tạo công việc thư ký cũng rất dày công. Bên cạnh đó, thị trường lao động Việt Nam vốn được đánh giá có mức độ dịch chuyển công việc cao trong khu vực, nên việc giữ chân nhân sự giỏi là không dễ dàng.
Chia sẻ về giải pháp nhân sự thư ký công ty trong bối cảnh các doanh nghiệp vừa thiếu, vừa yếu vị trí này như hiện nay, bà Linh đưa ra 2 giải pháp: Một là, doanh nghiệp cử nhân sự hội tụ đầy đủ các điều kiện về kinh nghiệm điều hành, kiến thức chuyên môn, am hiểu pháp luật (chẳng hạn như giám đốc tài chính)… để kiêm nhiệm chức danh thư ký công ty. Hai là, doanh nghiệp cần tìm trong nội bộ công ty nhân sự có tố chất, ban đầu cho làm quen với các công việc mang tính hành chính, sau đó đào tạo dần các công việc của thư ký công ty theo lộ trình và tiêu chuẩn tiên tiến.
