Doanh nghiệp muốn chấm dứt hoạt động cần thực hiện xử lý hồ sơ theo quy trình 7 bước.
Cơ chế một cửa liên thông giữa cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế áp dụng cho các doanh nghiệp thành lập theo Luật Doanh nghiệp, có mã số doanh nghiệp đồng thời là mã số thuế. Quy trình xử lý hồ sơ gồm 7 bước, trong đó 6 bước liên quan trực tiếp đến trách nhiệm doanh nghiệp (từ bước 1 đến bước 6). Cụ thể như sau:
Bước 1: Chủ động rà soát các nghĩa vụ tài chính và nghĩa vụ thuế
Doanh nghiệp nên thực hiện khâu rà soát này trước khi ban hành nghị quyết, hoặc quyết định giải thể nhằm tránh kéo dài thời gian xử lý hồ sơ thuế về sau. Nội dung cần chuẩn bị bao gồm:
Thứ nhất, rà soát và hoàn thành các nghĩa vụ tài chính với cơ quan bảo hiểm, cơ quan hải quan, nghĩa vụ tiền lương với người lao động, các khoản nợ với đối tác và nghĩa vụ thanh lý tài sản.
Thứ hai, rà soát toàn bộ hồ sơ khai thuế từ thời điểm bắt đầu hoạt động đến thời điểm giải thể, bao gồm các kỳ khai thuế tháng, quý, năm, các khoản thuế phát sinh từng lần và hồ sơ khai bổ sung nếu có sai sót.
Các sắc thuế cần kiểm tra gồm thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân khấu trừ từ tiền lương, lệ phí môn bài, thuế nhà thầu, thuế tài nguyên, phí, lệ phí và các nghĩa vụ khai thay, nộp thay khác.
Trường hợp kỳ tính thuế chưa đến hạn nhưng doanh nghiệp đã quyết định giải thể thì vẫn phải xác định kỳ cuối để khai thuế đến thời điểm giải thể. Nếu phát hiện sai sót, doanh nghiệp cần chủ động khai bổ sung trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra.
Thứ ba, rà soát hóa đơn, chứng từ và sổ sách kế toán. Doanh nghiệp kiểm tra trạng thái toàn bộ hóa đơn điện tử đã phát sinh, hủy các hóa đơn giấy đặt in/tự in chưa sử dụng (nếu có từ trước thời điểm 1/7/2022) và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quy định. Đồng thời, tập hợp đầy đủ sổ sách kế toán để phục vụ việc giải trình.
Bước 2: Thông qua và gửi nghị quyết, quyết định giải thể
Sau khi thông qua nghị quyết, hoặc quyết định giải thể theo đúng thẩm quyền, doanh nghiệp nộp hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ ngày thông qua.
Bước 3: Theo dõi thông báo chuyển trạng thái từ cơ quan thuế
Sau khi tiếp nhận hồ sơ từ doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ chuyển thông tin sang cơ quan thuế qua hệ thống một cửa liên thông. Doanh nghiệp giải thể theo cơ chế này không cần nộp Mẫu 24/ĐKT làm hồ sơ khởi đầu tại cơ quan thuế.
Cơ quan thuế thực hiện rà soát, phân loại hồ sơ để xác định hình thức kiểm tra tại trụ sở thuế hay tại trụ sở người nộp thuế dựa trên mức độ rủi ro và lịch sử tuân thủ.
Trong thời hạn 2 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ từ hệ thống liên thông, cơ quan thuế ban hành Thông báo Mẫu 17/TB-ĐKT (theo Thông tư 90/2026/TT-BTC) về việc người nộp thuế ngừng hoạt động và đang làm thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế, đồng thời cập nhật mã số thuế sang trạng thái 03.
Đây là bước khởi đầu để doanh nghiệp bước vào khâu quyết toán nghĩa vụ thuế.
Bước 4: Hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế
Đây là khâu trọng tâm và phức tạp nhất trong toàn bộ quá trình giải thể. Doanh nghiệp cần chủ động phối hợp với cơ quan thuế thực hiện các công việc:
Nộp hồ sơ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (Mẫu 03/TNDN) và Báo cáo tài chính đến thời điểm giải thể chậm nhất vào ngày thứ 45 kể từ ngày xảy ra sự kiện giải thể.
Trường hợp doanh nghiệp phát sinh trả thu nhập từ tiền lương, tiền công phải thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân và quyết toán thay cho cá nhân có ủy quyền, không phân biệt trong năm có phát sinh khấu trừ thuế hay không.
Chuẩn bị sổ sách, hóa đơn, chứng từ, báo cáo tài chính và hợp đồng để sẵn sàng giải trình khi cơ quan thuế tiến hành kiểm tra tại trụ sở.
Đối soát nghĩa vụ xuất nhập khẩu với cơ quan Hải quan. Việc xác nhận hoàn thành nghĩa vụ hải quan là trách nhiệm phối hợp giữa cơ quan thuế và hải quan, tuy nhiên doanh nghiệp cần chủ động xử lý các tờ khai hay khoản nợ hải quan còn tồn đọng để không làm gián đoạn quy trình.
Thanh toán đầy đủ các khoản tiền thuế nợ, tiền chậm nộp, tiền phạt vi phạm hành chính (nếu có). Đồng thời, lập hồ sơ xử lý số thuế nộp thừa, hoàn trả hoặc bù trừ số thuế giá trị gia tăng chưa được khấu trừ hết theo quy định.
Trường hợp doanh nghiệp có chi nhánh hoặc đơn vị phụ thuộc, phải xử lý dứt điểm nghĩa vụ thuế của các đơn vị này trước khi công ty mẹ được xác nhận hoàn thành.
Bước 5: Nhận thông báo hoàn thành nghĩa vụ thuế
Sau khi doanh nghiệp đã thanh toán xong toàn bộ các nghĩa vụ tài chính và nợ thuế, cơ quan thuế sẽ ban hành Thông báo Mẫu 28/TB-ĐKT (ban hành kèm Thông tư 90/2026/TT-BTC) xác nhận người nộp thuế đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế.
Bước 6: Nộp hồ sơ đăng ký giải thể chính thức tại Cơ quan đăng ký kinh doanh
Trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ ngày hoàn tất nghĩa vụ thuế và thanh toán hết các khoản nợ, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký giải thể chính thức đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh.
Hồ sơ gồm: Thông báo giải thể, báo cáo thanh lý tài sản, danh sách chủ nợ và số nợ đã thanh toán (nợ thuế, nợ bảo hiểm xã hội, nợ người lao động). Doanh nghiệp theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 7: Cơ quan đăng ký kinh doanh lấy ý kiến cơ quan thuế, cập nhật trạng thái đã giải thể
Sau khi tiếp nhận hồ sơ chính thức, Cơ quan đăng ký kinh doanh gửi thông tin điện tử lấy ý kiến cơ quan thuế. Trong thời hạn 2 ngày làm việc, cơ quan thuế phản hồi về tình trạng hoàn thành nghĩa vụ của doanh nghiệp.
Trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký giải thể, Cơ quan đăng ký kinh doanh chuyển trạng thái pháp lý của doanh nghiệp sang “Đã giải thể” trên cơ sở dữ liệu quốc gia và đăng tải thông báo công khai. Ngay sau đó, cơ quan thuế sẽ cập nhật trạng thái mã số thuế về dạng ngừng hoạt động và hoàn tất thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
