Áp dụng IFRS trong triển khai hệ thống ERP: Những vấn đề cần lưu ý

Chuyển đổi áp dụng IFRS trong triển khai hệ thống ERP tại doanh nghiệp

ERP (hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) là hệ thống tích hợp toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trên cùng một nền tảng chung và qua đó, hệ thống hóa toàn bộ quy trình trong sản xuất - kinh doanh cũng như thông tin trong toàn doanh nghiệp.

Quá trình triển khai hệ thống ERP tạo điều kiện cho bộ phận tài chính - kế toán bổ sung hoặc thay đổi cách thức ghi nhận, đánh giá và đo lường các giao dịch kinh tế phát sinh.

Nói cách khác, doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng bổ sung chuẩn mực IFRS song song với chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) trong quá trình triển khai hệ thống ERP.

Như vậy, doanh nghiệp cũng có cơ sở để tuyên bố đã tuân thủ Chuẩn mực IFRS hay Quyết định 345/QÐ-BTC ban hành ngày 16/3/2020 về áp dụng chuẩn mực IFRS tại Việt Nam.

Những vấn đề doanh nghiệp cần lưu ý

Hệ thống ERP đa sổ kế toán

Việc lựa chọn nguyên tắc kế toán nào làm sổ chính và sổ phụ sẽ không làm suy giảm tính tuân thủ nguyên tắc kế toán được lựa chọn, mà chỉ là cách thức hệ thống ERP thiết lập để tạo sự thuận tiện nhất định cho người sử dụng.

Một trong những yếu tố quyết định trong việc lựa chọn nguyên tắc kế toán nào làm bộ sổ chính (leading ledgers hay primary ledgers) phụ thuộc vào tần suất sử dụng báo cáo được tạo ra từ chính bộ sổ đó.

Một số doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài sẽ có khuynh hướng lựa chọn IFRS làm sổ chính, thay vì VAS, vì họ cần phải báo cáo về công ty mẹ hàng tháng theo nguyên tắc kế toán IFRS và chỉ có nghĩa vụ báo cáo một năm một lần tại Việt Nam theo nguyên tắc VAS.

Lựa chọn năm đầu tiên áp dụng IFRS

Chuẩn mực IFRS số 1 có đưa ra hướng dẫn chuyển đổi áp dụng lần đầu tiên cho các doanh nghiệp muốn lựa chọn IFRS làm nguyên tắc kế toán. Trong hướng dẫn này, doanh nghiệp cần phải đưa ra quyết định về năm đầu tiên thực hiện chuyển đổi áp dụng IFRS. Quyết định này cần được thực hiện dựa trên lộ trình chuyển đổi mong muốn của doanh nghiệp và trong lộ trình chuyển đổi chung được quy định tại Quyết định 345/2020/QÐ-BTC.

Khi năm đầu tiên áp dụng được xác định, doanh nghiệp sẽ tiến hành xây dựng lộ trình chuyển đổi cụ thể và gắn kết vào trong kế hoạch tổng thể của dự án ERP.

Lựa chọn chính sách kế toán áp dụng

Chuẩn mực IFRS được xây dựng dựa trên các nguyên tắc, do đó, nó cung cấp cho doanh nghiệp cơ hội để lựa chọn chính sách kế toán phù hợp với mình, ví dụ chính sách khấu hao tài sản cố định hay chính sách ghi nhận doanh thu…

Doanh nghiệp cần phải thực hiện đánh giá chi tiết sự khác biệt giữa chính sách kế toán theo IFRS và VAS để có thể đưa ra lựa chọn phù hợp. Bên cạnh đó, việc tham khảo chính sách kế toán theo IFRS được áp dụng tại các doanh nghiệp khác trong cùng ngành cũng sẽ cung cấp thông tin hữu ích cho quá trình này.

Các chính sách kế toán sẽ cung cấp nguyên tắc cho việc ghi nhận và đo lường cũng như trình bày và công bố thông tin của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp. Chính sách kế toán này sẽ là nền tảng quan trọng của quá trình thiết kế và chỉnh sửa các quy trình của dự án ERP.

Chỉnh sửa quy trình

Quy trình hoạt động sản xuất - kinh doanh là một tài liệu mô tả lại các hoạt động mà con người sẽ thực hiện từ khi bắt đầu đến khi kết thúc.

Ðiểm bắt đầu và điểm kết thúc có thể là một thời điểm hoặc một sự kiện nào đó trong quy trình, ví dụ quy trình mua hàng sẽ bắt đầu từ khi đơn đặt hàng được khởi tạo và kết thúc khi hoàn thành quá trình thanh toán cho nhà cung cấp…

Bên cạnh chỉnh sửa quy trình tài chính kế toán có liên quan để đảm bảo tuân thủ các chính sách kế toán đã lựa chọn, bộ phận tài chính và kế toán còn phải tham gia vào quá trình thẩm định tính tuân thủ của các quy trình sản xuất - kinh doanh khác, ví dụ quy trình bán hàng và trả hàng, quy trình mua sắm vật tư tài sản…

Việc thẩm định này là cần thiết để đảm bảo tính tuân thủ tuyệt đối các chính sách kế toán đã lựa chọn.

Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản kế toán là nơi tập hợp tất cả các giao dịch kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp và cũng là nơi mà các thông tin được truy xuất để phục vụ cho quá trình ra quyết định của nhiều bộ phận trong doanh nghiệp, ví dụ như doanh thu thực tế so với doanh thu kế hoạch…

Hệ thống tài khoản cần phải được xây dựng lại để đảm bảo sự tuân thủ theo chuẩn mực VAS và IFRS. Bên cạnh yêu cầu tuân thủ, hệ thống tài khoản kế toán phải đáp ứng được các yêu cầu quản trị của nhiều bộ phận trong doanh nghiệp, ví dụ bộ phận kinh doanh, bộ phận sản xuất…

Một hệ thống tài khoản được thiết kế tốt sẽ giúp doanh nghiệp rất nhiều trong quá trình truy xuất thông tin và tạo ra các báo cáo hữu ích, nhờ đó mà quyết định được đưa ra nhanh chóng và kịp thời.

Hệ thống tài khoản kế toán cần phải được hoàn thiện cùng thời điểm với việc thống nhất các quy trình để phục vụ cho quá trình lên cấu hình của hệ thống.

Trong thời gian cấu hình hệ thống, bộ phận tài chính - kế toán sẽ tiếp tục công việc xây dựng số dư đầu kỳ theo chính sách kế toán IFRS đã lựa chọn để chuẩn bị cho giai đoạn chuyển đổi số dư vào hệ thống ở giai đoạn tiếp theo.

Trong hơn hai năm tham gia triển khai hệ thống ERP cho các khách hàng với vai trò là tư vấn tuân thủ, tôi có thể cảm nhận được sự quan tâm của lãnh đạo doanh nghiệp trong quá trình triển khai dự án ERP.

Sự quan tâm này cũng là một trong những yếu tố rất cần thiết cho quá trình chuyển đổi áp dụng chuẩn mực IFRS ở các doanh nghiệp.

Ðối với những doanh nghiệp đã và đang trong quá trình triển khai hệ thống ERP của mình, sẽ còn rất nhiều vấn đề phức tạp cần được đánh giá trước khi có thể điều chỉnh hay mở rộng phạm vi công việc của dự án ERP.