Tuy nhiên, theo Craig Cincotta, giám đốc cấp cao về truyền thông tiếp thị của Hãng Giải pháp phần mềm SAP, người từng viết, đọc và chỉnh sửa vô số kế hoạch PR, ngoài các yếu tố trên, để có một kế hoạch PR hiệu quả, người làm tiếp thị còn phải tuân thủ một số quy tắc nhất định. Các quy tắc này đóng vai trò quan trọng, vì là cơ sở cho việc ra bất kỳ quyết định nào để đảm bảo kế hoạch ban đầu được vận hành trơn tru.
Craig Cincotta cho rằng 9 quy tắc sau đây sẽ giúp người làm PR thiết lập nên một kế hoạch PR hiệu quả nhất:
Hiểu rõ khách hàng. Kế hoạch PR phải được xây dựng dựa trên những nhu cầu tiềm ẩn của khách hàng. Người làm PR có thể tiếp cận một cách gần nhất với người dùng cuối thông qua báo chí, các phương tiện truyền thông, các báo cáo phân tích... Hãy sử dụng những kiến thức đó để hỗ trợ quá trình PR cho những sản phẩm, dịch vụ thực sự làm hài lòng khách hàng.
Hãy là một người kể chuyện kiên nhẫn. Việc mong muốn nhanh chóng tham gia "cuộc chơi" với một kế hoạch chưa chín muồi luôn có hại nhiều hơn có lợi. Đừng để bị đánh bại bởi áp lực "phải làm một cái gì đó”. Hãy kể về công ty của bạn với đúng đối tượng và vào đúng thời điểm.
Tập trung vào những mục tiêu trong kế hoạch dài hạn. Thông qua kế hoạch PR, bạn muốn thấy những dòng tiêu đề nào sẽ xuất hiện trên các phương tiện truyền thông, những sự nhận thức và hành động gì từ khách hàng? Bạn muốn mọi người sẽ nghe, thấy, cảm thấy, làm gì? Hãy lên một kế hoạch dài hạn, tạo ra những mục tiêu và xác định những thời khắc quan trọng để có thể tạo ra những "con sóng" mạnh mẽ và đi kèm sau đó là những "gợn sóng nhỏ” - những hiệu ứng lây lan tích cực.
Việc liên tục thay đổi các bước hành động hoặc thực hiện những động thái không phù hợp với kế hoạch dài hạn không phải là cách khôn ngoan để sử dụng các nguồn lực, cũng không phải là cách hợp lý để xây dựng đội ngũ có thể đi đường dài.
Biết sự khác biệt giữa tin tức và các câu chuyện. Tin tức được cho "ra lò” rất nhanh và không nhất quán theo thời gian. Trong khi đó, câu chuyện thì có khả năng tạo ra hiệu ứng lan truyền và duy trì các yếu tố cần thiết để định hướng sự tham gia của người tiếp nhận.
Vượt ra ngoài bốn bức tường văn phòng. Hãy dành sự chú ý cho những gì nằm ngoài bốn bức tường văn phòng, nếu không, bạn sẽ bỏ lỡ cơ hội thấu hiểu tâm lý thị trường.
Đừng bỏ lỡ những bước đi của đối thủ cạnh tranh. Hãy học hỏi và đọc thật nhiều để biết người khác đang làm tốt những gì, để xác định điểm khác biệt của mình. Biết càng nhiều về thế giới rộng lớn bên ngoài bốn bức tường văn phòng, kế hoạch PR của bạn càng chi tiết và tròn trịa.
Hãy khiêm tốn. Hãy tập trung vào sản phẩm, đối tác và khách hàng. Hãy tự hào về những gì mình làm được, nhưng đừng khoe khoang. Hãy tận dụng các mối quan hệ đối tác, khách hàng để kể câu chuyện của bạn. Trên thực tế, những thông điệp của bạn nên được hỗ trợ bởi một bên thứ ba - những người tích cực tương tác với truyền thông thay cho bạn.
Hứa ít và làm nhiều hơn. Tầm nhìn và cách bạn nhìn nhận thế giới cũng quan trọng nhưng không quan trọng bằng việc bạn sẽ cung cấp sản phẩm, dịch vụ gì và khi nào thì ra mắt sản phẩm, dịch vụ đó. Nếu luôn bám sát tiêu chí này, bạn sẽ không bao giờ nói một điều gì mang tính vòng vo hoặc thừa thãi.
Kêu gọi hành động. Hãy nghĩ về những hành động bạn muốn mọi người thực hiện để có thể duy trì mối quan hệ giữa đôi bên, chẳng hạn như một đường dẫn bên dưới bài viết giúp người đọc quay trở lại website của bạn. Khi đã có được sự chú ý của ai đó, bạn phải tìm cách duy trì sự kết nối với họ.
PR không phải phần việc "thời vụ”. PR không đơn thuần chỉ là một phương tiện để quảng bá sản phẩm trong ngắn hạn. Đội ngũ PR nên được cùng tham gia vào các kế hoạch dài hạn của công ty để đảm bảo sản phẩm và những kế hoạch PR luôn được ăn khớp với nhau.
