Đặt câu hỏi và lắng nghe người khác nói vừa là cách thể hiện sự tôn trọng vừa giúp bản thân chúng ta làm việc hiệu quả hơn, và đó là một kỹ năng cần được luyện tập thường xuyên.
Sau đây là 5 câu hỏi mà những người thành đạt thường đặt ra và nó được chứng minh là giúp nâng cao hiệu quả lãnh đạo:
1. Có cách nào đơn giản hơn để làm việc này không?
Nhiều người có xu hướng phức tạp hóa mọi chuyện, nhất là khi họ chịu áp lực lớn. Và có một nghịch lý rất thường xảy ra là những biện pháp phức tạp thường dễ nghĩ ra hơn những cách đơn giản. Là một lãnh đạo, bạn phải biết cách làm cho các cộng sự của mình bình tĩnh lại và khuyến khích họ tìm ra những biện pháp đơn giản hơn để hoàn thành công việc.
Điều bạn cần là một cách có thể giải quyết vấn đề thực tiễn chứ không phải chỉ trên lý thuyết. Những người đang đối mặt với vấn đề là người hiểu rõ nhất về nó nhưng đôi khi công việc của họ lại không bao gồm việc đưa ra cách giải quyết, vì vậy hãy luôn cân nhắc ý kiến của họ khi bạn cố gắng tìm ra biện pháp xử lý.
2. Có thể giải thích rõ ràng hơn được không?
Nếu cách giải quyết làm bạn khó hiểu, hãy nhờ người biết rõ về nó giải thích. Nếu họ không thể giải thích, chứng tỏ bản thân họ cũng không nắm rõ, và điều đó thể hiện rằng cách giải quyết này không khả thi. Khi gặp khó khăn trong việc nắm bắt rõ ràng cách giải quyết, đó có thể là còi báo động mà bạn cần cân nhắc kỹ càng.
Hơn nữa, khi bạn yêu cầu giải thích, người đề xuất phương án sẽ phải hệ thống lại cách làm đó một lần nữa, ở một mức độ chuyên sâu hơn, điều đó cũng giúp họ nhận ra những vấn đề mà họ đã lướt qua trước đó.
Càng nắm rõ cách giải quyết, bạn càng có thể giải thích nó rõ ràng, và khi bạn giải thích rõ ràng, bạn sẽ giúp mọi người cùng nắm được và tăng tỷ lệ thành công lên.
3. Chúng ta nên ngừng làm gì?
Trong quá trình giải quyết một vấn đề, có nhiều bước dư thừa được đề ra làm tăng lượng công việc lên và giảm tỷ lệ thành công xuống. Bạn có thể đạt được thành công dễ dàng hơn khi hỏi mọi người rằng nếu có thể thì họ muốn ngưng làm bước nào.
Là một lãnh đạo, bạn cần tạo một môi trường thoải mái cho mọi người nói lên suy nghĩ của họ và sẵn sàng đón nhận bất kỳ câu trả lời nào. Khi mọi người có thể thoải mái nói lên ý kiến của họ về việc nên ngừng làm điều gì, những công việc dư thừa sẽ sớm được loại bỏ, hiệu quả công việc sẽ theo đó mà tăng cao.
4. Đây là việc gấp hay là việc quan trọng?
Trong thời đại áp lực công việc nặng nề như ngày nay, bạn sẽ liên tục đối mặt với hàng loạt vấn đề cần giải quyết, nhưng hầu hết chúng đều là những việc gấp chứ không phải là việc quan trọng.
Là người lãnh đạo, bạn cần đảm bảo rằng thời gian của bạn, và của mọi người khác, được sử dụng hiệu quả nhất bằng cách giải quyết những công việc quan trọng cho dù nó có gấp hay không. Nếu không, bạn sẽ luôn cảm thấy áp lực đè nặng.
Hãy cố gắng bắt đầu ngày mới với những công việc quan trọng, dù tại thời điểm đó nó không cần gấp.
Có một điều thú vị với những công việc quan trọng là vào một thời điểm nào đó, nó sẽ trở thành việc gấp. Và một việc vừa gấp vừa quan trọng sẽ không phải là việc bạn muốn đối mặt thường xuyên.
Xử lý những công việc quan trọng trước sẽ cho bạn dư dả thời gian để nghĩ ra những cách giải quyết, thực hiện tốt hơn.
5. Mọi người có nghĩ cách làm này sẽ thành công không?
Theo nghiên cứu về sự thất bại, 75% người làm một công việc đã biết nó sẽ thất bại từ trước khi bắt đầu.
Thiếu niềm tin vào việc mình làm là một trong số những nguyên nhân dẫn đến sự thất bại của việc đó. Niềm tin có sức mạnh vô cùng to lớn, một việc có thể thất bại chỉ vì những người thực hiện đều nghĩ nó sẽ thất bại.
Vì vậy, bạn hãy hỏi câu hỏi này trước khi bắt đầu công việc để đảm bảo rằng mọi người đều tự tin và thoải mái khi thực hiện nó. Đây cũng là cơ hội cho mọi người nói ra những khúc mắc của họ, và việc giải thích rõ ràng lại mọi thứ sẽ củng cố niềm tin mà bạn cần để công việc thành công.
Là người lãnh đạo, bạn không nhất thiết phải biết mọi câu trả lời, không ai hoàn hảo cả, nhưng bạn cần biết cách đặt những câu hỏi đúng.
Một vài người cho rằng việc đặt câu hỏi sẽ thể hiện điểm yếu, sự thiếu hiểu biết hay kém cỏi của họ. Tuy nhiên ngược lại, việc đặt câu hỏi thể hiện rằng bạn rất tự tin. Bạn tin vào năng lực làm việc của mọi người xung quanh, bạn sẵn sàng học hỏi những điều chưa biết, và điều đó cần rất nhiều sự gan dạ - một tố chất cần có ở người lãnh đạo.
